Содержание
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ВЛАДИМИРА
от 5 июня 2012 года N 416-р
Об утверждении инструкции СМК администрации города Владимира "Использование факсимильного воспроизведения подписи И-АВ 01-02/06-2011"
В соответствии с распоряжением администрации города Владимира от 26.12.2011 N 837-р "О внедрении системы менеджмента качества (СМК)", в целях повышения результативности и эффективности существующего менеджмента администрации города Владимира и внедрения системы менеджмента качества в соответствии с требованиями международного стандарта ИСО 9001:2008:
1. Утвердить инструкцию СМК администрации города Владимира "Использование факсимильного воспроизведения подписи И-АВ 01-02/06-2011" к стандарту СМК администрации города Владимира "Управление документацией общего делопроизводства СТ-АВ 02-2011" (приложение) и ввести ее в действие с 01.06.2012.
2. Заместителям главы администрации города, руководителям структурных подразделений администрации города Владимира довести указанную инструкцию СМК администрации города Владимира до сведения работников курируемых/возглавляемых подразделений и подведомственных учреждений, обеспечить ее практическую реализацию в соответствии с ее областью применения.
3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на представителя руководства по качеству, заместителя главы администрации города, руководителя аппарата Гарева В.А.
Глава администрации города
А.С.ШОХИН
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением
администрации
города Владимира
от 05.06.2012 N 416-р
Система менеджмента качества
Использование факсимильного воспроизведения подписи
Введена с 01.06.2012
Количество листов: 7
1.1. Настоящая инструкция СМК администрации города Владимира "Использование факсимильного воспроизведения подписи И-АВ 01-02/06-2011" к стандарту СМК администрации города Владимира "Управление документацией общего делопроизводства СТ-АВ 02-2011" (далее – Инструкция) разработана в целях повышения результативности и эффективности организации делопроизводства в администрации города Владимира.
1.2. Инструкция разработана в соответствии со стандартом СМК администрации города Владимира "Управление документацией общего делопроизводства СТ-АВ 02-2011" и нормативными документами, на которые он ссылается.
1.3. Инструкция определяет порядок изготовления, выдачи, учета, хранения, использования и уничтожения факсимильного воспроизведения подписи (далее – факсимиле) в администрации города Владимира.
1.4. Действие Инструкции распространяется на администрацию города Владимира, ее структурные подразделения и муниципальные учреждения.
Клише факсимиле – элемент факсимиле, содержащий зеркальное отображение оттиска факсимиле.
Мастичное факсимиле – факсимиле, изготовленное из каучука либо иного подобного материала, обеспечивающего качественное нанесение на бумаге оттиска элементов факсимиле штемпельной краской.
Отдел ЭД – отдел электронного делопроизводства управления информатизации, телекоммуникаций и делопроизводства.
Оттиск факсимиле – изображение клише факсимиле на бумаге или других материалах.
Служба ДО – служба документационного обеспечения.
Учреждения – муниципальные учреждения.
Факсимиле – факсимильный штамп – устройство, содержащее клише точного воспроизведения графического оригинала подписи конкретного лица для нанесения оттисков на бумажные носители.
Штемпельная краска – специальное красящее вещество, предназначенное для нанесения оттисков факсимиле на бумаге.
3.1. В администрации города Владимира допускается использование факсимильного воспроизведения подписи главы администрации города.
По согласованию с главой администрации города допускается использование факсимильного воспроизведения подписи заместителей главы администрации города и руководителей структурных подразделений администрации города Владимира с правом юридического лица, учреждений (далее – руководителей) на документах, не влекущих за собой материальную или иного вида ответственность (если иное не было предусмотрено соглашением сторон).
3.2. Факсимиле разрешается использовать на следующих документах по прямому указанию должностных лиц, чьи подписи воспроизводятся:
– копии подписанных в установленном порядке документов администрации города Владимира и должностных лиц (в том числе копии постановлений, распоряжений и приказов);
– поздравительные, приветственные письма, телеграммы, грамоты, благодарности и благодарственные письма, направляемые от имени руководителей.
3.3. Запрещается применять факсимиле на иных документах, кроме перечисленных в пункте 3.2 настоящей Инструкции.
4.1. Факсимиле должно быть изготовлено таким образом, чтобы при его использовании на документе оставался четкий оттиск изображения подписи руководителя.
Насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска должны быть равномерными.
4.2. Не допускаются визуально различимые:
– выдавливание штемпельной краски за края печатных элементов;
– недопечатки и непропечатки;
– искажения элементов изображения на оттиске;
– смазывание и стирание.
5.1. Факсимиле изготавливается в соответствии с образцом оригинала подписи руководителя.
5.2. В администрации города Владимира заявки на изготовление факсимиле оформляются управлением секретариата главы администрации, управлением информатизации, телекоммуникаций и делопроизводства и/или Службами ДО и согласовываются с главой администрации города.
5.3. Заявки на изготовление факсимиле учитываются в журнале учета заявок на изготовление факсимиле (приложение N 1 к Инструкции). Журнал учета заявок на изготовление факсимиле хранится в Отделе ЭД.
5.4. Получение изготовленных факсимиле от полиграфических и штемпельно-граверных организаций осуществляется по доверенности, оформленной в установленном порядке.
5.5. Полученные факсимиле передаются: в администрации города Владимира – в управление секретариата главы администрации или в Отдел ЭД (в зависимости от места подачи заявки на изготовление факсимиле), в структурном подразделении администрации города Владимира, учреждении – в Службу ДО под роспись в журнале учета заявок на изготовление факсимиле.
6.1. Факсимиле учитываются в журнале учета факсимиле (приложение N 2 к Инструкции) в администрации города Владимира – в Отделе ЭД, в структурном подразделении администрации города Владимира (учреждении) – в Службе ДО.
6.2. Факсимиле выдаются должностным лицам, назначенным ответственными за их хранение и использование, под роспись в журнале учета факсимиле.
6.3. Факсимиле хранятся в металлических хранилищах, опечатываемых металлической печатью индивидуального пользования ответственного за их хранение и использование.
Запрещается хранить факсимиле в других местах, передавать их на хранение другим лицам, а также носить в карманах одежды.
6.4. В период временного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь) должностного лица, ответственного за хранение факсимиле, вышеуказанное факсимиле передается по акту без создания комиссии лицу, временно исполняющему обязанности отсутствующего должностного лица, в соответствии с должностной инструкцией. Акт утверждается руководителем структурного подразделения, где используется (хранится) факсимиле.
6.5. При увольнении или изменении должности (должностных обязанностей) должностного лица, ответственного за хранение, факсимиле сдается в Отдел ЭД/Службу ДО под роспись в журнале учета факсимиле.
6.6. Наличие, правильность хранения и пользования факсимиле проверяются специальной комиссией по мере возникновения необходимости, но не чаще одного раза в год, назначаемой начальником управления информатизации, телекоммуникаций и делопроизводства/руководителем Службы ДО в составе не менее 3 человек, о чем составляется акт проверки.
В акте проверки перечисляются все факсимиле с указанием их количества согласно журналу учета факсимиле, а также указываются выявленные факты утраты, хищения или порчи факсимиле, нарушения порядка их хранения и использования.
Акт подписывается членами комиссии и утверждается начальником управления информатизации, телекоммуникаций и делопроизводства/руководителем Службы ДО.
6.7. При обнаружении фактов утраты, хищения или порчи факсимиле, а также их незаконного использования в установленном порядке проводится служебная проверка.
6.8. При смене должностного лица, имеющего факсимиле, в актах приема-сдачи дел указываются сведения о наличии и передаче факсимиле.
7.1. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие факсимиле, факсимиле бывших руководителей в обязательном порядке сдаются: в администрации города Владимира – в Отдел ЭД, в структурных подразделениях (учреждениях) – в Службу ДО для последующего уничтожения.
7.2. На отобранные для уничтожения факсимиле специальной комиссией в составе не менее 3 человек составляется акт, который подписывается членами комиссии и утверждается: в администрации города Владимира – начальником управления информатизации, телекоммуникаций и делопроизводства, в структурных подразделениях (учреждениях) – руководителями Служб ДО.
7.3. Способ уничтожения определяется комиссией.
Уничтожение клише факсимиле предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования.
Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями.
7.4. Об уничтожении клише составляется акт.
В акте на уничтожение факсимиле в обязательном порядке указываются наименования факсимиле, их количество и номера экземпляров, регистрационные номера по журналу учета факсимиле, способ уничтожения факсимиле, а также воспроизводятся оттиски уничтожаемых факсимиле с использованием штемпельной краски.
7.5. При реорганизации или ликвидации структурного подразделения администрации города Владимира (учреждения) находящиеся у него в пользовании факсимиле уничтожаются в суточный срок с момента прекращения работы ликвидационной комиссии.
Приложение N 1
к Инструкции
Номер и дата заявки
Наименование структурного подразделения, от которого поступила заявка
Единственным нормативным документом, хоть как-то устанавливающим применение клише подписи, является Гражданский кодекс РФ п.2 ст. 160, в соответствии с которым при совершении сделок использовать факсимиле допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
При взаимодействии со своими контрагентами использование факсимиле нужно установить по взаимному согласию. То есть условие об использовании клише включить в текст договора. Если же планируются длительные партнерские отношения, имеет смысл оговорить это в отдельном соглашении сторон. Например: «Стороны допускают факсимильное воспроизведение подписей (факсимиле) уполномоченных на заключение сделок лиц с помощью средств механического или иного копирования, а также использовать факсимиле на иных необходимых документах, являющихся обязательными и необходимыми при проведении сделок. При этом факсимильная подпись будет иметь такую же силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица». В любом случае документы, заверенные подобным образом, могут быть предъявлены в суде в качестве доказательств совершения сделок.
Договор образовательного кредита: «Стороны пришли к соглашению об использовании Банком факсимильного воспроизведения подписи лица, уполномоченного подписывать настоящий Договор, дополнительные соглашения к нему и другие документы, заключаемые между Банком и Заемщиком в связи с предоставлением Кредита».
11.6. В случае временной передачи материальных носителей аналога собственноручной подписи по решению должностного лица работнику своего секретариата, органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата Администрации области на указанный период времени обеспечение правильности хранения и использования штампов с факсимиле возлагается соответственно на секретариат указанного должностного лица, работника органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата Администрации области.
В силу п. 3 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать, в том числе личные подписи указанных лиц.
Арбитражная практика по этому вопросу была неоднозначной, пока в поддержку налогоплательщиков не высказался ВАС РФ. В своем определении от 13.02.09 № ВАС-16068/08 он отметил, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения сторон не свидетельствует о нарушении требований статьи 169 НК РФ. В более позднем определении ВАС РФ от 08.04.09 № ВАС-3935/09 эта позиция была подтверждена.
Как документ позволяет сэкономить. Налоговики нередко отказывают в вычете НДС, если выясняют, что счета-фактуры подписаны неуполномоченным лицом. Или если лицо, возглавляющее организацию, не признает факта своего участия в деятельности компании или не знает своего клиента.
Приказ о факсимиле образец должен включать и прямой запрет на использование такой подписи: для нормативно-правовых актов, конкурсной документации, сертификатов соответствия продукции различным требованиям и т.д. Если условия возможности/невозможности применения факсимиле не прописаны, это тоже расценивается как запрет. Обычно это касается трудовых договоров, доверенностей, счетов-фактур и некоторых других бумаг.
Факсимиле – это своеобразная печать-клише, которая с идеальной точностью воспроизводит личную подпись руководящего лица какой-либо организации. Несмотря на почти двухвековую историю, использование такой подписи по-прежнему таит в себе множество правовых нюансов. В каких случаях можно применять факсимиле? Существуют ли специальные положения и инструкции об использовании клише вместо обычной подписи? Необходим ли приказ об использовании факсимиле в каждой компании?
Следовательно, документы, оформленные с использованием факсимильной подписи, считались не отвечающими нормам действующего законодательства. В то же время до 2004 г. существовали (они действуют и сейчас) документы, разрешавшие применение факсимильной подписи и без оглядки на Гражданский кодекс УССР. В соответствии с абзацем вторым п. 2.2 Положения о порядке осуществления операций с чеками в иностранной валюте на территории Украины 1 , использование факсимиле разрешается при подписании чеков, предназначенных для выплаты пенсий (переводы пенсий иностранных государств резидентам Украины), или в иных случаях, предусмотренных законодательством страны-чекодателя. Кроме того, в соответствии с п. 5.52 Правил ядерной и радиационной безопасности при перевозке радиоактивных материалов 2 , факсимильные подписи на декларациях допускаются в тех случаях, когда соответствующими законами и правилами признается юридическая сила факсимильных подписей. Статья 20 Унифицированных правил и обычаев для документарных аккредитивов предусматривает, что документ для выполнения условий аккредитива может быть подписан путем непосредственной подписи, факсимильной подписи, штампа, символа или другим механическим или электронным способом удостоверения. Но наши банки от отечественных клиентов такие документы не принимали, поскольку, в соответствии с п. 8.1 Инструкции о безналичных расчетах, если это предусмотрено в тексте договора, расчеты по аккредитивам регулируются Унифицированными правилами и обычаями для документарных аккредитивов в редакции 1993 г. 1 в части, не противоречащей законодательству Украины, в том числе нормативно-правовым актам Национального банка.
Частью третьей ст. 45 Закона Украины «О нотариате» предусмотрено, что, если гражданин в силу физического недостатка, болезни или по иным уважительным причинам не может собственноручно подписать соглашение, заявление или другой документ, по его поручению и в его присутствии и в присутствии нотариуса или другого должностного лица, совершающего нотариальные действия, соглашение, заявление или иной документ может подписать другой гражданин.
Следует сказать, что согласно ч. 1 ст. 202 ГКУ сделкой является действие лица, направленное на получение, изменение либо прекращение гражданских прав и обязанностей. Таким образом, под сделкой можно понимать только то действие, в том числе оформленное документально, которое отражает определенное волеизъявление субъекта. Если же документ только фиксирует состоявшийся факт (например, акт приемки-передачи, товарная накладная), он не охватывается определением сделки. То есть, госорганы, применяя ко всем первичным документам предписания ГКУ, касающиеся сделок, неоправданно расширяют понятие сделки.
Все эти технологии позволяют получать четкий факсимильный штамп по одному образцу подписи, предоставленному в электронном формате. Поскольку факсимиле не предусматривает применения микрозащиты, его изготовление занимает на порядок меньше времени и стоит дешевле. Это и привело к тому, что факсимильные штампы приобрели столь большую популярность не только в деловых кругах, но и за их пределами.
Именно поэтому каждый из них столь детально копирует образец подписи своего владельца и служит так долго! Что касается цены, то она одна из самых привлекательных в городе. Мы используем современное (точное, надежное, скоростное) оборудование и получаем расходные материалы напрямую от производителя, благодаря чему и можем себе позволить предельно демократичную ценовую политику.
Согласно п. 2.5 Положения о документальном обеспечении записей в бухучете документ может быть подписан лично, с применением факсимиле, штампа, символа или другим механическим или электронным способом удостоверения. Факсимильная подпись должностных лиц может применяться на любых документах (договорах, актах приема-передачи, счетах и т. д.), в случае если между сторонами (контрагентами) имеется письменное соглашение (договор) о согласии на использование факсимильной подписи этих лиц при осуществлении совместной хозяйственной деятельности. Также в договоре должны содержаться образцы соответствующих аналогов собственноручных подписей. Кроме того, факсимильная подпись должностных лиц по желанию может применяться в хозяйственной деятельности внутри самого предприятия на любых документах (приказах, распоряжениях, договорах и т. д.). Это должно быть оформлено соответствующим образом (приказом руководителя о применении на предприятии факсимиле либо инструкцией, утвержденной руководством, и т. д.).
4) в соответствии с п. 2.2 Положения № 577 в случае расчетов платежными поручениями плательщик выписывает платежное поручение не менее чем в трех экземплярах с использованием технических средств или заполняет собственноручно шариковой ручкой. Первый экземпляр платежного поручения удостоверяется подписями ответственных лиц и оттиском печати клиента (кроме физических лиц, ее не имеющих). Не разрешается использовать факсимиле вместо подписей, а также делать на документах какие-либо исправления.
Факсимиле – это своеобразная печать-клише, которая с идеальной точностью воспроизводит личную подпись руководящего лица какой-либо организации. Несмотря на почти двухвековую историю, использование такой подписи по-прежнему таит в себе множество правовых нюансов. В каких случаях можно применять факсимиле? Существуют ли специальные положения и инструкции об использовании клише вместо обычной подписи? Необходим ли приказ об использовании факсимиле в каждой компании?
Приказ о факсимиле образец должен включать и прямой запрет на использование такой подписи: для нормативно-правовых актов, конкурсной документации, сертификатов соответствия продукции различным требованиям и т.д. Если условия возможности/невозможности применения факсимиле не прописаны, это тоже расценивается как запрет. Обычно это касается трудовых договоров, доверенностей, счетов-фактур и некоторых других бумаг.
Основным преимуществом использования факсимиле является ускорение процесса документооборота на предприятии. Большие объемы или частое отсутствие руководителя, или его заместителей на месте значительно осложняет работу при подписании документов в компании.
Представители налоговых органов указывают, что законодательством не предусмотрено использование факсимиле. В целом данное законодательство основано на подчинении одной стороны другой, в отличии от гражданского кодекса, следовательно и использование факсимиле невозможно.
В этой статье говорится, что легитимность факсимильной подписи обеспечивается простым соглашением сторон. На практике это означает, что при заключении договора стороны должны подписать дополнительное соглашение, в котором будут определены возможность и условия использования факсимильной подписи. Отдельным пунктом необходимо указать срок действия данного документа.
ТК РФ в ст. 67 уточняет, что трудовые правоотношения сторон должны быть оформлены в виде трудового контракта, который подписывается служащим и работодателем. От имени работодателя может выступать как руководитель предприятия, так и иное уполномоченное на это действие лицо.
Использование факсимиле при заверении кадрового документа иного характера, например приказа, грамоты и т. д., также не основано на трудовом законодательстве и может свидетельствовать о несовпадении решения руководителя организации и сотрудников, заверивших документ с помощью факсимильной подписи.
Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.
Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.
Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т. д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании. Такое соглашение можно составить как для конкретного договора, так и для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом. Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.
Через каждую организацию проходит огромная численность разных бумаг и документации, большая часть которой требует наличия подписи руководителя. При этом первое лицо компании не всегда может оперативно подписывать документы. Руководитель попросту может быть занят или находиться в командировке.
Первичные учетные документы. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 03.11.2006) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать определенный набор реквизитов. К этим реквизитам относятся наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, и личные подписи указанных лиц. В этой связи использование в первичных учетных документах факсимильного воспроизведения подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильности ее оформления, по мнению финансовых и налоговых органов, не допускается.
В иных случаях суды поддерживают налоговые органы, считая, что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использования факсимильного воспроизведения подписей при оформлении первичных документов и счетов-фактур (постановления ФАС Поволжского округа от 29.05.2006 по делу № А57-19161/05-7, ФАС Западно-Сибирского округа от 05.05.2006 по делу № Ф04-2137/2006(21890-А75-33). Отрицательные для налогоплательщиков решения содержатся также в постановлениях ФАС Дальневосточного округа от 14.06.2006 по делу № Ф03-А51/06-2/1849 и ФАС Поволжского округа от 03.05.2007 г. по делу № А57-4249/06.
Налоговый кодекс тоже не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется 9 .
Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя 5 . Согласно законодательству о бухгалтерском учете 6 первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.
Арбитражная практика по этому вопросу была неоднозначной, пока в поддержку налогоплательщиков не высказался ВАС РФ. В своем определении от 13.02.09 № ВАС-16068/08 он отметил, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения сторон не свидетельствует о нарушении требований статьи 169 НК РФ. В более позднем определении ВАС РФ от 08.04.09 № ВАС-3935/09 эта позиция была подтверждена.
На практике некоторые компании подстраховываются, не афишируя при налоговой проверке приказы об использовании контрагентом факсимильной подписи. Для этого организации-партнеры используют не один оттиск, а несколько, которые отличаются друг от друга так, как если бы их ставили своей рукой.
No related posts.