Проверка списания гсм в бюджетных учреждениях

по проверке правильности списания горюче-смазочных материалов

в МБУ «Административно-хозяйственный комплекс» за 1 квартал

22.06.2015г. г. Полысаево

В соответствии приказом Министерства экономического развития РФ от 01.01.2001 года № 30 «Об утверждении Порядка проведения плановых проверок », на основании постановления Администрации Полысаевского городского округа от 01.01.2001 года № 000 2 «Об утверждении Положения о внутреннем финансовом муниципальном контроле», в соответствии с планом-графиком утвержденным главой Полысаевского городского округа от 01.01.2001 года, с постановлением «О проведении проверки», проведена плановая проверка муниципального бюджетного учреждения « Административно-хозяйственный комплекс» по соблюдению требований законодательства РФ и иных нормативно-правовых актов РФ.

Цель проверки – предупреждение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации в сфере приобретения, учета и списания горюче – смазочных материалов и иных нормативных актов.

Проверка проведена главным специалистом по внутреннему финансовому муниципальному контролю Холиной Ларисой Николаевной.

Проверяемый период – с 1 января 2015 года по 30 марта 2015 года.

Предмет проверки – соблюдения требований законодательства сфере приобретения, учета и списания горюче – смазочных материалов и иных нормативных актов.

Субъект проверки – муниципальное бюджетное учреждение учреждения « Административно-хозяйственный комплекс» (юридический адрес: 652560, Кемеровская область, ), ) , извещен о начале проведения плановой проверки уведомлением от 01.01.2001 года № 11, источник финансирования – местный бюджет.

Муниципальное бюджетное учреждение «Административно-хозяйственный комплекс» (сокращенное название – МБУ «АХК») осуществляет свою деятельность с 11.12.2009 года в соответствии с Уставом, утвержденным учредителем . Полысаево.

Основной целью деятельности МБУ «АХК» г. Полысаево является материально-техническое и хозяйственное обеспечение деятельности администрации города и Полысаевского городского Совета народных депутатов. Осуществляет следующие виды деятельности:

-транспортное обеспечение деятельности администрации и Совета народных депутатов Полысаевского городского округа,

-обеспечение хозяйственно-технического обслуживания содержания здания администрации Полысаевского городского округа,

-обеспечение необходимых организационно-технических условий для трудовой деятельности администрации и Совета народных депутатов Полысаевского городского округа.

Должностными лицами, ответственными за финансово-хозяйственную деятельность учреждения в проверяемом периоде являются: директор , главный бухгалтер .

1. По состоянию на 01.01.2015 г постоянно действующий подвижной состав МБУ «АХК» составляет 11 единиц транспорта, в том числе:

2. Toyota LC -100

3. Toyota Corolla

7. Лада 2114 с674 АО

8. Лада 2114 с064 АХ

9. Лада 2114 м672 АО

10. Лада 2114 м364 АО

11 .ВАЗ 2110 а713 НУ

В 1 квартале 2010 года на поставку нефтепродуктов для МБУ «АХК» г. Полысаево с -Корпоротивные продажи» заключен муниципальный контракт .315916 на сумму 390645 рублей и муниципальный контракт -445619 с ОЙЛ» на сумму 407585 рублей. Всего приняты бюджетные обязательства в 1 квартале на сумму 281016,80 рублей.

Заправка автомобилей топливом производится на автозаправочных станциях -Корпоротивные продажи» и «Перекресток ОЙЛ» по лимитно-заборным ведомостям с указанием отпущенного количества по каждому водителю. Со всеми водителями заключены договоры о полной индивидуальной материальной ответственности. Приобретение ГСМ осуществлялось путем безналичного перечисления ( по пластиковым картам). Ежемесячно топливные компании предоставляют учреждению информационный отчет, который содержит данные об отпущенном по карточке бензине.

В проверяемом периоде оплата за горюче-смазочные материалы производилась безналичным путем на основании счетов-фактур за оказанные услуги, в т. ч:

– сч/ф – 2817,08 л на сумму 88316,52 рублей;

– сч/ф – 3268,85 л на сумму 101738,63 рублей;

– сч/ф – 3134,90 л на сумму 97089,88 рублей.

Всего в 1 квартале 2015 года получено 9220,8 л ГСМ на сумму 287145,03 рублей, оплачено за поставку ГСМ в полном обьеме, кредиторская задолженность отсутствует.

2. Главой Полысаевского городского округа согласованы лимиты на потребления горюче-смазочных материалов на 2015 год. В целях минимизации расходов бюджета и контроля за рациональным потреблением МБУ «АХК» в 1 квартале 2015 года утвержден лимит потребления ГСМ в количестве 12430 литров. Фактический расход ГСМ за 1 квартал 2015 года составил 9220,32 л., т. е. не превысил лимит потребления.

Бюджетный учет движения ГСМ ведется на счете 01050 «Горюче-смазочные материалы», на данном счете учитываются все виды топлива, согласно инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом МФ РФ от 01.01.2001г № 000н, с применением программного продукта «1 С-бухгалтерия».

3. В МБУ «АХК» нормы расхода топлив и смазочных материалов на автотранспорт утверждены приказом директора в соответствии с распоряжением Минтранса от 01.01.2001 № АМ-23-1 «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте». Списание горюче-смазочных материалов на расходы организации производится по фактическому расходу, но не выше утвержденных норм расхода ГСМ. Списание масел производится по утвержденным нормам на 100 л расхода топлива. Нарушений в списании ГСМ не установлено.

Пройденный километраж соответствует километражу, указанному в актах на списание ГСМ. Данные путевых листов о пробеге, движении горючего и остатках ГСМ соответствуют данным бухгалтерского учета. Для достоверности данных о пробеге автомобилей бухгалтером производится снятие показаний спидометра. Списание ГСМ производится согласно заполненным путевым листам. Путевой лист выписывается в одном экземпляре, срок действия один день. Контроль правильности оформления путевых листов осуществляет механик Пронин приказу Министерства Транспорта от 01.01.2001 г. № 000 путевой лист должен содержать пять обязательных реквизитов. В нарушение этого в путевых листах №№ 000 от 27.02.15,0310 от 26.02.15,0300 от 25.02.15,0149 от 02.02.15,0156 от 03.02.15,0166 от 04.02.15, 0314 от от27.02.15, 0304 от 26.02.15,0264 от 19.02.15,0254 от 18.02.15,0244 от 17.02.15,0134 от30.01.15,0107 от 27.01.15 отсутствует время возвращения в гараж. В путевых листах 0314 от 27.02.15, 0274 от 20.02.15, 0264 от 19.02.15.0254 от 18.02.15,0244 от 17.02.15, 0235 от 16.02.15,0208 от 11.02.15, 0190 от 09.02.15,0322 от 27.02.15,0252 от 17.02.15,0131 от 30.01.15, 0122 от 29.02.15- отсутствует заключение после рейсового медицинского осмотра. В путевом листе от 13.01 15 отсутствует номер путевки, а так же время выезда и возвращение в гараж. По путевым листам 0204 от 10.02.15, 0239 от 16.02.15, 0249 от 17.02 15, 0259 от 18.01.15,0289 от 24.02.15, 0319 от 27.02.15 – маршруты следования водителями расписываются нерегулярно.

Исходя из позиции Минфина России, изложенной в Письме -03-04/1/129, а также позиции Росстата России, изложенной в Письме , отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования служебного автомобиля, являющейся обязательной, не допускается. Отсутствие такой информации не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Следовательно, путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. Целесообразнее в путевом листе отражать информацию о конкретном месте следования автомобиля, т. е. не только город, но и организацию. Данная информация позволяет судить об использовании автомобиля сотрудниками организации в служебных целях.

Выводы и предложения

1. Проводить учет ГСМ в бухгалтерии в соответствии с инструкцией 25н.

2. Заполнение путевых листов осуществлять в соответствии с приказом Министерства Транспорта РФ от 01.01.2001 г. № 000, Федеральным законом от 01.01.2001 г. № 000 ФЗ « О бухгалтерском учете».

3. При расчете расхода бензина основываться на распоряжение Министерства Транспорта РФ от 01.01.2001 г. № АМ-23-р.

4. В путевом листе отражать информацию о конкретном месте следования автомобиля, т. е. не только город, но и организацию, согласно разъяснениям Федеральной службы государственной статистики от 01.01.2001 г. № ИУ-09-22257 и Министерства финансов РФ от 01.01.2001 года № 03-03-041129.

Главный специалист по внутреннему

финансовому муниципальному контролю

Полысаевского городского округа

Копию акта получил «____»________2015 г._______ ________

Статьи по теме

По результатам проводимых специалистами Минфина России, Росимуществом, органами исполнительной власти субъектов РФ проверок целевого расходования бюджетных средств и эффективности использования имущества государственными (муниципальными) учреждениями наибольшую долю необоснованного списания материальных запасов составляет бензин. Подобные факты проверяющие квалифицируют как бесконтрольность со стороны руководства и бухгалтерии. О том, как организовать действенный контроль за служебным транспортом, расскажем далее.

Основные нарушения

Автомобиль, введенный в эксплуатацию, закрепляется за конкретным водителем (материально ответственным лицом), должностные обязанности которого включают:

• использование закрепленного имущества исключительно в служебных целях;
• соблюдение правил и норм технической эксплуатации транспортного средства (далее – ТС);
• регулярное предоставление ТС на техническое обслуживание;
• прохождение медицинского контроля;
• соблюдение правил дорожного движения и скоростного режима;
• знание марки топлива, смазочных материалов, нормы расхода ГСМ;
• заполнение путевых документов по учету работы автомобиля, ведение учета эксплуатации аккумуляторной батареи и работы автомобильной шины.

При этом в качестве основных нарушений, влекущих за собой необоснованное списание бензина, контролеры выделяют:

1 неправомерное, неэффективное использование служебного транспорта;

2 неправильное использование (неиспользование) базовых норм расхода топлив;

3 указание недостоверных данных в путевых листах.

Согласно п. 36 инструкций № 174н и № 183н списание материалов производится на основании:

• Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230);
• Путевого листа (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007) – для списания в расход всех видов топлива.

Унифицированные формы путевых листов приведены в приложении 1 к приказу Минфина России от 15.12.2010 № 173н. Формы и порядок их заполнения утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. При заполнении листов также следует руководствоваться приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Этот приказ обязателен для исполнения организациями всех форм собственности, в т. ч. учреждениями госсектора.

Буквальное трактование данной нормы позволяет сделать вывод о том, что горючие материалы (топливо) списываются на основании путевых листов, а смазочные материалы (масла и специальные жидкости) – на основании Акта (ф. 0504230).

Однако на практике списывать топливо на основании одного лишь путевого листа проблематично. Во-первых, в нем нет указаний на стоимость ГСМ. Во-вторых, из данных путевого листа бухгалтеру не всегда ясно, какой объем бензина списывать – фактически израсходованный или по нормативу.

Поэтому многие учреждения поступают так. Топливо, так же как и смазочные материалы, списывают на основании акта, а путевые листы и приказы руководителя (например, на списание перерасхода) прикладывают к акту в качестве обоснования списания. Перед составлением акта на списание можно составить промежуточный документ, отражающий движение топлива в целом по учреждению на основании путевых листов всех автомобилей (например, сводную ведомость расхода топлива).

Отсутствие медработника не освобождает от ответственности

За отсутствие в путевом листе подписи квалифицированного медработника о прохождении водителем медосмотра предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере: от 2000 до 3000 руб. – должностному лицу (руководителю); от 30 000 до 50 000 руб. – учреждению. Этот штраф вправе наложить Росздравнадзор. Также за отсутствие отметки о медосмотре вправе оштрафовать инспектор ДПС: на сумму 5000 руб. – руководителя учреждения; на сумму 30 000 руб. – учреждение. Чтобы не допускать такое нарушение, учреждение, не имеющее в штате медика, должно заключить договор на обследование водителей с медицинской организацией.

Он как бы есть, и его как бы нет

При оценке правомерности и эффективности использования служебного транспорта предполагается анализ порядка его содержания, эксплуатации, технического обслуживания и ремонта.

На практике нередким нарушением является использование ТС водителем в личных целях, либо содержание (местонахождение) автомобиля за пределами учреждения.

Проверить данный факт легко в рамках внутреннего контроля. Организуется внеплановая (внезапная) проверка в гараже учреждения (до начала и после окончания рабочего дня). Если обнаружится, что фактически автомобиль там отсутствует, проводится служебное расследование.

Для выяснения всех обстоятельств проверяются документы, в частности журнал регистрации путевых листов и последний путевой лист на соответствие в них показателей километража. При появлении водителя на рабочем месте (если проверка организована перед началом рабочего дня) следует незамедлительно проверить наличие пломбировки одометра и снять с него показания.

По итогам контрольных мероприятий и выяснения обстоятельств нарушения определяются меры дисциплинарной и материальной ответственности водителя. При наличии в учреждении автомобиля, который длительное время не используется, следует также периодически проверять его местонахождение и показания одометра. Контролирующие органы выявляют факты эксплуатации автомобиля, путевые листы на который не оформлялись, а поездки производились в нерабочее время и не в служебных целях.

Также анализируется длительность и причины неиспользования транспорта, меры по высвобождению.

Нормы не в почете

Одним из наиболее распространенных нарушений, выявляемых при оформлении операций по списанию ГСМ, является неправильное применение базовых норм1. Хотя, как показывает практика, иногда они вообще не применяются – учреждения устанавливают нормы расхода бензина самостоятельно, как говорится, «с потолка», без разработки их в установленном порядке научными организациями (произвести расчеты норм расхода топлив могут специалисты ОАО НИИАТ (п. 6 Методических рекомендаций)). Вполне естественно, что фактически расход топлива бывает завышен.

Без соответствующего приказа руководителя учреждения водители по своему разумению осуществляют переход на зимний период, применяя в расчетах расхода топлив повышенную норму (с учетом предусмотренных надбавок от 5 до 15% в зависимости от фактической температуры воздуха).

Выявить подобные нарушения можно в ходе документальной проверки. Для этого следует ознакомиться с приказами о применении учреждением соответствующих норм расхода топлив на каждую единицу транспортного средства, в т. ч. при переходе на зимний период, и сопоставить с информацией в путевых листах и учетными данными по списанию бензина.

Списание масел, специальных жидкостей, смазок (с учетом замен и дозаправок) производится исходя из общего расхода топлив автомобилем (в расчете на 100 л). При этом учитываются рекомендации заводов-изготовителей, инструкции по эксплуатации.

Зачастую выявляются факты, когда водители заливают моторное масло в большем объеме, нежели заправочный объем системы смазки двигателя, производят дозаправку без учета замены масел, что приводит к перерасходу ГСМ. Выявить такой перерасход можно исходя из данных бухгалтерского учета, установив даты, когда происходила замена, и просуммировав расход по всем дозаправкам в этих периодах. Также следует провести инвентаризацию выданных в подотчет водителям масел, смазок, прочих специальных жидкостей.

В случае применения повышающих базовые нормы расхода топлив коэффициентов необходимо проверить их обоснованность.

Три пишем, два в уме

Не получится обеспечить экономическую целесообразность использования автотранспорта и списания ГСМ и в случае отражения в первичной учетной документации заведомо искаженных данных. В первую очередь это касается оформления путевых листов.

К примеру, водители, фиксируя информацию о маршруте, намеренно усложняют его, чтобы ввести в заблуждение бухгалтерских работников, принимающих к учету документы.

В конкретный маршрут могут быть включены несколько пунктов назначения (отправления), например, «ул. Марксистская, 20, – ул. Таганская, 17/23, – ул. Берниковская наб., 14». При этом отражается общий километраж и время убытия и прибытия по первому и последнему адресам.

В таких случаях сложно оценить достоверность указанной информации, и у водителя есть возможность «накрутить» пару-тройку километров сверху. Умысел водителя может заключаться и в том, чтобы использовать автомобиль в рабочее время не в служебных целях, и в том, чтобы по окончании рабочего дня несанкционированно проникнуть в механизм одометра и подкорректировать пробег ТС с последующим списанием большего расхода топлива.

Чтобы исключить подобные случаи, работники учреждения (клиенты, в случае оказания платных услуг), подтверждающие факт, а также целевой характер поездки на автомобиле, должны внимательно изучать указанную водителем информацию, требовать пояснений (лучше в документальном виде), с какой целью были произведены поездки по указанным адресам. Кроме того, рекомендуется по возможности фиксировать пока затели одометра перед каждой поездкой.

Одним из наиболее надежных способов предотвращения фальсификации данных, влекущей за собой необоснованное списание бензина, является разработка и утверждение таблицы наиболее частых маршрутов, совершаемых ТС учреждения с учетом особенностей его финансово-хозяйственной деятельности.

Ежедневные и (или) внеплановые проверки показателей одометра ответственным за эффективное использование автотранспортных средств сотрудником учреждения (он назначается руководителем либо комиссией учреждения, осуществляющей внутренний контроль) способствуют выявлению несоответствия фактических и учетных данных.

Прежде чем составлять такую таблицу руководитель учреждения издает приказ о проведении оптимизации маршрутов автотранспортных средств и назначает комиссию, которая осуществляет замер расстояний. По итогам замеров оформляется акт, на основании которого и составляется таблица маршрутов. Она может быть единой как для одного учреждения¸ так и для нескольких, находящихся в одной ведомственной подчиненности и расположенных в границах одного муниципального района. В указанную таблицу целесо образно включить следующие виды маршрутов движения ТС:

• с пунктом отправления от учреждения (места постоянной стоянки). Например: ул. Коммунаров, 26 (фактический адрес учреждения) – ул. Спиридонова, 57/2 МУП «Водоканал», 12 км;
• с пунктами прибытия и убытия от одной организации в другую. Например: ул. Спиридонова, 57, корп. 2, МУП «Водоканал» – ул. Академическая, 120, МБОУ Лицей, 6 км;
• по межмуниципальным, региональным и федеральным трассам. Например: черта г. Абдулино – черта г. Оренбург, 278 км.

В примечании к маршруту можно указать путь следования, т. к. в различных вариантах подъезда к месту назначения километраж и время пути может увеличиваться. При этом следует учитывать и наличие установленных дорожных знаков (информационных, запрещающих).

С целью обоснованного списания бензина и правильного применения коэффициентов, повышающих нормы расхода топлив, поименованных в п. 5 Методических рекомендаций, следует разделять типы маршрутов. То есть при движении из одного населенного пункта в другой (с различной численностью населения), в т. ч. по федеральной трассе, маршрут должен состоять из нескольких пунктов.

Чтобы максимально охватить наиболее часто используемые организацией маршруты, можно составить список контрагентов, с которыми она взаимодействует (поставщики, подрядчики), органов исполнительной власти и подведомственных им учреждений и т. п.

Руководитель учреждения, находящегося в селе Спасское Благодарненского района, направляется на совещание, организованное органом-учредителем в г. Ставрополе.

В путевом листе водитель должен указать следующие маршруты: 1) ул. Западная, 17 (фактический адрес учреждения) – черта с. Спасское (поселок, 3 км);
2) черта с. Спасское – черта г. Благодарный (трасса, 26 км);
3) черта г. Благодарный – черта г. Благодарный (город, 6 км);
4) черта г. Благодарный – черта г. Ставрополь (трасса, 149 км);
5) черта г. Ставрополь – ул. Южная, 12 (фактический адрес учредителя) (город, 15 км).

Скорость цели не заменит

При приеме на учет путевых листов от водителей также следует обратить внимание на скоростной режим, который должен соблюдаться в обязательном порядке (превышение скорости приводит не только к штрафам, но и большему расходу бензина). Выявить нарушения можно, рассчитав, за сколько времени из пункта А в пункт Б доехал автомобиль. На практике случается, что водитель за 10 минут может проехать путь длиной 40 км со скоростью 235 км/ч. Подобные факты свидетельствуют об отражении в учетных документах недостоверных данных.

В заключение отметим, что предпосылкой любого нарушения является отсутствие действенного контроля. Регулярность и многообразие контрольных процедур будет способствовать эффективному использованию имущества учреждения и в целом ведения его финансово-хозяйственной деятельности.

В путевом листе при расшифровке маршрутов следует указывать и информацию о заправке бензином на АЗС. Данные по времени прибытия и выбытия сверяются с приложенным к нему чеком. Время должно совпадать.

Автор: Магурина Л., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Надо ли медицинскому учреждению оформлять путевые листы? Какая форма должна быть у этого первичного учетного документа? Какие нарушения в оформлении путевых листов выявляются в ходе проведения контрольных мероприятий? По каким нормам происходит списание ГСМ? Какие ошибки в списании ГСМ чаще всего допускаются?

Оформление путевого листа – право или обязанность учреждения?

Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (п. 7 Инструкции № 157н). Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству РФ, правовым актам уполномоченных органов исполнительной власти, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 7 Инструкции № 157н и ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

К бухгалтерскому учету принимаются первичные учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, из предположения надлежащего составления первичных учетных документов по совершенным фактам хозяйственной жизни лицами, ответственными за их оформление (п. 3 Инструкции № 157н).

В редакции инструкций № 162н, № 174н, № 183н, действовавшей до вступления в силу Приказа Минфина РФ от 31.12.2015 № 227н, было установлено, что выбытие материальных запасов производится в том числе на основании путевого листа (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), который применяется для списания в расход всех видов топлива. Таким образом, путевой лист являлся первичным учетным документом для учета и списания ГСМ.

Государственные (муниципальные) учреждения применяли форму путевых листов, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – Постановление Госкомстата РФ № 78).

Сейчас инструкции № 162н, 174н, 183н не содержат такого требования. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Государственные (муниципальные) учреждения при отражении фактов финансово-хозяйственной деятельности применяют формы первичных учетных документов, приведенные в Приказе Минфина РФ № 52н. В этом документе форма путевого листа отсутствует. Из приказа следует, что основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухгалтерского учета материальных запасов является акт о списании материальных запасов (ф. 0504230). Поскольку топливо (бензин, масла и др.) – объект материальных запасов (исходя из положений Приказа Минфина РФ № 52н), его списание может быть оформлено актом (ф. 0504230).

Здесь же отметим, что ведомственными нормативными актами может быть установлена необходимость при организации учета и списания ГСМ в учреждении применять путевые листы. Так, в Распоряжении Комитета по здравоохранению Правительства Санкт-Петербурга от 28.07.2009 № 466-р «Об утверждении Положения об организации деятельности и типовых формах документов отделений скорой медицинской помощи городских поликлиник Санкт-Петербурга» сказано, что путевые листы оформляются фельдшером (медицинской сестрой) по приему вызовов отделения, который обязан контролировать продолжительность вынужденных простоев и времени, затраченного на ремонт автомобиля.

Кроме того, путевые листы в обязательном порядке применяются при перевозке пассажиров в случаях, установленных законодательством РФ. Так, в Постановлении Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090 «О Правилах дорожного движения» сказано, что водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов – документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов.

В случаях, прямо предусмотренных законодательством РФ, водитель должен иметь и передавать для проверки работникам Ространснадзора карточку допуска на транспортное средство для осуществления международных автомобильных перевозок, путевой лист и документы на перевозимый груз, специальные разрешения, при наличии которых в соответствии с законодательством об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности допускается движение по автомобильным дорогам тяжеловесного и (или) крупногабаритного транспортного средства, транспортного средства, осуществляющего перевозки опасных грузов, а также предоставлять транспортное средство для осуществления весового и габаритного контроля.

В частности, п. 29 Правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом,утвержденных Приказом Минтранса РФ от 15.01.2014 № 7,установлено, что сведения о проведенном контроле технического состояния транспортного средства и месте его проведения фиксируются в путевых листах. Контроль технического состояния транспортных средств при выпуске на линию (возврате с линии) обеспечивается работником субъекта транспортной деятельности, осуществляющим допуск транспортных средств к эксплуатации.

По мнению ВС РФ, изложенному в Определении от 09.03.2017 № 309-КГ17-1326 на Решение Арбитражного суда Свердловской области от 14.04.2016 А60-62629/2015, если учреждение ведет деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, и осуществляет перевозку работников и грузов для собственных нужд, то оно обязано соблюдать требования, установленные ст. 20 Федерального закона № 196-ФЗ, и обязано обеспечить:

1) заполнение путевых листов в соответствии с требованиями нормативных актов (указывать наименование и (или) номер путевого листа, заполнять сведения о собственнике (владельце) транспортного средства);

2) осуществление контроля технического состояния транспортных средств специалистами (назначить на проведение предрейсовых осмотров транспортных средств специалиста, имеющего специальное профильное образование и соответствующего квалификационным требованиям, провести аттестацию специалистов, осуществляющих выпуск транспортных средств на линию);

3) доведение до водителей необходимой информации путем проведения инструктажей (организовать проведение вводных инструктажей со всеми водителями при приеме их на работу, независимо от уровня квалификации и стажа работы; организовать проведение предрейсовых инструктажей при отправлении водителя по маршруту движения впервые, при перевозке детей, при перевозке опасных, крупногабаритных и тяжеловесных грузов; организовать проведение специальных инструктажей с водителями при необходимости срочного доведения до них информации об изменениях и осложнениях, влияющих на профессиональную деятельность водителей).

Ответ на вопрос о том, является правом или обязанностью медицинского учреждения применение путевых листов, отобразим в форме схемы.

Таким образом, в зависимости от условий эксплуатации автотранспортных средств и норм законодательства РФ оформление путевых листов является либо правом, либо обязанностью учреждения. В то же время, поскольку Порядком проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров установлено, что по результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра на путевых листах ставится штамп «Прошел послерейсовый медицинский осмотр» и подпись медицинского работника, проводившего медицинский осмотр (п. 17), рекомендуем оформлять путевой лист даже в случаях, когда прямого требования на использование этого документа законодательство РФ и ведомственные нормативные акты не содержат.

По какой форме должен быть составлен путевой лист?

Перечень обязательных реквизитов путевых листов утвержден Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Учреждение в своей деятельности может использовать путевые листы по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 78, или разработать форму путевых листов самостоятельно, но при этом указать в них все обязательные реквизиты, названные в Приказе № 152.

Обязательными реквизитами являются (п. 3 Порядка заполнения путевых листов):

наименование и номер путевого листа;

сведения о сроке действия путевого листа;

сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

сведения о транспортном средстве;

сведения о водителе;

сведения о сроке действия путевого листа.

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.

Какие нарушения выявляются в оформлении путевых листов?

При проверке организации учета и расходования ГСМ проверяющими запрашиваются:

журналы операций с поставщиками и подрядчиками, журналы операций с подотчетными лицами (к которым прикреплены документы, подтверждающие приобретение ГСМ);

акты списания тосола, масел;

Обычно в заполнении путевых листов допускаются следующие нарушения.

Отсутствие подписей и расшифровок ответственных лиц, в частности водителя.

Ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их создавшие и подписавшие. Пунктом 13 Приказа № 152 установлено, что даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя учреждения, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий. Также в путевом листе в силу норм п. 16 Приказа № 152 должны присутствовать даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя. Они проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

Отсутствие времени заезда транспортного средства на постоянную стоянку.

Пунктом 6 Приказа № 152 установлено, что сведения о транспортном средстве включают дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку. Эти сведения являются обязательными реквизитами путевого листа, подлежащими заполнению. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя.

Отсутствие данных о выданном (заправленном) бензине.

Отдельный раздел путевого листа предназначен для учета движения горючего. В нем указывается, сколько литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и израсходовано во время поездки. Если водителю выдается бензин по заправочному листу, то в графе должно отражаться количество бензина. Если выдача бензина не предусматривается, то водитель приобретает его за подотчетные деньги. Чек, который он получил на АЗС, прикрепляется к авансовому отчету. При проверке ГСМ производится сопоставление сведений о заправках автомобиля топливом, отраженных в путевых листах, с данными авансовых отчетов подотчетных лиц, к которым прилагаются документы, подтверждающие заправку автомобиля топливом.

При проведении такого сопоставления проверяющие обращают внимание:

на дату и количество заправляемого топлива, указанные в путевом листе, оправдательном документе и данных бухгалтерского учета. Заправка должна быть произведена в рабочее время водителя. Если заправка автомобиля топливом по чекам была произведена в нерабочее время, то этот факт является основанием для дальнейших разбирательств;

на соответствие объема израсходованного топлива и километража, указанного на обратной стороне путевого листа при описании маршрута движения автомобиля;

на правильный расчет объема израсходованных ГСМ, подлежащего списанию со счетов бухгалтерского учета;

на правильность отражения на счетах бухгалтерского учета записей по приему к учету и списанию ГСМ.

Отсутствие в путевом листе даты и времени проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя.

В силу норм ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ и Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» юридические лица, осуществляющие на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны организовывать проведение обязательных медицинских осмотров и мероприятий по совершенствованию водителями транспортных средств навыков оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях.

Обязательные предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей транспортных средств проводятся либо привлекаемыми медицинскими работниками, либо в порядке и на условиях, предусмотренных ч. 4, 5 ст. 24 Федерального закона № 323-ФЗ.

Указание даты (число, месяц, год) и времени (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя является одним из обязательных реквизитов путевого листа учреждения.

Какие нарушения допускаются при списании ГСМ?

Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте утверждены Распоряжением № АМ-23-р. При отсутствии в этом нормативном акте норм списания топлива для автомобиля, эксплуатируемого учреждением, они могут быть установлены:

внутренним локальным актом учреждения (приказом, распоряжением);

Минтрансом либо специализированной организацией, в которую учреждение обратится с запросом для расчета нормы списания ГСМ по конкретному виду автотранспорта, не указанному в Распоряжении № АМ-23-р.

При проверке правильности списания горюче-смазочных веществ в учреждении часто выявляются следующие нарушения.

Ошибочное применение повышающей надбавки при определении расхода топлива автомобилем.

Распоряжением № АМ-23-р установлены надбавки при осуществлении работы автомобиля при определенных условиях. Норма расхода топлива зависит от конструкции автомобиля, его агрегатов и систем, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые), от вида используемых топлив, от времени года, от условий, в которых эксплуатируется автомобиль. Нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля определены в литрах бензина или дизтоплива для бензиновых и дизельных автомобилей. Нормы расхода топлива могут повышаться или понижаться в зависимости от условий эксплуатации транспортного средства. В случае применения нескольких надбавок норма расхода топлива определяется с учетом их суммы или разности. Так, нормы расхода топлива повышаются:

при работе в зимнее время (в зависимости от климатических районов страны увеличиваются с 5 до 20%). В приложении 2 к Распоряжению № АМ-23-р установлена предельная величина зимних надбавок по каждому региону, а также указано, в каком регионе какие месяцы считаются зимними;

при эксплуатации автомобиля на дорогах общего пользования (надбавка может составлять до 10%, на дорогах общего пользования IV и V категорий – до 30%);

при работе автотранспорта в городах с определенной плотностью населения. Чем выше плотность населения, тем больше надбавка к норме расхода топлива (например, если плотность населения превышает 3 млн человек, размер надбавки, которую может установить организация, составляет до 25%, при плотности населения от 1 до 3 млн человек – до 20% и т. д.);

при обкатке нового автомобиля, автомобиля, вышедшего из капитального ремонта, а также при централизованном перегоне таких автомобилей своим ходом.

Норма расхода топлив может снижаться при работе на дорогах общего пользования I, II и III категорий за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м) до 15%.

Работником бухгалтерии при определении расхода бензина исходя из фактического пробега (км) не всегда надбавка применяется правильно. Например, при расчете расхода бензина исходя из фактического пробега (км) по г. Екатеринбургу применяется повышающая надбавка – 5%, хотя можно было бы применять повышающую надбавку к норме расхода топлива при работе автомобиля в городах с населением от 1 до 3 млн человек – 20%.

Счетные ошибки при определении расхода топлива.

Нормативный расход топлива в отношении конкретного автомобиля определяется по следующей формуле:

Qн = 0,01 x Нs x S x (1 + 0,01 x D), где:

Qн – нормативный расход топлива, л;

Нs – базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;

S – пробег автомобиля, км;

D – поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

При проведении мероприятий контроля проверяется правильность применения бухгалтером нормы расхода топлива на основании условий, в которых эксплуатировался автомобиль, и исходя из этого расчетным путем исчисляется размер списания бензина по норме. При определении условий эксплуатации автомобиля используется информация, отраженная в путевом листе. Например, дата, на которую составлен путевой лист, позволяет понять, в какое время нужно (и нужно ли) применять зимнюю надбавку для определения нормы расхода топлива. Обратная сторона путевого листа, на которой отражается маршрут следования автомобиля, помогает определить, как эксплуатировался автомобиль: в черте города или за городом, что позволяет решить, надо ли применять соответствующую надбавку за эксплуатацию автомобиля на дорогах общего пользования, так как автомобиль в этот день эксплуатировался на трассе, где расход топлива меньше.

В результате совершенной счетной ошибки списание бензина производится не по норме, а в большем или в меньшем объеме, что соответственно искажает фактические данные и показатели бухгалтерской отчетности.

Списание смазочных веществ без документов, подтверждающих ремонт автотранспортного средства.

Нормы эксплуатационного расхода смазочных материалов устанавливаются из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля. Нормы расхода масел и смазок утверждены Распоряжением № АМ-23-р. Списание смазочных средств осуществляется по акту о списании материальных запасов (ф. 0504230). Как показывают результаты проверок, нередко по акту о списании материальных запасов списываются масла, смазочные жидкости (тосол) в размере, не соответствующем нормам списания.

Например, на балансе учреждения числится один автомобиль. В апреле по акту списан тосол в количестве 10 л. Приказом по учреждению утверждена норма расхода жидкости – не более 0,1 л на 100 л бензина. Расход бензина за списываемый период тосола составил 1 985,09 л. Исходя из этого норма расхода тосола должна составлять 1,985 л, а не 10 л. Никаких документов, подтверждающих проведение ремонта или технического обслуживания автомобиля, нет.

Приведем другой пример. В августе по акту о списании материальных запасов списано 17 л тосола. Списание тосола производилось в связи с ремонтом автомобиля (слив и замена). Проведение ремонтных работ подтверждает акт выполненных работ (датирован августом). Однако, как установлено проверяющими, в сентябре по акту списано еще 10 л тосола. Расход бензина за сентябрь составил 591,864 л. Исходя из этого норма расхода тосола за сентябрь должна быть 0,591 л. Превышение нормы расхода тосола за сентябрь – 9,409 л.

В завершение отметим, что описанные в примере нарушения могут быть квалифицированы проверяющими как грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета, а административные лица могут быть привлечены к ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ. Напомним, что под грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету в силу норм данной статьи понимается в том числе:

искажение любого показателя бухгалтерской (финансовой) отчетности, выраженного в денежном измерении, не менее чем на 10%;

регистрация не имевшего места факта хозяйственной жизни либо мнимого или притворного объекта бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета;

ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых регистров бухгалтерского учета;

отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (в случае, если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов.