Причина списания журналов в акте на списание

"Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2009, N 12
Вопрос: Каков порядок и причины списания периодических изданий, числящихся на забалансовом учете?
Ответ: В соответствии с п. 263 Инструкции N 148н учет периодических изданий (газет, журналов и тому подобное), приобретаемых учреждением для комплектования библиотечного фонда, осуществляется на забалансовом счете 23 "Периодические издания для пользования" в условной оценке 1 руб. за 1 объект учета – номер журнала, годовой комплект газеты. Порядок списания периодических изданий, пополняющих библиотечный фонд и числящихся на забалансовых счетах, аналогичен порядку списания объектов библиотечного фонда, числящихся на балансе учреждения. Данный порядок установлен п. 22 Инструкции N 148н, а также разд. 9 Инструкции об учете библиотечного фонда .
——————————–
Приказ Минфина России от 30.12.2008 N 148н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету".
Приказ Минкультуры России от 02.12.1998 N 590 "Об утверждении Инструкции об учете библиотечного фонда".
Списание периодических изданий оформляется Актом о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением перечня списываемой литературы (далее – акт на списание). В акте на списание указываются причины исключения изданий из состава библиотечного фонда.
Причинами списания периодических изданий, входящих в библиотечный фонд, могут быть (п. 9.1 Инструкции об учете библиотечного фонда): ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата.
Что касается утраты изданий, следует отметить, что она может возникнуть по причине:
– пропажи из фондов;
– утери читателями;
– хищения;
– бедствий стихийного и техногенного характера;
– по неустановленным причинам (недостача). Стоит сказать, что акты на списание изданий, исключаемых в связи с утратой, утверждаются на основании протоколов, актов, заключений и других документов, подтверждающих факт их утраты (п. 9.6 Инструкции об учете библиотечного фонда).
Кроме того, п. 5.1.2 Инструкции об учете библиотечного фонда учреждениям предоставлено право вводить количественные и стоимостные нормативы списания изданий, утраченных по неустановленным причинам (недостача). Например, в образовательных учреждениях норматив списания библиотечных фондов по неустановленным причинам (недостача) должен составлять не более 0,1% от объема книговыдачи (п. 9.8 Методических рекомендаций ).
——————————–
Методические рекомендации по применению Инструкции об учете библиотечного фонда в библиотеках образовательных учреждений, утв. Приказом Минобразования России от 24.08.2000 N 2488.
Все акты на списание периодических изданий визируются комиссией по сохранности фондов или иным коллегиальным органом по фондам. Завизированные акты утверждаются руководителем учреждения, его заместителем или другим уполномоченным на то лицом.
Л.Ларцева
Редактор журнала
"Учреждения культуры и искусства:
бухгалтерский учет и налогообложение"
Подписано в печать
20.11.2009

Учет и списание периодических изданий.

Сегодня мы поговорим о работе с фондом периодических изданий. Для начала вспомним определение этих видов документов. Итак, периодические издания – это сериальные издания, выходящие через определенные промежутки времени, с постоянным для каждого года числом номеров (ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежегодные и т. п.). К периодическим изданиям относятся газеты, журналы, продолжающиеся издания и др.)

В ГОСТе 7.20-2000 «Библиотечная статистика » закреплены общие правила учета документов, независимо от статуса библиотеки. Настоящий документ устанавливает единицы учета документов фондов библиотек и органов научно-технической информации.

Основными единицами учета объема фонда журналов являются экземпляр (том, номер, выпуск) и название издания за все годы его поступления в фонд независимо от изменения заглавия журнала. Кроме того, объем фонда журналов учитывается в годовых комплектах. Если том журнала состоит из отдельных номеров (выпусков), не сброшюрованных вместе, то единицей учета является каждый отдельный номер (выпуск). Сдвоенные номера (выпуски), объединенные издательством, учитываются как один экземпляр, но при регистрации указывается каждый номер журнала. Отдельно изданные периодические приложения к газетам, имеющие индивидуальные заглавия и собственную нумерацию, учитываются как самостоятельные газеты, журналы, брошюры.

Основными единицами учета объема фонда газет являются годовой комплект газет.

Примечание – Дополнительно допускается учет объема фонда в номерах (для непереплетенных газет) и подшивках (переплетенных единицах).

Единицами учета однодневных (разовых) газет служат экземпляр (номер, выпуск) и название газеты. Не учитываются периодические приложения к газетам, не имеющие индивидуального заглавия и собственной нумерации, а также все материалы выездных редакций газет, спецвыпуски, рекламные материалы и другие аналогичные газетные издания.

Периодические и продолжающиеся издания на электронных носителях (CD-ROM, оптических дисках, дискетах) сегодня ни для кого не новость. Они являются одними из основных видов электронных изданий. Единицами учета электронных изданий являются экземпляр и название. Экземпляром для электронных изданий является дискета и оптический диск (CD-ROM, DVD и мультимедиа). К электронным документам относятся электронные документы на съемных носителях, электронные сетевые документы локального доступа, электронные сетевые документы удаленного доступа. АВД в качестве приложения к другим видам документов, например к журналу, не подлежат отдельному учету. Аналогично не учитывается как отдельный экземпляр дискета, которая представляет собой вкладку (вложение) в издание. Все электронные документы, поступающие в библиотечный фонд, подлежат учету.

Библиотечный учет периодических изданий ведется в индивидуальной и суммарной формах.

Индивидуальный (или дифференцированный) учет – это учет каждого конкретного экземпляра документа или каждого названия документа поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него. Для индивидуального учета газет и журналов используется регистрационная карточка. Регистрационная карточка содержит следующие сведения: регистрационный номер издания, название, подзаголовочные данные, периодичность, год издания, отметку о получении номера. Регистрационная картотека на журналы и газеты группируются по алфавиту названий. Индивидуальный учет каждого экземпляра журнала производится с помощью присвоения документу инвентарного номера, т. е. сами номера журналов выступают в роли инвентарного номера. В отделе периодических изданий ведется учет, как в традиционной, так и электронной формах (Показ на слайде «регистрация».)

Журнальному виду издания присваивается условное обозначение в виде прописной буквы «Ж» с номером издания через тире ставится год издания. Инвентарный номер проставляется на титульном листе журнала при его наличии и на 2 листе издания при отсутствии титульного листа. Такие же рекомендации дает ведущий специалист Российской национальной библиотеки по учету библиотечных фондов , в журнале « Научные и технические библиотеки» за 2008г №5.

Индивидуальный учет комплектов газет производится в конце года с присвоением годовому комплекту порядкового инвентарного номера. Газетному виду присваивается условное обозначение в виде прописной буквы «Г» с последующим кодовым номером названия газеты. Все документы, поступающие в фонд библиотеки, должны маркироваться. Для этих целей используют различные средства маркировки: штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды.

Следующий учет – Суммарный (или интегрированный) учет – это учет библиотечного фонда группами (партиями) поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу (счету, накладной, акту и т. п.). Все периодические издания, независимо от материальной основы носителя информации, подлежат суммарному учету. В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема. Формой суммарного учета является (книга, журнал, листы суммарного учета библиотечного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде. (Показ на слайде « инвентарная книга» «Акты для передачи в отделы»). Независимо от характера материального носителя учетной формы, сведения о движении фонда фиксируется в трех частях « Книги суммарного учета библиотечного фонда» Часть 1 – поступление в фонд; ч.2 – выбытие из фонда; ч.3 – Итоги движения фонда.

Сведения о поступивших в библиотечный фонд документов фиксируется в 1 части «КСУ» в показателях: дата, и « записи, источник поступления, № и или дата сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и на языке коренной национальности), стоимость приобретенных документов. В «КСУ» библиотечного фонда ЦБС содержатся сведения о передаче документов из отдела комплектования и обработки в структурные подразделения центральной библиотеки в библиотеки – филиалы, из одних структурных подразделений в другие.

Сведения о выбывших из библиотеки документов отражаются во 2-й части КСУ библиотечного фонда, с указанием причин исключения. Набор показателей отражающих, распределение документов по видам и содержанию, идентичен во всех трех частях КСУ библиотечного фонда.

В третьей части подводятся итоги движения библиотечного фонда, причем обязательным является подведение итогов за год. В зависимости от принятого библиотекой порядка учета итоги могут также подводиться ежеквартально или раз в полугодие.

Важно, чтобы все документы, а также обязательные экземпляры периодических изданий, предназначенные для принятия их в библиотечный фонд учитывались в соответствующих учетных документах в инвентарных книгах, книгах суммарного учета, учетных каталогах, регистрационных картотеках». Периодические издания, получаемые по системе обязательного экземпляра, подлежат постоянному хранению в составе библиотечного фонда библиотеки.

Какие же проблемы появились в организации и методике ведения библиотечного учета периодических изданий в связи с принятием новых документов по бюджетному учету. Прежде всего, нужно осознать, что библиотечный и бухгалтерский учет взаимосвязаны и подчиняются общегосударственной учетной политике, осуществляемой в стране. Учет стоимости периодических изданий, поступающих в библиотеку по подписке, осуществляется по правилам ведения бухгалтерского учета. Инструкция по бюджетному учёту № 000н, утверждённая в 2008 г., перевела бухгалтерский учёт стоимости периодических изданий на забалансовый счёт. П.23. «Периодические издания» предназначены для учёта периодических изданий (газет, журналов и т. п.), приобретаемых учреждением для пользования в рамках его деятельности. Периодические издания учитываются в условной оценке 1 руб. за 1 объект учёта. Аналитический учёт по счёту ведётся по объектам учёта в Карточке количественно-суммового учёта материальных ценностей», который ведет бухгалтерия.

Исключение периодических и продолжающихся изданий из фонда библиотеки.

Фонд библиотеки необходимо периодически просматривать с целью отбора изданий, нуждающихся в переплете, ремонте и списании.

Исключение из фонда устаревших, ветхих, непрофильных, дублетных изданий должно осуществляться ежегодно. К работе по отбору изданий для исключения необходимо привлекать специалистов. На отобранные для исключения издания составляется акт.

Cроки хранения каждого названия периодического издания должны определяться фондовой комиссией. Периодические издания отраслевой тематики целесообразно исключать после 5-10 лет хранения. В зависимости от специфики отрасли эти сроки могут быть увеличены или уменьшены. Необходимо помнить, что при определении сроков хранения издания текущий год не учитывается. Библиотеки должны ежегодно планировать работу по выявлению малоиспользуемой литературы, то есть газет и журналов 5-10-летней давности, на которые не поступало запросов в течение 4-5 лет. Такая литература подлежит исключению как устаревшая.

Библиотекам при участии фондовой комиссии необходимо предусмотреть и принять решения об исключении из фондов периодических изданий на электронных носителях вследствие их порчи.

Особое значение следует придавать учету причин выбытия документов из библиотеки, Документы могут быть исключены из библиотечного фонда по причине: как: – устаревшего содержания; ветхости (физического износа); дефектности; дублетности; непрофильности; утраты.

Инструкция № 000 предоставляет библиотекам право устанавливать сроки содержания и состав документов фонда временного хранения.

федеральные и региональные библиотеки, формирующие национальный библиотечно-информационный фонд РФ на основе бесплатного обязательного экземпляра;

особо ценные и редкие издания, отнесенные к книжным памятникам;

архивные документы, которые постоянно хранятся в фондах библиотек и относятся к Архивному фонду РФ.

издания произведений художественной литературы не изымаются и не списываются как устаревшие по содержанию.

Периодические издания могут исключаться из фондов библиотек, например, по истечении следующих сроков:

разрозненные номера газет и журналов – при наличии полных комплектов;

комплекты газет из фондов библиотек – после 2-3 лет хранения, при этом основные центральные газеты, газеты субъекта РФ хранятся за все годы; если библиотека получала несколько комплектов таких газет, то могут храниться 1-2 комплекта;

различные журналы могут исключаться из фондов библиотек после 5 лет хранения.

Для отбора и исключения из фонда библиотеки указанных документов создается комиссия. Ее состав утверждается руководителем библиотеки или учреждения, в ведении которого находится библиотека.

В состав комиссии наряду с библиотечными работниками могут включаться и специалисты по различным отраслям знаний, а также работники финансовой службы и другие специалисты.

При отборе документов работниками библиотеки к просмотру фонда привлекаются члены комиссии.

В ходе просмотра подряд, без пропусков каждого раздела библиотечного фонда, определяются:

физическое состояние каждого документа;

его научная и практическая ценность;

частота и продолжительность использования.

При необходимости библиотеки могут сохранять периодические издания в своих фондах более продолжительное время.

Библиотеки не имеют права изымать и списывать документы, отнесенные к памятникам истории и культуры, режим хранения и использования которых определяется в соответствии с действующим законодательством.

Утвержденные акты со списками изъятых документов являются основанием для списания документов с учета. В инвентарных книгах, книгах суммарного учета библиотечного фонда и регистрационных карточках делаются соответствующие отметки о списании документов с учета. Из алфавитных и систематических каталогов изымаются карточки списанных документов. Первый экземпляр акта вместе со списком хранится в библиотеке и уничтожается только после проведения очередной проверки библиотечного фонда, второй передается в бухгалтерию.

Списанные из фонда библиотеки устаревшие по содержанию и ветхие документы сдаются на пункты вторсырья. Перед сдачей с документов снимаются обложки, изымаются и уничтожаются на месте листы со служебными отметками (штампами, штемпелями).

Минкультуры России конкретизировало сроки проведения инвентаризации библиотечных фондов, которые поддержал Минфин России в письме от 04.11.98 № 8 «Об инвентаризации библиотечных фондов»:

наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах – ежегодно;

редчайшие фонды – один раз в 3 года;

ценные фонды – один раз в 5 лет;

фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц – один раз в 5 лет;

фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц – один раз в 7 лет;

фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц – один раз в 10 лет;

фонды библиотек свыше 1 млн учетных единиц – поэтапно в выборочном порядке с завершением инвентаризации всего фонда в течение 15 лет.

Методика проведения проверки фонда разрабатывается библиотекой с учетом ее специфики и общих требований к проведению инвентаризации, с а также инструктивно-методической и технологической документации вышестоящих органов по данному вопросу.

При разработке указанной методики можно воспользоваться постановлением Минтруда России от 03.02.97 № 6 «Об утверждении межотраслевых норм времени на работы, выполняемые в библиотеках», в котором приведен подробный перечень всех работ, проводимых библиотечными работниками в период проверки библиотечного фонда. Сроки ее проведения устанавливаются на основании указанных в документе норм времени на проверку.

Постоянно действующая или назначенная для конкретной проверки комиссия рассматривает результаты проверки и принимает решение о передаче акта о списании документов на утверждение. Результаты проверки отражаются в бухгалтерском учете корреспонденциями субсчетов, аналогичными бухгалтерским проводкам по отражению выбытия документов, приведенным выше.

, зав. отделом периодических изданий НБ РБ

Акт списания материальных ценностей (образец)

Указанные обстоятельства, как правило, выявляются лицами, ответственными за материальные ценности в организации. Во всех случаях учет таких материальных ценностей невыгоден для организации и влечет несение дополнительных расходов. Кроме того, несписание материальных ценностей может стать основанием для злоупотребления со стороны лиц, непосредственно работающих с матценностями.

• осмотр материалов;
• установление причин их непригодности к использованию;
• установление виновных лиц;
• определение дальнейшей судьбы списанных материалов;
• составление акта на списание материалов;
• представление акта на утверждение уполномоченному лицу;
• оценка стоимости материалов;
• контроль за утилизацией материалов.

Акт на списание ТМЦ: образец заполнения бланка

Обнаружиться испорченные товарно-материальные ценности могут в процессе их эксплуатации сотрудниками компании или в результате проведения инвентаризации. В последнем случае часто выявляются и утерянные ценности. Если в организации или на предприятии выявлены испорченные, устаревшие или утерянные ТМЦ, то должна быть создана специальная комиссия, которая оценит состояние указанных ценностей и составит акт об их списании, если таковое потребуется. Комиссия обязательно должна включать в себя материально ответственных за рассматриваемые ценности людей, а также их руководителей. В таком случае ТМЦ нужно списать при помощи специального акта.

Удобно, когда документ оформляется в форме таблицы, в первый столбец которой вносится наименование списываемых ценностей. Далее, в последующих столбцах, заполняется их количество, себестоимость и причина списания. Такую форму удобно оформлять как на компьютере, так и вручную. В конце документ должен быть подписан всеми членами комиссии и обязательно утвержден руководителем предприятия. Только после этого он может быть передан в бухгалтерию.

Акт списания материальных ценностей

Перечень лиц комиссии утверждается приказом, подписанным руководителем. Существуют постоянно действующие комиссии, состав которых устанавливается ежегодно или специально организованный состав для списания конкретных материалов или товаров.

Функции составления акта несет специальная комиссия, в количестве участников не менее 3 человек. В состав лиц входит материально ответственное лицо. Учетный работник, при отсутствии его членства в комиссии, должен ставить подпись в документе. Дополнительно в форме производится ссылка на ответственное лицо, обеспечивающее сохранность ценностей.

Причины списания тмц примеры

• место и дату составления документа;
• наименования списываемых материальных ценностей, при наличии — инвентаризационные номера;
• количество и стоимость матценностей, подлежащих списанию;
• дату их поступления;
• срок хранения – при необходимости;
• причины списания (описание соответствующих недостатков, обстоятельства, приведшие к непригодности матценностей);
• сведения о взыскании ущерба с лиц, виновных в порче матценностей.

К некоторым нюансам следует отнести следующие моменты: Название материала и его стоимость Должны указываться так же, как в приходных документах Для облегчения учета НДС В акте можно прописать назначение списываемого материала или номер аналитического счета Акт может формироваться как сводная ведомость Когда данные указываются по мере фактического списывания материалов.

Списание товарно-материальных ценностей

В Акте на списание должна быть указана информация о товаре — наименование, единица измерения, количество, масса, цена, артикул, причина списания. Подписывается документ всеми сотрудниками входящими в комиссию и материально ответственным лицом. Проставляется дата и место списания.

В каждой организации, работающей с товарно-материальными ценностями (далее ТМЦ) наступает момент, когда их необходимо списать. Причин этому может быть множество — истечение срока годности, поломки, выход из строя, потеря качества, порча товаров.
Списываются ТМЦ согласно инструкции, разработанной организацией. Все материально ответственные лица, работающие с такими ценностями, должны письменно подтвердить то, что они ознакомлены с ней.

Акт на списание ТМЦ: образец и правила составления

Причина списания обычно остается одинаковой: товар больше непригоден для использования. Однако некоторые компании предпочитают избегать убытков и просто перепродают списанные товары по себестоимости. Кто-то же предпочитает такую продукцию просто выкидывать.

1. Сырье. Продукты, которые будут использовать в производстве конечного товара.
2. Незавершенная продукция. Товары, завершенные не до конца или непригодные для завершения.
3. Готовые товары. Продукты, готовые к продаже или употреблению.

Образец акта списания материальных ценностей

Используемые для работы предметы, как и любой инвентарь, приходят в негодность. Чтобы исключить их из имущества организации, необходимо провести процедуру списания. Для государственных учреждений действует Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н, который регламентирует, в том числе, и бланки документов, необходимых для утилизации. Образец акта на списание материалов в производство зависит от вида списываемого имущества. Так, существуют:

Шаг 2. Комиссия в присутствии (в нашем случае) заведующего столовой проверяет, действительно ли ценности пришли в негодность, что и удостоверяет подписями. Принимает решение о необходимости исключить из ценностей предметы, не удовлетворяющие требованиям к ним.

Образец акта на списание ТМЦ — как правильно составить

1. Дт 94 Кт 10. Эта проводка составляется, если материальная ценность была испорчена.
2. Дт 20 Кт 10. Указывается сумма естественной убыли (передача материала в производство). Она должна быть меньше или равной лимиту, утвержденному организацией. Если же сумма списанных материалов превышает лимит, то возмещение недостачи накладывается на ее виновника через дебет 73.2.
3. Дт 99 Кт 10. Если причиной порчи товарно-материальных ценностей являются стихийные бедствия, то бухгалтер составляет эту проводку.
4. Дт 44 Кт 10. Передача материала на упаковку готовой продукции.
5. Дт 25 Кт 10. Списание материальных ценностей на обслуживание производства.

1. Форма бланка, его содержание, реквизиты утверждаются приказом руководителя при определении учетной политики организации.
2. По закону юридическое лицо может заполнять акт как сводную ведомость и вносить туда данные по мере фактического списания ТМЦ. При этом датой признания налоговых расходов будут указанные в акте даты. Таким образом, на каждое конкретное списание указывается соответствующая дата, а не дата начала заполнения акта в целом.
3. Для более подробного описания судьбы ТМЦ акт может содержать графу, где указывается их внутреннее перемещение. Эта информация пишется больше «для себя», нежели для проверяющих, поскольку внутреннее перемещение ТМЦ не является основанием для признания расходов и, соответственно, уменьшения налогооблагаемой базы.
4. Для того чтобы облегчить учет НДС, акт может содержать назначение списываемого материала или номер аналитического счета.
5. Наименования списываемых ТМЦ должны совпадать с названиями отраженными в учете. Это снизит риск совершения ошибки и списания не того товара.
6. В акте указываются единица измерения и количество списываемого материала. Впоследствии, при проведении инвентаризации, можно будет точно подсчитать какие должны быть остатки на складе.
7. Предприятие, планируя определенные показатели закупок, объема производства и прочее, также может установить лимиты на списание материальных ценностей.
8. Материальные ценности кто-то отпускает и кто-то получает. В акте указываются эти лица, их подписи и расшифровки.
9. Указывается сумма списываемых ТМЦ.

Акт о списании ТМЦ

1. Дата и место составления документа.
2. ФИО председателя и членов ответственной комиссии.
3. Название, количество и себестоимость каждой единицы списываемых ценностей.
4. Причина признания активов непригодными.
5. Общая себестоимость ТМЦ, подлежащих списанию.
6. Утверждение должностного лица. Такой гриф должен ставиться в верхнем левом углу первой страницы документа.
7. Подписи всех членов комиссии с расшифровкой ФИО и должности.

В проводке Д20К94 указывается сумма недостачи в связи с порчей материалов по причине естественной убыли. Эта информация берется с акта на списание материальных ценностей. Если эта сумма превышает лимит суммы естественной убыли, разницу должен возместить виновник такой недостачи.

Списание основных средств в 2019 году: причины, документальное оформление, приказ

• объясняет, почему нужно списать объект ОС, подходя к вопросу его использования с экономической точки зрения;
• использование информации из нее позволяет проанализировать причины выхода из строя списываемого оборудования (это позволяет устранить выявленные причины, чтобы в дальнейшем избежать порчи оборудования и необходимости его списания раньше установленного срока эксплуатации);
• является доказательством обоснованности списания объектов ОС с экспертной точки зрения (такой документ может быть затребован акционерами компании, ее инвесторами или другими заинтересованными лицами, чтобы убедиться в правомерности списания).

Письмо Минфина РФ №03-03-06/1/454 от 9 июля 2009 года тоже дает понять, что приказ на списание во избежание путаницы лучше составлять. Но ни в одном законодательном акте не указано, как должен выглядеть такой документ, поэтому составлять его можно в произвольной форме.