Приказ на утверждение номенклатуры дел образец

Приказ об утверждении номенклатуры дел – образец его может понадобиться, когда необходимо официально закрепить структуру документооборота фирмы. Рассмотрим, для чего нужен такой приказ и как он оформляется, в нашей статье.

Для чего нужен приказ о номенклатуре дел

В соответствии с п. 1 ст. 17 ФЗ «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации всех типов, а также ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (в частности, тех, которые касаются личного состава) в течение законодательно установленных сроков. Главными источниками, в которых закреплены данные сроки, являются:

• перечень типовых документов, введенный в оборот приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
• перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

Для выполнения данного требования закона фирмам необходимо организовать эффективный учет документооборота, предполагающий:

• классификацию документов по срокам хранения;
• эффективную индексацию документов — для мониторинга соблюдения соответствующих сроков.

Один из самых удобных способов учета документов на предприятии, соответствующий вышеотмеченным критериям, — ведение номенклатуры дел. Термин «дело» в данном случае принято понимать как категорию, группу однотипных источников. Например, это могут быть приказы, личные карточки сотрудников, трудовые книжки.

Механизм ведения номенклатуры дел на предприятии следует утверждать отдельным приказом руководителя. Посредством него юридически закрепляется:

• собственно номенклатура дел фирмы (перечень категорий документов, используемых на предприятии);
• обязанности конкретных сотрудников по ведению утвержденной номенклатуры дел.

Процедура утверждения номенклатуры дел в частных фирмах законодательством РФ не регламентирована. Другое дело — бюджетные организации.

Приказ об утверждении номенклатуры дел в ДОУ, школе и иных бюджетных организациях

Существует ряд НПА, довольно подробно регламентирующих ведение номенклатуры дел в бюджетных структурах, а именно:

• правила, утвержденные решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива);
• письмо Минобразования РФ от 29.09.2000 № 711/28-16 (его действие распространяется на ДОУ);
• письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 (устанавливает правила для школ).

Правила Росархива распространяются на государственные организации, а также негосударственные, но работающие с государственными документами. Вместе с тем нормам, утвержденным Росархивом, на практике следуют и многие частные фирмы.

Порядок утверждения номенклатуры дел в госструктурах и частных фирмах

В соответствии с п. 3.4.6 правил Росархива номенклатура дел организации утверждается посредством:

• оформления на общем бланке;
• визирования сотрудником, ответственным за ведение архива;
• одобрения экспертной комиссии;
• согласования с экспертно-проверочной комиссией;
• утверждения руководителем фирмы.

Что касается приказа об утверждении номенклатуры дел как самостоятельного нормативного акта, он чаще всего применяется именно в частных структурах. В госструктурах номенклатура утверждается посредством подписания ее унифицированной формы, также закрепленной в правилах Росархива (приложения 7 и 8).

Кроме того, при утверждении номенклатуры в частных фирмах, как правило, исключается этап одобрения документа экспертной комиссией, которая учреждается на ведомственном уровне.

Где скачать образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Ознакомиться с образцом приказа о вводе номенклатуры дел в организации вы можете на нашем портале. Мы подготовили для вас образец документа, на основе которого может быть издан приказ, актуальный для вашей фирмы.

Итоги

Приказ, посредством которого в документооборот фирмы вводится номенклатура дел, издается с целью выполнения фирмой предусмотренной законом обязанности по обеспечению сохранности архивных документов. Соответствующий локальный акт подписывается руководством компании по завершении предшествующей процедуры по согласованию номенклатуры дел.

Ознакомиться с иными фактами, касающимися использования номенклатуры дел на предприятии, вы можете в статьях:

Номенклатура служит для отображения полного перечня дел, содержащих определенного рода локальные и полученные извне документы. Она не является строго регламентированной и находит отражение в своем использовании на предприятиях, характеризующихся большим штатом сотрудников. Как правило, предприятие издает приказ об утверждении номенклатуры дел, образец которого можно скачать ниже.

Документация, как правило, распределяется в папки по определенной тематической классификации, на лицевой поверхности которых обозначается надпись «Дело». Численность таких папок у крупных организаций может достигать нескольких сотен единиц.

Кем составляется приказ?

Если составлением номенклатуры дел чаще всего занято лицо-делопроизводитель, то обязательство по подготовке соответствующего приказа об утверждении вменяется сотруднику, имеющему опыт и отношение к процессу издания распорядительных актов внутри организации. Таковыми лицами могут являться кадровые сотрудники, секретари или работники юридических подразделений. Вне зависимости от субъекта, подготавливающего утверждающий приказ для номенклатуры дел, документ в завершенном виде подлежит передаче на утверждение первому руководителю.

О сроках действия

Период функционирования документа обычно равняется сроку существования самой номенклатуры. В большинстве организаций этот временной промежуток не превышает одного года, однако может корректироваться по усмотрению руководства.

Образцы других приказов об утверждении:

Как оформить приказ об утверждении номенклатуры дел

Документ не характеризуется строгими нормативными требованиями и подлежит составлению, как в ручной, так и в печатной версии. Возможно оформление посредством применения фирменного бланка. Утверждение номенклатуры дел производится путем проставления оригинальной подписи руководителя, а фиксация печати не является обязательным действием (законодательно упразднено с 2016 года). В течение всего временного периода действительности приказ подлежит сохранению наряду с иной распорядительной документацией. После прекращения актуальности документ перемещается в архив, где продолжает сохраняться на протяжении положенного срока.

Какие моменты включать в состав приказа?

Хотя регламентированная структура приказа об утверждении нигде не обозначена, при его издании рекомендовано обеспечить присутствие в тексте положений, затрагивающих следующее:

необходимость фиксации в верней части бланка (после логотипа организации или ее правильного наименования) даты и места под будущий регистрационный номер;

преамбула подразумевает обозначение сути документа;

распорядительный раздел стартует командой «Приказываю» и направлен на действие, связанное с утверждением соответствующей номенклатуры дел в данном предприятии;

обозначаются номенклатурные особенности (номер, временные рамки, в течение которых подразумевается ее действие и пр.);

заключительным положением определяется перечень лиц, наделенных ответственностью за исполнение распоряжения, отображенного в настоящем утверждающем приказе для номенклатуры.

Завершается приказ традиционной фиксацией личной подписи главы компании с расшифровкой его должности и инициалов. Затем следует процедура, направленная на ознакомление всех задействованных настоящим документом лиц.

Образец оформления

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел — скачать.

Приказ об утверждении номенклатуры дел – образец этого документа иногда требуется при организации ведения делопроизводства. Законодатель к форме и содержанию такого приказа требований не предъявляет, его разработка ведется по инициативе работодателя. О том, как составить приказ о номенклатуре дел, расскажем в статье далее.

Для чего необходим приказ, которым утверждается номенклатура дел?

Законодатель в п. 1 ст. 17 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» установил обязанность организаций, госорганов и ИП обеспечивать сохранность документов, в том числе тех, которые касаются личного состава, в пределах сроков, установленных соответствующим нормативным актом. Например, для акционерных обществ таким актом является постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс, которым утверждается Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. Для того чтобы выполнить это требование законодателя, организации должны прописать порядок формирования системы номенклатуры дел, назначить ответственных лиц, уточнить классификацию документов в соответствии со сроками их хранения и т. д.

Начинать организацию системы номенклатуры дел лучше всего с издания приказа руководителя предприятия. Приказ, которому присваивается номер в соответствии с разработанной в организации системой нумерации приказов по общей деятельности, должен быть заверен подписью уполномоченного лица и гербовой печатью. Хранится документ, как правило, на предприятии.

ДЛЯ СПРАВКИ: в соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, номенклатура утверждается на календарный год. Это означает, что приказ, утверждающий ее, должен быть издан в конце года, предшествующего тому, на который она принимается.

Составление приказа об утверждении номенклатуры дел

Скачать форму приказа

Приказ, как правило, печатается на фирменном бланке организации, в котором указываются название предприятия, его ИНН, ОГРН, юридический и фактический адреса. Если бланка нет, вышеуказанную информацию размещают в середине верхней части листа.

Далее посередине пишется слово «Приказ», под которым ставится его порядковый номер и дата принятия. Далее идет название документа — например, «Об утверждении номенклатуры дел на 2017 год».

Следующий шаг — составление преамбулы приказа. Ее можно сформулировать по-разному, например:

• «Во исполнение положений пункта 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"…»;
• «С целью оптимизации и обеспечения сохранности документов ООО "Весенний день"…»;
• «Для обеспечения правильного формирования и учета дел…» и т. д.

Главное, отразить в преамбуле смысл издания приказа. Так как он утверждает номенклатуру дел на предприятии, текст преамбулы должен извещать именно об этом. Нами представлены примерные варианты, которые могут быть использованы при составлении приказа.

Далее пишется слово «Приказываю» и идет основной текст приказа, который лучше начинать с пункта об утверждении номенклатуры дел. Как правило, это формулировка типа «утвердить номенклатуру дел ООО "Весенний день" на 2017 год и ввести ее в действие с 01.10.2016».

Следующий пункт — вменение в обязанности начальникам структурных подразделений организации использовать в своей деятельности утвержденную номенклатуру.

Последний пункт раздела — назначение лица, ответственного за исполнением приказа.

ДЛЯ СПРАВКИ: если ранее действовал приказ об утверждении номенклатуры на предыдущий календарный год, его необходимо отменить новым приказом, добавив пункт вида «Признать утратившим силу приказ ООО "Весенний день" от 01.10.2015 № 186 "Об утверждении номенклатуры дел на 2016 год"».

Завершает процесс издания приказа простановка подписи руководителя предприятия с подтверждением гербовой печатью организации. Образец приказа об утверждении номенклатуры дел вы можете найти на нашем сайте.