Причины списания ноутбука в акте на списание

Списание компьютерной техники — процесс, которого не избежать подавляющему большинству современных предприятий. Чем может отличаться списание оргтехники от списания иных объектов основных средств предприятия, вы узнаете из этой статьи.

Причины списания оргтехники и компьютеров

Основной предпосылкой для списания основных средств является утрата ими полезных свойств, ради которых они приобретались и используются. Причинами такой утраты являются:

• физический износ;
• моральный износ;
• неустранимая поломка или порча.

Для компьютерной техники в большей степени, чем для других видов оборудования, характерен быстрый моральный износ. Стремительное развитие компьютерных технологий часто ведет к тому, что существующий парк компьютерной техники, находящейся в рабочем состоянии, все равно требуется обновлять и модернизировать для производственных целей. Поэтому для компьютеров и оргтехники законодательно установлены довольно короткие сроки полезного действия для расчета амортизации — от 3 до 5 лет.

Чтобы на балансе не висело не используемое более компьютерное оборудование, его следует списать.

Нюансы списания оргтехники для коммерческих компаний

Для коммерсантов общий порядок списания оборудования достаточно прост.

В соответствии с законодательством РФ частные компании не обязаны привлекать сторонних специалистов для оценки пригодности компьютерной техники к дальнейшему использованию. Поэтому для оформления списания достаточно создания внутренней комиссии из сотрудников компании и актирование их заключения. Только если собственных специалистов, способных произвести оценку, нет, нужно приглашать таковых со стороны.

На основе заключения комиссии составляется акт о списании объекта основных средств — компьютерной техники. Должен быть также оформлен приказ, учитывающий возможные нюансы списания и утилизации оргтехники (об этом далее).

Как принять на учет материалы, оставшиеся после демонтажа основных средств, читайте в статьях:

Нюансы списания оргтехники для бюджетников

Чтобы списать компьютерную технику, являющуюся объектом основных средств, учреждение должно организовать специальную постоянно действующую комиссию (п. 34 Единого плана счетов, утвержденного приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157). Списание основных средств осуществляется на основе ее решения.

При этом чтобы принять решение о списании с учета компьютерной техники, являющейся объектом учета основных средств, бюджетная организация должна проверить соблюдение нескольких критериев (п. 46 приказа Минфина РФ от 31.12.2016 № 257н), а именно, что она:

• не осуществляет контроль за списываемым объектом ОС;
• не осуществляет расходы, связанные с распоряжением им (владением и (или) пользованием);
• не имеет права на получение экономической выгоды и извлечение пользы от распоряжения (владения или пользования);
• не участвует в распоряжении (владении и (или) пользовании) выбывшим объектом, числящимся на учете,
• не использует его в той степени, которая предусматривалась при его признании;
• оценила величину дохода (расхода) от выбытия объекта;
• оценила прогнозируемые экономические выгоды или полезный потенциал, связанные с объектом, а также прогнозируемые (понесенные) затраты (убытки), связанные с его выбытием.

Решение комиссии о списании компьютера с бюджетного учета оформляется актом о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104). Форма акта утверждена приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

1. Акт должен быть согласован с учредителем бюджетной организации, если списываемое имущество отнесенок особо ценному имуществу, которое закреплено собственником за бюджетным учреждением или которое приобретено бюджетным учреждением за счет средств, выделенных собственником на его приобретение (п. 3 ст. 298 ГК РФ). Так, Минздрав России, Минтруд России, Минспорта России, Росреестр России включили компьютеры в перечень особо ценного движимого имущества независимо от его стоимости. Поэтому если указанные структуры наделили бюджетное учреждение компьютерами, то их списание необходимо согласовывать с учредителями.
2. Если особо ценное движимое имущество было приобретено за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, бюджетное учреждение вправе распоряжаться им самостоятельно (письмо Минфина России от 26.09.2012 № 02-06-10/3912). Согласование списания такого имущества с учредителем не требуется.

После подписания акта руководителем бюджетной организации совершаются действия по разборке, ликвидации ОС, и только после этого списание отражается в бухучете на основании акта (п. 52 Единого плана счетов, утвержденного приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157).

О бухгалтерском учет списания основных средств в бюджетной организации читайте в этом материале.

Утилизация компьютерной техники

Компьютерное оборудование содержит в себе различные элементы, среди которых:

• вещества, опасные для окружающей среды, т. е. подпадающие под действие закона «Об отходах» от 24.06.1998 № 89-ФЗ;
• драгметаллы — благодаря драгоценной «начинке», на списываемый компьютер распространяется действие закона «О драгметаллах» от 26.03.1998 № 41-ФЗ, а также инструкций Минфина по специальному учету драгметаллов.

Таким образом, компьютерная техника относится к объектам, которые нельзя просто выкинуть на свалку при списании. Необходимо передать их для утилизации лицензированной специализированной компании. Порядок утилизации следует обозначить и утвердить в комплекте документов на списание.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если по общему правилу процесс списания компьютеров выглядит достаточно простым, то необходимость привлекать лицензированную компанию для утилизации может повлечь за собой и необходимость проведения дополнительной экспертизы оборудования специалистами утилизирующей компании.

О том, почему требуется контролировать отходы и как оформить акт инвентаризации отходов, читайте здесь.

Что делать, если в списываемой оргтехнике присутствуют драгметаллы?

Информацию о наличии в списываемом компьютерном оборудовании драгметаллов обычно можно найти в техпаспорте на это оборудование. В случае утери техпаспорта компании следует провести экспертизу на содержание драгметаллов. Для этого нужно привлечь специалистов из лицензированной компании.

Наличие в списываемых компьютерах драгметаллов (а это порядка 80% случаев) означает, что

1. Их необходимо передать для утилизации соответствующим образом лицензированной компании.
2. Утилизирующая компания должна быть не только лицензирована по деятельности, связанной с обращением с опасными отходами, но иметь регистрационное удостоверение, выданное комитетом драгоценных металлов и драгоценных камней при Министерстве финансов Российской Федерации (постановление Правительства РФ от 25.06.1992 № 431).

Принимаемый порядок утилизации и экспертные заключения лицензированной компании должны найти свое отражение в документах на списание.

Расходы, связанные с утилизацией компьютерной техники, могут быть учтены в составе внереализационных расходов предприятия при расчете налога на прибыль (подп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Итоги

Списание компьютерной техники с учета оформляется актом на списание. Но списание с учета не отменяет утилизацию списанного оборудования. Списываемая компьютерная техника, как правило, содержит драгоценные металлы и относится к опасным отходам, поэтому ее утилизацией занимаются только организации, у которых есть разрешение на подобную деятельность.

Ноутбук, как и всякий сложный прибор, может в любой момент прийти в нерабочее состояние. Причин поломок переносного компьютера существует много. Согласно статистике, собранной сотрудниками сервисного центра remont-noutbukov-spb.ru, на первом месте неизменно стоят неаккуратные, непредусмотрительные действия пользователя. Гораздо реже встречается заводской брак, и немного чаще – узлы невысокого качества, которые приходят в негодность слишком быстро.

Ниже подан своеобразный рейтинг неисправностей ноутбука, с которыми клиенты приходят в сервисные центры. Также даны советы, которые помогут избежать непредвиденных неприятных последствий.

Наиболее распространенные поломки ноутбуков

Верхняя часть списка популярных неисправностей ноутбуков не меняется уже много лет. Это связано как с конструкционными особенностями устройства, так и со стереотипным поведением пользователей.

• Вне конкуренции – клавиатура, которая испортилась после попадания на нее жидкости. 30% клиентов приходят в сервисные центры именно с ней. Пользователям не следует оставлять чай, кофе, воду и другие напитки рядом с ноутбуком. Привычка держать жидкость рядом с устройством так или иначе приведет к заливанию клавиатуры.
• В два раза реже, в 15% случаев встречаются проблемы с шляпками клавиш, которые или ломаются, или не держатся в гнезде. Причиной может быть как невысокое качество материала, из которого сделана клавиатура, так и привычка пользователя чрезмерно сильно нажимать на клавиши.
• Каждый десятый случай неисправности – поломка блока питания. Практически всегда причиной выхода из строя этого узла является его низкое качество.
• Разбитая матрица – это тоже каждый десятый случай поломки. Пользователю надо очень постараться, чтобы добиться такого эффекта. Но достаточно забыть на клавиатуре небольшой предмет и закрыть крышку с нажимом – матрица не выдержит.

Другие поломки

• Жесткий диск с битыми кластерами и матрица с явными недостатками – 5%.
• Некорректная работа планки оперативной памяти после замены – 5%.
• Перегорание контактов в портах USB – 5%.
• Выход из строя материнской платы вследствие неисправности некоторых видов видеокарт – 4,5%.
• Материнская плата, вышедшая из строя после заливки клавиатуры жидкостью – 3%.
• Не работающий из-за отсутствия неправильной настройки драйвера инфракрасный порт – 3%.
• Неисправность системы охлаждения, которая приводит к перегреву лэптопа 2%. Причина – попадание шерсти, ворса и тому подобных материалов в устройства, предназначенные для охлаждения. На таком же уровне количество перегревов зафиксировано после работы с ноутбуком в сумке.
• Чрезмерно поцарапанный винчестер – 2%. Эта поломка случается при резких колебаниях головки жесткого диска, например, при перевозке ноутбука в транспорте.
• Неработающий скоростной режим портов USB 2.0 – 1,5%.
• Повреждения разъемов USB, случающиеся при неосторожном обращении с подключенными коннекторами – 1,5%.
• Невозможность зарядить батарею, что случается по причине ложного срабатывания предохранителей от взрыва – 0,7%.
• Нестабильность изображения, которое пропадает при поворотах или наклонах ноутбука – 0,5%. Причиной этой поломки обычно являются вышедшие из строя шлейфы или перетертые провода.
• Экран не включается – 0,5%. Причиной могут быть ошибки, допущенные при настройке переустановленной операционной системы, выход из строя лампы подсветки, отключение экрана вследствие полной разрядки батареи. С последней неисправностью можно справиться самостоятельно, перезагрузив ноутбук после отключения и обратного подключения батареи и блока питания.
• Взрыв батареи вследствие ошибок в ее установке – 0,3%.

Как избежать неисправностей

Поскольку большинство поломок ноутбуков происходят по вине пользователей или вследствие их невнимательности при покупке, необходимо придерживаться некоторых простых правил при работе с этими устройствами:

• следует отказаться от привычки ставить рядом с ноутбуком какие-либо напитки, такое простое правило на треть уменьшит вероятность выхода устройства из строя;
• нельзя держать на клавиатуре ручку, карандаш и прочие мелкие предметы, это рано или поздно приведет к трещинам на матрице;
• клавиши на клавиатуре ноутбука имеют мягкий ход, нет потребности в сильных ударах по ним, даже если привычка таким способом набирать текст вырабатывалась годами;
• ноутбук на столе должен всегда находиться на виду, не следует его закрывать бумагами, газетами и книжками, это однажды приведет к поломке;
• работа с ноутбуком на диване, на ворсистом одеяле, или в ворсистой одежде, а также допуск к устройству кошек или других животных может привести к попаданию ворса и шерсти в систему охлаждения, и, как следствие – к перегреву устройства;
• работать с ноутбуком, не вынимая его из сумки, не рекомендуется, так как нет более простого способа добиться перегрева устройства;
• при приобретении ноутбука следует внимательно проверять матрицу, тестировать винчестер и, по возможности, попросить о помощи опытного пользователя или специалиста;
• желательно избегать перевозок лэптопа в набитом пассажирами общественном транспорте, а если приходится – надо соблюдать осторожность.

Следование таким простым правилам будет способствовать долгой и беспроблемной работе ноутбука.

Основания для списания компьютерной техники

Ликвидация, выбытие компьютерной техники происходит:

• из-за преждевременных повреждений, неисправностей, которые не подлежат ремонту;
• по причине морального либо физического износа.

Выбытие объекта (оргтехники), в том числе досрочное, означает списание цены выбывающей единицы. Установленный срок полезного действия для компьютеров определяется обычно 3 — 5 годами. По его окончании, чтобы на балансе не числилось оборудование, не используемое в деятельности организации, его списывают.

Общий порядок списания компьютерного оборудования

Списание по разным причинам оргтехники производится в определенной последовательности. В коммерческих структурах с этой целью формируется специальная комиссия из числа сотрудников (заместитель руководителя, главный бухгалтер, специалисты ИТР и др.). Ей проводится оценка компьютерной единицы, составляется заключение, на основании которого оформляется акт списания. Применяется унифицированная форма № ОС-4.

Для списания нескольких объектов (компьютерных единиц) оформляется типовая форма ОС № 46.

В бюджетных организациях для целей списания компьютерной техники формируется пакет документов (сообразно требованиям ГРБС). Затем его отправляют на согласование руководителю либо в ГРБС. Государственный распорядитель бюджетных средств может определяться по согласованию.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Порядок утилизации компьютеров при наличии драгметаллов

Компьютерная техника содержит разные элементы, включая драгметаллы и вредные вещества. Детальная информация по составу содержится в прилагаемом техническом паспорте. При потере технического паспорта возникает необходимость проведения дополнительной экспертизы на наличие драгметаллов в компьютере.

Если наличие данных составляющих в компьютерной единице подтверждено, то такую технику нужно отдавать на утилизацию организации, которая обладает компетенцией в решении этих вопросов. Утилизирующая организация должна иметь лицензию на данный вид деятельности и надлежащую регистрацию в Пробирной палате.

Данный порядок утилизации отображается в документации по списанию компьютерной техники. Траты, понесенные в связи с утилизацией оборудования, относят к внереализационным расходам при калькуляции налога на прибыль (Читайте также статью ⇒ Форма ОС-4. Заполняем акт на списание основных средств в 2018 году).

Бухгалтерские записи по списыванию компьютерного оборудования

Применяемый на сегодня порядок списания оргтехники обязателен для исполнения. Все сопутствующие действия должны документироваться и отображаться в учете по выбытию объекта.

Основные счета для фиксирования операций — 08 (Вложения во внеоборотные активы) и 01 (ОС), 010 (износ ОС). К ним по необходимости открываются счета второго порядка (при проведении ремонта, модернизации и др.). Так, для учета выбытия оргтехники создается счет второго порядка 01.2 (Выбытие ОС). По ДТ указанного субсчета отображают цену ликвидируемой компьютерной единицы, а по КТ — накопившуюся амортизацию.

• ДТ 01 КТ 08 — принятие к учету объекта (изменение его первоначальной цены);
• ДТ 01 КТ 83 — изменение первоначальной цены объекта в случае его переоценки;
• ДТ 01.2 КТ 01.1 — первоначальная цена объекта при его выбытии списана;
• ДТ 02 КТ 01.2 — списание накопленной амортизации при выбытии;
• ДТ 10 КТ 91.1 — учтены детали с драгметаллами, которые получены при выбытии объекта;
• ДТ 08 КТ 10 — списываются компьютерные комплектующие.

При организации учета по выбытию компьютерной техники (ОС) следует руководствоваться Планом счетов и Инструкцией по его применению (утверждены приказом Минфина РФ № 94н от 31.10.2000 г. в ред. от 8.11.2010).

Распространенные ошибки при учете выбытия компьютерной техники

Неточности, ошибки, допускаемые при ведении учета ОС (оргтехники), существенно влияют на истинность бухгалтерской отчетности и экономических результатов. Наиболее частыми среди них являются:

• безосновательное списание;
• некорректность по корреспонденции счетов при отображении выбытия объекта (оргтехники);
• нарушение сроков по оприходованию поступившей компьютерной единицы (запчастей);
• продление срока полезного использования с искажением итогов экономической деятельности и др.

Подобные виды ошибок признаются нарушением правил ведения бухгалтерского учета

Примеры некоторых ошибок

(описание)

Правильный вариант Ошибочное исчисление и отображение амортизации техники в бухучете;

причина — неправильное определение срока полезного использования объекта (компьютерной техники);

следствие — искажение ежемесячной амортизации, себестоимости продукции (работ, услуг)

Амортизацию начисляют с первого месяца, который идет вслед за месяцем принятия компьютерной техники к учету;

заканчивают начислять ее с первого месяца, который идет после выбытия техники либо абсолютного покрытия ее стоимости;

срок полезного пользования компьютерной техники может устанавливаться главой организации;

все траты, увеличивающие первоначальную цену, учитывают на счете 08;

компьютер стоимостью до 40 000 руб. учитывают в составе материальной трат, больше 40 000 руб. — в числе ОС;

ИТ- компании вправе учесть любой компьютер в материальных тратах, причем его цену через амортизацию им можно не списывать

Ошибочное определение первоначальной цены компьютерной единицы; неучтенные в первоначальной цене траты приводят к ее искажению Первоначальная стоимость покупного компьютера включает траты не только на приобретение, но и на доведение купленной техники до состояния, пригодного к использованию, т. е. траты по приобретению надлежащих программ для работы компьютера; бухгалтерские записи оформляются исходя из сведений первичной (учетной) документации

В зависимости от степени тяжести нарушения, обязанное лицо могут привлечь к дисциплинарной, административной ответственности сообразно соответствующим статьям ТК РФ и КоАП РФ (Читайте также статью ⇒ Приказ на списание объектов основных средств в 2018).

Пример 1. Бухгалтерские записи по поступлению — выбытию компьютера до наступления установленного срока

Организация приобрела персональный компьютер, который был учтен целым блоком. Спустя некоторое время он пришел в негодность. В результате неисправную компьютерную единицу списали ранее требуемого срока.

Бухгалтерия зафиксировала операции: цена покупки, НДС с ее стоимости и к вычету, покупка в составе ОС, начисление амортизации и собственно списание неисправной техники (начальная стоимость, износ, ущерб).

Проводки по поступлению компьютера	Выбытие неисправной техники ранее требуемого срока
ДТ 08.4 КТ 60 — цена приобретения (компьютера);

ДТ 19 КТ 60 — НДС со стоимости приобретения;

ДТ 01 КТ 08.4 — приобретение в состав ОС;

ДТ 68 (НДС) КТ 19 — НДС к вычету;

ДТ 26 КТ 02 — амортизация (на каждый месяц)

ДТ 47 КТ 01 — первоначальная цена;

ДТ 02 КТ 47 — начисленный износ;

ДТ 80 КТ 47 — ущерб от выбытия недоамортизированной компьютерной единицы

Пример 2. Списание материнской платы вследствие морального износа при проведении модернизации компьютера

Организация производит замену устаревшей материнской платы на усовершенствованную деталь. Новая деталь приобреталась в специализированном компьютерном салоне. Там же производилась замена платы. В этом случае имеет место модернизация компьютерной техники, т. к. целевое назначение замены платы — улучшение функционала и технических характеристик компьютера.

Бухгалтерия отображает покупку новой платы, траты на ее замену (оплату работ сторонней организации). Материнская плата по причине ее физического износа списывается. Первоначальная цена компьютерной единицы повышается за счет проведенной модернизации.

Бухгалтерские записи	Характеристика
ДТ 10.5 КТ 60	Покупка материнской платы
ДТ 19 КТ 60	НДС по покупке
ДТ 08 КТ 10.5	Устаревшая материнская плата (как компьютерные комплектующие) списана
ДТ 08 КТ 60	Траты по замене старой платы идут на повышение цены модернизируемой компьютерной единицы
ДТ 19 КТ 60	НДС по выполненным работам (замене платы)
ДТ 01 КТ 08	Первоначальная цена компьютера повышена за счет произведенных трат

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Можно ли вести учет компьютера по частям для его последующего списания частями?

Общепринятая точка зрения контролирующих органов сводится больше к тому, что нельзя. Основные детали, из которых состоит компьютер, — системный блок, клавиатура, монитор, мышь и др. Функционировать порознь, самостоятельно, вне компьютера они не могут. По этой причине перечисленные детали рассматриваются и учитываются в составе компьютера (общего объекта).

Допускается раздельный учет компьютера (по деталям) в двух случаях:

1. Разный срок полезного использования деталей. Чаще всего это случается, когда компьютер покупали по запчастям. К примеру, у блока — 5 лет, у монитора — 2 года и т. д. Разница в сроках существенная и это является причиной отдельного учета компьютерных комплектующих.
2. Составные части будут использоваться в разной комплектации оргтехники. Например, один монитор подключается к нескольким компьютерам.

Для целей учета запчастей, компьютерных комплектующих используется счет 10.

Если организация учитывает компьютерную технику по частям, то при необходимости. Например, при ремонте, когда требуется замена сломанной, изношенной детали. Ее списывают как вышедшую из строя на основании акта. В бухгалтерии эту операцию фиксируют как ДТ 20 (23,25, 26, 29, 44) КТ 10. Новую деталь, которую будут устанавливать взамен старой части, приходуют как запасную часть (либо ОС).