Присвоение документу регистрационного номера

Регистрационный номер документа– это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в документальный фонд организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Реквизит оформляется от руки лицом, регистрирующим документ.

В ГОСТе Р 6.30-2003 сказано: «Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.».

Из этого следует, что порядковый номер является обязательным элементом данного реквизита.

Порядковые номера присваиваются отдельно для каждого вида документов в пределах делопроизводственного года (с 01 января по 31 декабря календарного года; в образовательных учреждениях может быть с 01 сентября по 31 августа учебного года). Нумерация переходящих документов (трудовых договоров, личных карточек, локальных нормативных актов и др.) может быть продолжена в новом году, а может начаться заново – с № 1.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе».

Рассмотрим несколько примеров структуры регистрационных номеров.

Регистрационный номер письма:

82/1-5, где82– порядковый номер документа по журналу регистрации; 1-5 – номер дела по номенклатуре (1 — код подразделения, 5 — номер дела в подразделении)

82/ГИ-5, где82– порядковый номер документа по журналу регистрации, ГИуказывает на то, что документ создан в службе главного инженера, 5 – номер дела.

Регистрационный номер договора:

12-дп, где 12– порядковый номер документа; дп– договор поставки (или ду– договор возмездного оказания услуг и др.). Регистрационные номера договоров на производство работ и оказание услуг могут иметь двойную нумерацию, например: Договор подряда № 17/21,где 17– порядковый номер документа в организации-заказчике, а 21– порядковый номер этого же документа в организации-подрядчике (то есть номера проставляются в том порядке, в котором указаны стороны в тексте договора). Регистрационный номер трудового договора может включать два элемента:5/07,где 5— это порядковый номер трудового договора; 07 — указание на год, в котором был заключен трудовой договор.

Регистрационный номер дополнительного соглашения к трудовому договору может иметь более сложную структуру:1-07/94-06, где 1– порядковый номер дополнительного соглашения к трудовому договору; 07– указание на номер года, в котором заключено дополнительное соглашение; 94 – порядковый номер трудового договора; 06– указание на номер года, в котором был заключен трудовой договор.

Порядок регистрации документов и структуру их регистрационных номеров рекомендуется закрепить в инструкции по делопроизводству или другом нормативно-методическом акте организации.

РЕКВИЗИТ 13 – ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР И ДАТУ ДОКУМЕНТА

В ГОСТе Р 6.30-2003 сказано: «Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ».

На бланке письма проставляется ограничительная отметка для этого реквизита: На №______от______________. Данный реквизит заполняется в преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Указание этого реквизита облегчает дальнейшую работу с документом: если в организацию поступает ответное письмо с указанием ссылки на регистрационный номер и дату инициативного документа, секретарю (или другому работнику организации) значительно легче найти то письмо, на которое поступил ответ, и подложить его к поступившему документу для того, чтобы руководитель при рассмотрении входящего документа смог дать оценку поступившему ответу.

Указание данных о поступившем письме на бланке письма в виде отдельного реквизита исключает необходимость ссылаться на них в тексте ответного письма: в начале текста письма не следует писать «На Ваш № . от . » во избежание дублирования одной и той же информации в пределах одного документа.

Согласно стандартам ЕСКД, ЕСПД и КСАС каждой программе, системе, документу должно быть присвоено обозначение, которое состоит из группы цифр и букв, разделённых точками, пробелами, дефисами. Обозначение присваивается по правилам для унификации и упрощения идентификации изделий и документации на них, ведения учёта и архива.
Присвоить номер, код или шифр документу, со сторону кажется целой наукой, тайным знанием. Однако, это проще чем кажется! Можно ли не присваивать этот мистический номер созданному техническому документу по ГОСТу? Нет, он необходим, чтобы в документации был порядок. Иначе поиск, хранение и учёт документов будут проблематичны.
Для начала следует запомнить, что документ не имеет номера, кода или шифра, а имеет обозначение, если мы говорим про документы из серии ГОСТов 19 или 34.
Обозначения документов по 19 и 34 ГОСТам отличаются друг от друга.

По ГОСТу 34

В 34 ГОСТе обозначение документа присваивается по ГОСТу 34.201-89, но смотря туда, не каждый сразу способен разобраться откуда берётся какая цифра.

Номер согласно ГОСТу 34 выглядит следующим образом:

Расшифровка обозначений:
А — код организации-разработчика системы, который присваивается по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций). Его можно узнать в бухгалтерии.
Б — код классификационной характеристики типа системы или её части, который присваивается по ОКП (Общероссийский классификатор продукции). Раздел классификатора по автоматизированным системам, идёт со строчки — 425000 Программно-технические комплексы для автоматизированных систем.
ВВВ — регистрационный номер автоматизированной системы или её части. Данный номер ведётся в журнале учёта на предприятии. Если журнал учёта не ведётся, то можно указать номер 001.
ГГ — код документа. Коды документов определены ГОСТом 34.201-89. Для каждого наименования документа свой номер. Например, Описание автоматизируемых функций – П3, Руководство пользователя – И3, Ведомость эскизного проекта – ЭП.
ДД — порядковый номер документа с одинаковым названием. Допустим, у вас 5 Пояснительных записок для разных компонентов программы, чтобы не запутаться в них им присваиваются номера 01, 02, 03, 04 и 05. Если документ один с таким названием, то значение пропускается.
ЕЕ — порядковый номер редакции документа. Документ может переписываться несколько раз, согласно пожеланиям заказчика. При официальной корректировке документа, по замечаниям заказчика, проставляется номер редакции. При первой передаче документа данное значение не проставляется, при второй передаче документа уже ставится значение 02.
Ж — порядковый номер части документа. Большие документы, для удобства сшивания, делятся на несколько частей. Если документ не разделён на части, то данное значение пропускается.
М — обозначение М, проставляется, если документ представлен не в печатном виде, а на диске или флешке. Если документ в печатном виде, то в данном значение пропускается.
ЛУ — обозначение ЛУ проставляется, только Листу утверждения.

Таким образом, можно получить следующее обозначение:
11119632.4251005.004.ПА.10.02-3 (Описание программного обеспечения для 10 комплекса Системы во 2-й редакции, часть 3);
11119632.4251005.005.ПА.10.02-М (Описание программного обеспечения для 10 комплекса Системы во 2-й редакции, на диске);
11119632.4251005.002.ПА (Описание программного обеспечения).
11119632.4251005.008.И2 (Технологическая инструкция).
11119632.4251005.195.ПС (Паспорт).

ПО ГОСТу 19

В 19 ГОСТе обозначение документа присваивается по ГОСТу 19.103-77.

Номер согласно ГОСТу 19 выглядит следующим образом:
A.Б.ВВВВВ-ГГ ДД ЕЕ-Ж

Расшифровка обозначений:
A — код страны, где разработан документ. Например, RU для России. Остальные обозначения указаны в стандарте ISO 3166-1.
Б — код организации-разработчика, который присваивается по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций). Его можно узнать в бухгалтерии.
ВВВВВ — регистрационный номер программы, который присваивается по ОКП (Общероссийский классификатор продукции). Допускается присваивать регистрационный номер в порядке возрастания, начиная с 00001 до 99999, для каждой организации (предприятия)-разработчика.
ГГ — порядковый номер редакции документа. Например, 01, 02,03.
ДД — код вида документа, который присваивается в соответствии с ГОСТ 19.101-77. Например, 34 – Руководство оператора, 12 – Текст программы, 33 – Руководство программиста.
ЕЕ — порядковый номер документа данного вида.
Ж — порядковый номер части документа.

Таким образом, можно получить следующее обозначение:
RU.11119632.20006–10 32 (Руководство системного программиста, 10 редакции);
RU.11119632.30706–10 32 02–03 (Руководство системного программиста, 10 редакции, 2-й документ данного вида, 3-я часть данного документа);
RU.11119632.10908–10 32 (Руководство системного программиста, 10 редакции);
RU.11119632.28051–01 32 (Руководство системного программиста, 1 редакции).
RU.11119632.44009–06 33 (Руководство программиста, 6 редакции).
RU.11119632.30101–02 81 (Пояснительная записка, 2 редакции).

Регистрация необходима на этапе создания документа и в процессе его перемещения из одной организации в другую (или органы власти). Без регистрации многие документы не имели бы юридической силы и не смогли бы попасть к конечному адресату. Приказ вступает в силу только после того, как он был подписан и зарегистрирован. Исходящая корреспонденция имеет официальный статус при наличии регистрационного номера. Аналогичным образом входящему документу присваивается регистрационный индекс – и с этого момента организация берет ответственность за его исполнение или использование.

Суть регистрации проста: документ должен быть идентифицирован, то есть получить регистрационный номер. При этом в учетные документы (журналы, карточки) необходимо внести запись о регистрации. Эта процедура важна не только для учета документов и контроля за их исполнением. Документ с уникальным номером гораздо легче найти в электронной системе, файле или в бумажном архиве.

Основные принципы регистрации

Нормативными актами в сфере делопроизводства закреплены общие правила регистрации документов. Главное «пособие» делопроизводителей – Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2016 года, которыми в том числе установлены основные принципы регистрации документов.

Зарегистрировать документ можно только один раз

Принцип однократности означает, что в пределах одной организации документ может быть зарегистрирован единожды. Об этом принципе особо следует помнить при смешанной форме делопроизводства, когда наряду с регистрацией бумажных документов в организации ведется электронный документооборот. Дублей быть не должно и в том случае, если документ, зарегистрированный в службе делопроизводства, направлен на исполнение в структурное подразделение, где обновить сведения о документе могут, используя уже созданный регистрационный номер.

Регистрация осуществляется в пределах отдельных групп

Принадлежность к группе определяется в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, распорядительные документы, договоры, служебные документы, исходящая корреспонденция

Соблюдать сроки

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Телеграммы и факсы должны быть зарегистрированы в момент получения, после чего их незамедлительно передают адресату.

Правило календарного года

Документы регистрируют в пределах календарного года. За это время ни один номер не может повториться. С наступлением нового года «счетчик» обнуляется, и документы начинают регистрировать с первого номера, но с учетом изменившейся даты календарного года. Исключение – описи дел постоянного хранения, которые имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов.

Регистрировать ОБЯЗАТЕЛЬНО

Служба делопроизводства должна регистрировать все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа создания и получения документа.

В самом общем виде это документы, которые:

• поступили из других организаций и от физических лиц;
• внутренние и отправляемые документы;
• требующие ответа;
• из органов власти, вышестоящих организаций и т.п.

В кадровом делопроизводстве регистрации подлежат:

• приказы по личному составу;
• трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
• трудовые книжки работников;
• личные дела работников;
• уведомления работников;
• командировочные удостоверения;
• справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, о занимаемых должностях и др.);
• протоколы заседаний конкурсных комиссий, по замещению вакантных должностей, избранию на должность.

Также рекомендуется вести регистрацию выдачи и сдачи доверенностей работникам, представляющим интересы организации. Это позволит проконтролировать срок действия доверенностей, а в случае увольнения работника поможет выяснить, есть ли у него на руках действующий документ.

Единого перечня нерегистрируемых документов не существует

По общему правилу не регистрируются документы, полученные для сведения и не требующие исполнения или ответа. Обычно перечень таких документов содержится в приложении к инструкции по делопроизводству. Если инструкции по делопроизводству в организации нет, список нерегистрируемых документов может быть утвержден приказом руководителя организации.

Как правило, к нерегистрируемым относятся:

• сводки и информация, присланные для сведения;
• копии приказов руководителя по основной деятельности;
• копии распорядительных документов вышестоящей организации;
• формы статистической отчетности;
• графики, наряды, заявки;
• прейскуранты, прайс-листы,
• технические условия;
• поздравительные письма и телеграммы;
• пригласительные билеты;
• рекламные извещения, плакаты, программы мероприятий;
• учебные планы, программы;
• печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги);
• корреспонденция работников с пометкой «лично» и многие др.

В случае если нарушены правила оформления документов, служба делопроизводства вправе их не регистрировать.

Регистрационные журналы, книги, карточки

Для регистрации документов используются журналы (книги) и карточки. Это две исторически сложившиеся формы фиксации регистрационных данных. С появлением компьютеров из бумажных они постепенно трансформировались в электронные журналы, базы данных и, наряду с другими делопроизводственными процедурами, перекочевали в системы электронного документооборота.

Журналы (книги) регистрации

Если в организации не внедрена система электронного документооборота, функцию регистрации на себя могут взять электронные журналы, которые удобно составлять и вести в виде таблицы Excel. Первая строка такого журнала содержит заголовок информационного поля, каждая последующая – учетную запись.

В большинстве случаев формы регистрационных журналов четко не регламентированы. При необходимости содержание строк и столбцов можно менять, придерживаясь принципа полноты отображения информации о регистрируемом документе.

В произвольной форме ведутся:

• Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам;
• Журнал учета входящей корреспонденции;
• Журнал учета исходящей корреспонденции;
• Журнал учета личных дел;
• Журнал регистрации приказов по основной деятельности;
• Журнал регистрации приказов по личному составу;
• Журнал регистрации приказов на отпуск;
• Журнал регистрации должностных инструкций;
• Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации и многие др.

Формы журналов и книг, ведение которых обязательно, нормативно определены.

• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля;
• Журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
• Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности;
• Журнал учета предрейсовых медицинских осмотров водителей.

Формы журналов, рекомендованные ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 года № 2797»:

• Журнал регистрации вводного инструктажа;
• Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.

ВАЖНО! Обязательное ведение учетных форм в виде журналов установлена Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 года (статьи 258, 259,260, 261 и др.). Журналы (книги) регистрации подлежат особому хранению.

Бумажные журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке указывается наименование организации, заголовок, дата заведения журнала (книги), а после внесения последней возможной записи – дата окончания. Любые изменения в названии организации или ее организационно-правовой собственности также должны быть отражены на обложке.

Регистрировать документы в бумажных журналах нужно только в том случае, если такое требование закреплено в правовых актах или когда в этом есть объективная необходимость, например, во избежание разногласий при выдаче документов об образовании и пропусков. В остальных случаях более удобной формой регистрации являются электронные журналы.

Регистрационные карточки

К регистрации на бумажных карточках прибегают в том случае, если в организации нет ни СЭД, ни возможности вести электронные журналы. Карточная система регистрации позволяет регистрировать один и тот же документ в нескольких картотеках в зависимости от классифицирующего признака: по автору, исполнителю и пр. Такой вид картотеки называется справочным, или информационным. Также возможно заведение тематической картотеки, в которой карточки организуются согласно классификатору вопросов деятельности организации. Для осуществления контроля за исполнением документов и поручений используется сроковая картотека.

Поскольку вся работа в картотеке ведется вручную – во время регистрации и в ходе поиска нужной информации, она крайне не продуктивна для работы с большим объемом документооборота, например, с входящими документами.

Организация самостоятельно определяет формы регистрационных карт и закрепляет их в инструкции по делопроизводству.

Кто должен вести регистрацию документов

В случае если в организации делопроизводство ведется централизованно, то вся документация регистрируется в службе ДОУ. При смешанной форме необходимо четко определить, какое подразделение, какой сотрудник ответственны за регистрацию, а также установить перечень документов, подлежащих регистрации.

Часть внутренних документов (приказы по основной деятельности, служебные записки, докладные и пр.) регистрируется службой делопроизводства. Протоколы заседаний – по месту создания лицом, ответственным за организацию мероприятия. Внутренняя документация структурных подразделений проходит регистрацию в структурных подразделениях.