Порядок приема сотрудника на работу включает

Прием на работу граждан РФ является достаточно стандартной процедурой, не представляющей особой сложности для кадровиков.

Но они порой забывают, что процесс требует системного подхода, необходимости придерживаться общей схемы.

Даже любая мелочь, упущенная в процессе оформления нового сотрудника, может повлечь внимание со стороны прокуратуры, либо ГИТ, что совсем не желательно для работодателя.

В данной статье мы подробно приведем пошаговую инструкцию, алгоритм приема сотрудника на работу с образцами документов.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 110-35-79 . Это быстро и бесплатно !

Определение

Прием на работу – это процесс трудоустройства конкретного человека на определенную должность. Она представляет собой написание заявления, подписание договора, заполнение личной карточки и оформление целого пакета документов, без которого новый сотрудник не сможет вовремя приступить к выполнению своих обязанностей.

Кто принимает решение о трудоустройстве?

Закрытию любой вакансии предшествует большой труд кадрового работника.

Он отбирает кандидатов.

Проводит многочисленные собеседования, тестирует наиболее подходящих соискателей, проверяет их профессиональную пригодность.

Тесно взаимодействует с начальником структурного подразделения, чтобы подобрать максимально подходящего работника.

Но все же окончательный вердикт о том, кого брать на работу, принимает не кадровик, а руководитель. Лишь его разрешающая виза дает основание для подготовки приказа о приеме.

Основания

А трудовой кодекс от соискателей заявления не требует. Первоочередным документом, дающим зеленый свет для оформления работника, является трудовой договор.

Образец трудового договора вы можете скачать тут .

Но спешит отказываться от заявления все же не стоит. С его помощью легче инициировать процесс приема сотрудника. Собственноручно написанное заявление о приеме на работу.

Завизированное всеми заинтересованными в сотруднике лицами, в том числе руководителем организации – удобный документ для налаживания вопросов, возникающих во время процедуры приема на работу. Волеизъявление соискателя, согласие работодателя – все в одном месте.

Бланк заявления для приема на работу вы можете скачать здесь .

Этапы процесса трудоустройства

Как осуществляется прием на работу? Что нужно?

Порядок оформления приема на работу сотрудника можно условно разделить на несколько этапов в следующей последовательности:

1. Обращение соискателя к работодателю с заявлением (как уже говорилось ранее, этап не обязателен).
2. Предоставление документов.
3. Ознакомление с инструкциями.
4. Подписание договора.
5. Издание приказа.
6. Запись в трудовую книжку.
7. Формирование личного дела.

Давайте рассмотрим все этапы приема на работу по отдельности:

Написание заявления

Прием сотрудника на работу начинается с того, что человек изъявляет свое желание работать в конкретной организации путем написания заявления.

Его содержание не регулируется нормативными документами.

Так как он не обязателен, в отличие от договора.

Принято, что в заявлении указывают должность, на которую соискатель претендует, структурное подразделение и желаемую дату начала работы.

Визируется у начальника, в подчинении которого сотрудник планирует трудиться, отписывается директором в отдел кадров.

Получение необходимых документов от кандидата

1. Паспорт, СНИЛС.
2. Трудовая книжка. Заводится на предприятии, если человек ранее не был трудоустроен.
3. Военный билет для военнообязанных.
4. Документы, способные подтвердить образование, уровень квалификации соискателя.

Для отдельных должностей предусмотрены дополнительные документы:

1. Справка об отсутствии судимости для желающих поступить в сферу деятельности, куда не принимаются люди с уголовным прошлым.
2. Водительское удостоверение для профессиональных водителей.
3. Справка об имущественном положении для служащих.

Отсутствие других документов не станет препятствием для заключения трудовых отношений.

В отдельных случаях у будущего сотрудника работодатель обязан затребовать медицинскую справку:

Ознакомление с локально-нормативными актами

Должностные обязанности, как и многие локальные акты, предъявляются заранее.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника под роспись с с локально-нормативными актами.

Работник должен увидеть и прочитать их еще в качестве соискателя и подтвердить факт ознакомления своей подписью.

Это важный момент. Если дата ознакомления будет стоять позже даты договора, то при возникновении спорных вопросов, работодателю придется искать оправдательные документы, почему он не выполнил свои обязательства вовремя.

Будущий работник, до преступления к выполнению своих обязанностей, должен представлять, что его ожидает, какие требования в трудовом коллективе предъявляют к сотрудникам.

При этом не стоит предъявлять работнику все имеющиеся локальные акты. Необходимо ознакамливать лишь с теми, которые касаются его будущей работы:

• правила внутреннего трудового распорядка в соответствии ч.3 68 статьи ТК РФ;
• положение о персональных данных (ст. 87 ТК РФ);
• положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
• правила по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

Должностная инструкция, коллективный договор, положение о социальном обеспечении, информационной безопасности есть не в каждой организации. Ознакамливают с ними только при их наличии.

Заключение

• форма трудового договора только письменная, устный вид не допускается;
• составляется не менее чем в 2-х экземплярах;
• подписью работника заверяется факт получения им своего экземпляра.

Следующие позиции всегда должны присутствовать в договоре:

1. Место работы. Указывается юридический, фактический адрес, где работник будет трудиться, наименование отдела.
2. При наличии должностных обязанностей дается отсылка на них, при отсутствии прописывают полный перечень всех обязанностей работника.
3. Размер заработной платы со всеми выплатами и добавками. Дату его выдачи.
4. Режим труда, все виды отдыха сотрудника.
5. Испытательный срок наличие/отсутствие.
6. На какой срок заключен договор.

Обязателен ли договор о материальной ответственности?

Часто действия работодателя нарушают закон, заключая договор о материальной ответственности со всеми работниками. Но существует Перечень Минтруда, в котором приведены все наименования должностей и виды работ, предполагающие материальную ответственность. Подписание документа с лицами, занимающие другие должности, нецелесообразно. Он не имеет юридической силы, и взыскать ущерб с сотрудника не получится.

Образец договора о материальной ответственности вы можете скачать здесь .

Приказ о приеме на работу

Приказ полностью повторяет условия из трудового договора. Чаще всего приказ о приеме издается в унифицированной форме Т-1 и Т-а. Подписывается двумя сторонами. Для ознакомления дается всего три дня. Нарушение сроков – явный штраф в случае судебной тяжбы.

Образец заполнения приказа о приеме на работу унифицированной формы Т-1 вы можете скачать тут .

Как правильно составить приказ о приеме, вы узнаете в представленном видео:

Внесение записи в трудовую книжку

Время, в течение которого кадровый работник может сделать запись в трудовой, лимитирован. Дается всего пять дней.

Заполнение трудовой книжки выполняется в соответствии с инструкцией по его ведению.

Наименование должности должно точно соответствовать наименованию должности в приказе и трудовом договоре.

Четко указывается дата приема, документ-основание.

Внесения сведений в книгу учета движений трудовых книжек

Полученная от работника трудовая книжка обязательно отражается в книге учета.

В ней фиксируются основные сведения:

• Ф.И.О. владельца книжки;
• должность, на которую он оформлен;
• структурное подразделение;
• серия, номер трудовой книжки;
• серия, номер вкладыша, при его наличии;
• подпись лица, получившего документ и сделавшего запись.

Оформление Т2

Личная карточка представляет собой единую для всех форму Т2, отражающая актуальную информацию о работнике.

В ней записываются все персональные данные человека:

• Ф.И.О., год рождения, место рождения;
• паспортные данные;
• СНИЛС;
• ИНН;
• образование;
• награды;
• воинский учет (звание, категории годности, военкомат, мобилизационное предписание);
• должность.

Кадровики обязаны постоянно обновлять сведения Т2, дополняя его новыми фактами:

• переводы;
• отпуска;
• поощрения;
• изменения личных данных.

Образец заполнения личной-карточки Т-2 вы можете скачать здесь .

Осведомление военкомата

Обязательное условие приема на работу человека — соискатель должен состоять на воинском учете, работодателю необходимо затребовать его военный билет. На основании полученных данных, в местный военкомат (по прописке сотрудника) отправляются сведения. Форма уведомления единая. В ней прописывают следующую информацию:

• должность;
• структурное подразделение;
• когда принят, номер приказа.

Сведения необходимо отправить в течение десяти дней. Задержка недопустима.

Если в документе не оговорен день, когда сотрудник должен начать выполнение своих трудовых функций, то датой приема считается следующий день, после вступления договора в законную силу.

То есть, договор заключен 16 июня и сделана приписка, что он вступает в силу в тот же день. Значит дата приема – 17 июня.

Но чаще всего в трудовом договоре дополнительно указывают, с какого дня работник приступает к выполнению своих трудовых функций. То идеальный вариант, позволяющий избежать недопониманий со стороны работника

Дискриминация

Дискриминацией при приеме на работу является отказ соискателю в трудоустройстве в зависимости от пола, расы, национальности, цвета кожи, происхождения и других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами будущих работников.

Работодатели научились скрывать свои предпочтения при выборе кандидата и перестали указывать пол, возраст, социальное положение в связи с недавними изменениями в законе.

Глядя на существующие объявления о вакансиях, можно подумать, что теперь все равны, и выбирать будут лишь по опыту кандидата, а не по его внешнему виду либо по половому признаку.

Но дискриминация при приеме на работу существует до сих пор. Например по возрасту: если работодатель хочет принять молодого мужчину на работу программиста, он не возьмет на эту должность пожилую женщину, каким бы супер профессионалом та не была.

Тут важно уметь правильно отказывать не подходящим кандидатам, что не дать им повода обвинить в дискриминационной политике. И нужно помнить, что подбор работников по семейному положению, по критериям возраста, пола, влечет за собой административную ответственность.

Ответственность работодателя

Штрафы за дискриминацию возможно не столь серьезны. Индивидуальный предприниматель за неправильную вакансию заплатит до 5 тысяч рублей. Юридическое лицо будет вынуждено погасить штраф от 10 до 15 тысяч.

Тут стоит учитывать, что штраф отдельно начисляется за каждое объявление. И если работодатель ежемесячно подбирает десятки работников и каждая вакансия выложена с нарушениями, то сумма уже становится достаточно серьезной.

Отказ соискателю

Если кандидат не подходит по требованиям фирмы, и получил отказ в трудоустройстве, то он имеет право затребовать его обоснование в письменном виде.

Несоответствие деловых качеств – единственно возможный мотивированный отказ.

Все остальные причины необоснованны.

Работодатель обязан учитывать лишь деловые качества. Подписывая отказ необходимо обосновать его установленными для вакантной должности требованиями:

• общий стаж;
• опыт по профилю;
• образование.

Организация может вести свои дополнительные критерии. Для того в локальных документах необходимо зафиксировать процесс оценки профессиональных качеств.

Полезное видео

Как принять нового сотрудника на работу, как заполнить кадровые документы? Об этом вы узнаете в следующем видео:
https://youtu.be/EQ0qIzi7kI4

Заключение

Несоблюдение сроков при оформлении на работу, недокомплект документов является серьезным нарушением технологии приема на работу установленной Трудовым Кодексом. Даже смехотворное обвинение может стать причиной для серьезной проверки со стороны трудовой инспекции.

Соблюдая общие правила приема на работу сотрудников, работодатель сумеет избежать ошибок и механизм трудоустройства не будет нарушен и все пройдет легко для него и для нового работника.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 110-35-79 (Москва)
+7 (812) 490-75-26 (Санкт-Петербург)

В процедуре приема на работу есть много важных моментов, которые работодателям не следует игнорировать. Ведь любая неточность может быть основанием для штрафных санкций.

1. Оформление на работу при отсутствии трудовой книжки с записью об увольнении с предыдущего места работы.

Некоторые кадровики идут на поводу новым сотрудникам или своим коллегам, оформляя на работу новичка без трудовой, с расчетом, что человек в ближайшее время донесет книжку в отдел кадров. Вполне возможно, что так и происходит в большинстве случаев, но нередко возникает проблема — запись об увольнении в трудовой книжке предыдущим работодателем стоит позже даты приема сотрудника на новую работу. Чтобы не допускать таких документационных «накладок», не стоит рисковать.

2. Прием на работу без паспорта.

Полный комплект документов, необходимых для заключения трудового договора, приведен в ст. 65 ТК РФ. На первом месте стоит паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Допустим, паспорта у работника при себе нет, так как он находится на переоформлении или вообще утерян. Значит ли это, что работодатель может принять человека на работу по справке, которая выдается по административному регламенту ФМС? Конечно, нет. Потому что справка — не документ, удостоверяющий личность. В этом случае от работника нужно требовать временное удостоверение личности.

3. Допуск определенной категории работников к исполнению трудовых обязанностей без обязательных медосмотров.

В ст. 213 ТК РФ называются такие категории работников. Кроме того, в Приказе Минздравсоцразвития №302н приводится Перечень вредных и (или) опасных производственных факторов, при наличии которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования). Размер штрафа в случае допуска работников к исполнению трудовых обязанностей без медосмотров может достигать 130 000 руб., о чем предупреждает ст. 5.27.1 КоАП.

4. Подписание трудового договора до ознакомления работника с важными документами, связанными с его трудовой деятельностью.

Правила внутреннего трудового распорядка, локальные нормативные акты, коллективный договор — со всеми этими документами работник должен ознакомиться под роспись перед подписанием трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Причем роспись он ставит под каждым документом.

5. Отсутствие обязательных сведений или условий в трудовом договоре.

При составлении трудового договора необходимо ориентироваться на указания в ст. 57 ТК РФ. В случае отсутствия каких-то сведений необходимо внести дополнения прямо в текст трудового договора. Недостающие условия «дополняются» приложением к трудовому договору или отдельным соглашением сторон, которое заключается в письменной форме.

Кадровый учет без проблем и ошибок

6. Вместо обязательного условия — места работы — работодатель указывает в трудовом договоре дополнительное условие — рабочее место.

В Трудовом кодексе, как это ни странно, не дается определение понятию «место работы». Зато кодекс помогает разобраться в том, что такое рабочее место. В ст. 209 ТК РФ, говорится, что «рабочее место — место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя».

Что именно указывать в трудовом договоре с сотрудником при указании места работы, объясняет Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству:

7. Отсутствие условий труда в трудовом договоре.

С 1 января 2014 года условия труда на рабочем месте в обязательном порядке включаются в трудовой договор. В Федеральном законе от 28.12.2013 № 426-ФЗ приводятся четыре класса условий труда: оптимальные, допустимые, вредные и опасные. Разобраться в том, какие у него условия труда на рабочем месте, работодатель может только по итогам аттестации, если сроки ее действия не истекли, или спецоценки труда.

Как отразить условия труда в трудовом договоре, если спецоценка не проводилась, рассказывает эксперт Евгения Конюхова:

8. Отсутствие в трудовом договоре таких условий, как характер работы и режим рабочего времени, в тех случаях, когда это необходимо.

Если режим рабочего времени и времени отдыха для конкретного сотрудника отличается от общих правил, действующих у работодателя, то это должно указываться в трудовом договоре. Что касается характера работы, то его упоминание важно в том случае, если в компании работают, например, водители, курьеры, экспедиторы.

9. Работодатель путает дату заключения трудового договора с датой составления трудового договора.

Разумеется, в трудовом договоре должна стоять именно дата заключения.

10. Работодатель заключает срочный трудовой, не имея на это право.

Если срочный трудовой договор заключен в случае, не предусмотренном законодательством, то условия его срочности не имеют юридической силы. С этой точки зрения важно опираться на ст. 59 ТК РФ, правильно указать срок действия такого трудового договора — дату или срок наступления события, а также назвать причины обстоятельства для его заключения.

11. Неточности в указании оплаты труда в трудовом договоре.

Оплата труда является обязательным условием трудового договора. Поэтому в каждом трудовом договоре должен быть виден размер тарифной ставки или оклада. Необходимо указывать и доплаты, надбавки, если они есть.

12. Работодатель путает понятия «срок испытания» с понятием «испытательный срок».

Комментарии по этому вопросу дает эксперт Евгения Конюхова:

13. Содержание приказа о приеме на работу расходится с условиями трудового договора.

О том, что содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора, говорится в ст. 68 ТК РФ. Поэтому работодателям следует внимательно проверять в документе все детали. Сотрудник должен ознакомиться под роспись с приказом в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

14. Запись о приеме на работу вносится в трудовую книжку с указанием не той даты.

В трудовую книжку запись о примере на работу вносится именно с указанием даты приема на работу, которая уже стоит в приказе о приеме на работу и трудовом договоре.

15. Сотрудник не знает о вносимых в трудовую книжку записях.

Заполнение личной карточки Т-2 на нового работника — это важный заключительный этап процесса приема на работу. С записями, которые в нее вносятся, работодатель должен знакомить сотрудника под роспись.

Современное обучение для бухгалтера — главные темы и изменения

1. Получить от работника о приеме на работу. заявление

Это не обязательный шаг, потому что закон не требует обязательного наличия этого заявления. Однако юристы, занимающиеся судами, уверяют, что оно может пригодиться.

Во-первых, Вы можете попросить работника написать сведения, необходимые работодателю для оформления личной карточки, для внесения в личное дело.

Во-вторых, оно может пригодиться в случае спора об условиях труда, согласованных сторонами. Вспоминается случай, когда работник был принят на работу по совместительству. Примерно в это же время его уволили с основной работы в связи с затяжными прогулами. Тогда же он на работе, которую выполнял по совместительству, поругался с руководством (тоже из-за прогулов) и нажаловался инспекторам по труду, что его принимали на основную работу с неполным рабочим временем, а, дескать, обманули и оформили совместительство. При проверке работодатель показал инспекторам заявление этого работника, из которого были полностью ясны первоначальные намерения работника «прошу принять меня на работу по совместительству…». Аналогичные споры случаются в отношении рабочего времени. Например, работнику устанавливают полное рабочее время, нормированный рабочий день, а он впоследствии настаивает, что при приеме на работу он просил установить неполное и/или гибкое рабочее время. Преимущественно споры случаются тогда, когда после заявления трудовой договор не оформляется или оформляется, но не содержит всех оговоренных сторонами условий.

Если заявление от работника было принято, то его следует зарегистрировать в соответствующем Журнале регистрации заявлений.

2. Ознакомить работника с документами.

Согласно ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Рекомендуем ознакомить работника, в частности, с инструкцией по охране труда, положениями об отделах, положением об аттестации, положением о коммерческой тайне, положением об оплате труда и премировании, должностной инструкцией, а также с графиками работы, графиками сменности.

3.Заключение с работником письменного трудового договора и при наличии оснований договора о полной материальной ответственности.

Согласно ст. 67 трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

Трудовые договоры регистрируются в Книге регистрации трудовых договоров.

Обратите внимание, что заключение договора о полной материальной ответственности – это не обязательный шаг. Однако, и он на этом этапе может оказаться весьма полезным. Предположим, с работником сразу не заключают договор о полной материальной ответственности. А после приема на работу заключить этот договор он уже отказывается. Закон же не указывает прямо, как разрешать эту ситуацию: можно ли принуждать работника к заключению договора о полной материальной ответственности, можно ли наказывать или увольнять непокорных. Среди юристов, судей, инспекторов существуют различные точки зрения по этому поводу. А чтобы не доказывать при неприятном случае кому-то свою позицию и избежать лишних проблем, лучше не попадать в эту ситуацию и заключить договор о полной материальной ответственности не много после, а до начала сопротивления работника, еще при решении вопроса о приеме и оформлении его на работу. При этом не забывайте, что заключение таких договоров возможно только со строго очерченным законодателем кругом работников.

Если на предприятии ведется Книга регистрации договоров о полной материальной ответственности, то заключенный договор следует зарегистрировать в данной Книге.

4. Вручить работнику его экземпляр трудового договора.

Обеспечить проставление работником на экземпляре трудового договора, передаваемого работодателю, подписи, подтверждающей получение работником его экземпляра договора. Рекомендуем перед подписью ставить фразу «экземпляр трудового договора мною получен». Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

5. Издать приказ о приеме на работу.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу издается по форме Т-1 (о приеме работника) или Т-1а (о приеме работников), утвержденным Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г. на основании заключенного трудового договора, и его содержание должно строго соответствовать условиям заключенного трудового договора. Не применяйте свою форму. Во-первых, названная форма распространяется «на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации» (п. 2 Постановления Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.) Во-вторых, если Вы создадите «самодеятельную» форму, то рискуете забыть внести в нее какие-либо из обязательных реквизитов или условий, например, о том, является ли работа основной или по совместительству, установлен ли испытательный срок, условия оплаты труда. А это приведет к негативным последствиям в случае спора с работником в будущем.

6. Зарегистрировать приказ (распоряжение) о приеме работника на работу в Журнале регистрации приказов (распоряжений).

7. Ознакомить работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под роспись. Согласно ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

8. Внести запись о приеме на работу в трудовую книжку. Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Если у работника трудовой книжки нет, то работодатель ее оформляет. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

9. Заполнить Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Формы Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и Приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним утверждены Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года №69.

10. Оформить личную карточку на работника, ознакомить его под роспись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку. Форма личной карточки Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.

11. Оформить личное дело работника, если в отношении его должности работодателем установлена обязательность ведения личного дела.

Также имейте в виду, что эта пошаговая процедура может быть дополнена другими этапами. Например, конкурсом на должность или обязательным медицинским осмотром (согласно ст.69 ТК РФ обязательному предварительному медицинскому осмотру (обследованию) при заключении трудового договора подлежат лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами).

Источник: "Электронная библиотека "Пакет Кадровика"