Сколько хранится график отпусков в организации

Сроки хранения графика отпусков в организации представляют собой промежуток времени, в течение которого график отпусков может находиться в делопроизводстве работодателя и не может быть уничтожен. Для того чтобы не нарушать законные нормы, работодатель должен знать требуемые сроки хранения графика отпусков.

Срок хранения

График отпусков – это обязательный кадровый документ, который должны составлять все работодатели. В нем содержится график, согласно которому сотрудники предприятия будут уходить отдыхать на следующий календарный год. График отпусков должен быть утвержден работодателем при учете мнения профсоюза как минимум за две недели до начала года, на который он составляется (согласно ст. 123 Трудового кодекса). Так, график отпусков на 2020 год нужно составить до 17 декабря 2019 года.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

• Москва: +7 (499) 110-33-98 .
• Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74 .

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Документация, которая связана с работой трудового коллектива, подлежит обязательному хранению в течение определенного срока. Данный вопрос урегулирован на законодательном уровне. Для определения сроков хранения графика отпусков работодателю следует руководствоваться «Перечнем типовых управленческих архивных документов…», утвержденным Минкультуры в 2010 году под №558.

Вместе с тем работодатель вправе хранить график отпусков и дольше, и это не будет являться нарушением.

Согласно п. 19 Перечня №558, сроки хранения графика отпусков, если они являются приложением к приказу, несколько отличаются. Такие документы должны храниться в течение 75 лет. Документация о дисциплинарных наказаниях, ежегодных днях отдыха, учебных отпусках подлежит хранению в течение 5 лет.

Для чего следует хранить график отпусков

График отпусков утрачивает свою актуальность после завершения календарного года, на который он был утвержден. Но хранить данный документ необходимо по следующим причинам:

1. Для того чтобы составить на его основании новый график отпусков на следующий год.
2. На случай обнаружения ошибок при утверждении приказов о предоставлении сотрудникам отпуска.
3. При возникновении конфликта между работником и работодателем по вопросу предоставления отдыха, в том числе при уходе сотрудника в самовольный отпуск вопреки графику.
4. Для исправления ошибок бухгалтерии, которая неверно произвела расчет отпускных.
5. На случай плановой и внеплановой проверки контролирующими инстанциями.
6. Для анализа статистических данных о запланированных и фактически использованных отпусках.
7. Для устранения разногласий относительно очередности предоставления отпусков при существенной численности персонала.

Место хранения

График отпусков не предусматривает каких-либо специальных условий хранения. Но работодатель не должен забывать о положениях ФЗ-152 «О персональных данных» от 2006 года. В связи с этим работодатель должен обеспечить надлежащую защиту персональных данных сотрудников, которые содержатся в графике отпусков и избежать их утечки.

Работодателю важно акцентировать внимание на обеспечении сохранности графика отпусков на протяжении периода хранения. Ответственность за нарушение указанного правила наступает на основании ст. 90 Трудового кодекса.

Для обеспечения сохранности графика отпусков работодатель может хранить их в металлических ящиках, шкафах и сейфах, а также в мебельном шкафу, который закрывается на ключ. Помимо графика отпусков, здесь можно хранить другие кадровые документы.

Также график отпусков допускается хранить на полках шкафов с ограниченным доступом в указанное помещение третьих лиц.

В целях хранения графиков отпусков желательно завести отдельную папку, в которой будет собрана вся отпускная документация в хронологическом порядке или же иные документы с аналогичным сроком хранения.

Порядок уничтожения графика отпусков

Документы, у которых истек срок хранения по закону, должны быть в обязательном порядке уничтожены. В противном случае сведения, которые в них содержатся, могут стать доступными посторонним, а обеспечение нужных условий хранения может потребовать дополнительных расходов для обеспечения растущих мест хранения документов.

Устаревшая документация подлежит уничтожению на шредере, ручному разрезанию или сжиганию.

В акте прописывается такая информация, как наименование уничтожаемого документа, сроки его хранения и способ уничтожения. Он составляется с учетом «Основных правил работы архивов организаций..», утвержденных Росархивом в 2002 году.

За несоблюдение действующего порядка хранения документов должностное лицо может быть привлечено к административной ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ.

Таким образом, работодателю следует соблюдать установленные правила хранения графика отпусков. Это позволяет ему избежать привлечения к административной ответственности, спорных ситуаций с сотрудниками и оптимизировать процедуру планирования отдыха персонала на следующий год. Порядок и сроки хранения действующего графика отпусков установлены в п. 692 Перечня типовых управленческих документов на 2018-2019 годы. Срок хранения графика составляет один год, после чего его нельзя просто выбросить: документ должен быть уничтожен в установленном порядке вручную или на шредере.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Статьи по теме

Графики отпусков подлежат хранению в организации в течение определенного временного периода. Насколько это необходимо, каковы сроки, регламенты и порядок уничтожения, читайте в статье.

Сколько хранится график отпусков

Документы, которые связаны с организацией трудовых процессов в компании, должны храниться определенное количество времени. Для разных бумаг предусмотрен свой период. В частности, срок хранения графика отпусков определяется перечнем, утвержденным приказом Минкульта РФ от 25.08.2010 № 558.

Скачайте документы из статьи

Пунктом 693 Перечня установлен 1 год для хранения графика. Отсчитывать этот период надо с момента истечения срока его действия – 1 января года, следующего за окончанием действия. К примеру, график отпусков на 2017 год окончил действие 31 декабря 2017. С 1 января 2018 по 31 декабря 2018 он должен был храниться, а начиная с января 2019 компания может его уничтожить.

Однако если работодатель полагает, что этот документ пригодится в дальнейшей производственной деятельности компании, он может хранить его и дольше установленного срока при условии соблюдении секретности и правил сохранности. Такое действие не нарушает требования закона.

А вот несоблюдение годичного срока будет считаться нарушением порядка хранения документов. Ответственное лицо, допустившее такой просчет, могут привлечь к административной ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ. Если уничтожить документ раньше положенного срока, должностное лицо компании заплатит штраф от 300 до 500 руб.

Чтобы не допустить подобной ситуации, следует запомнить порядок:

• График заполняют и утверждают за 2 недели до нового года.
• Он вступает в силу 01.01 и действует до 31.12 текущего года.
• Перестает действовать с 01.01 следующего года, и с этой даты начинается отсчет годичного срока хранения – до 31.12.
• По истечении этого периода документ можно уничтожить.

Отпуск запретят делить на части

Цели хранения

В принципе, юридической силы график отпусков лишается уже по завершении календарного года, на который он составлялся. И руководствоваться им ни одна сторона трудового соглашения уже не будет. Однако на любом предприятии может возникнуть непредвиденная ситуация:

• спор между сотрудником и руководством;
• ошибка при составлении приказа о предоставлении отпусков;
• неверный расчет отпускных, выплат, связанных с санаторно-курортным лечением и пр.

Чтобы разрешить проблемную ситуацию, можно посмотреть старый график. Кроме того, он позволяет получить объективную картину отдыха сотрудников в прошлом году, сравнить разницу между запланированными и реально отгулянными отпусками и спрогнозировать предпочтения работников на будущий период. Что, в свою очередь, поможет лучшему планированию трудовых процессов в организации.

В результате, можно выделить следующие основные причины для хранения:

Ситуация, в которой понадобится прошлогодний график

Какие вопросы поможет решить

Выявление ошибок в приказах о предоставлении очередного отдыха, начислениях отпускных и пр.

Даст возможность проверить все данные по отдыху сотрудников, станет дополнительным источником информации.

При возникновении спора между коллегами, которые не могут договориться об определенной очередности ежегодного отдыха.

Прошлогодний документ наглядно покажет, как очередность реализовывалась в предыдущем периоде.

Когда нужно быстро получить общую картину по периодам отдыха прошлого года, не поднимая массив приказов о предоставлении отпуска. А также выяснить разницу между запланированными периодами отдыха и реально использованными.

Такая статистика позволит лучше планировать трудовые процессы и предотвратит конфликты между сотрудниками при определении очередности выхода в отпуск.

При составлении нового расписания на следующий год.

Старый бланк за прошедший год позволит предположить предпочтения работников и составить актуальное расписание, в которое в дальнейшем не придется вносить слишком много изменений.

При анализе прошлогодних сбоев в рабочих процессах и попытке устранения их на следующий год.

Прошлогодний график покажет, как совпадающий отдых тех или иных сотрудников отобразился на сбоях в работе компании и, при учете этих данных, позволит составить новый на следующий год для оптимизации процессов.

Особенности и условия хранения графика отпусков

Важен не только срок хранения графика отпусков в организации, но и условия. Они должны быть такими, чтобы персональные данные сотрудников были в должной мере защищены, как предписано главой 14 ТК РФ и законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Этот локальный акт компании может храниться:

• В кабинете отдела кадров в отдельном стальном шкафу, ящике, сейфе, другом месте. Главное – возможность запереть на замок.
• В ящике, сейфе, шкафу, расположенных в специально предназначенной для хранения документов комнате, попасть в которую можно только по пропуску.

Место, где лежат документы, должно быть защищено от пыли, света и выгорания, но при этом не обязательно передавать бланки в архив, учитывая недолгий срок их хранения.

Способы хранения

Хранить расписания отдыха можно в отдельной папке, предназначенной исключительно для этого вида ЛНА, при этом следует разместить документацию по отдельным файлам в хронологическом порядке. Но не исключен вариант, когда документы размещаются в папках по срокам хранения.

Некоторые компании хранят графики вместе с приказами о предоставлении отпуска за соответствующий год. Однако поскольку сроки хранения этих ЛНА не совпадают, такой вариант целесообразен только в случае, если не планируется их уничтожение спустя год. Работодатель может решить, сколько хранить график отпусков, ориентируясь на сроки, установленные для других документов. Например, на те же 5 лет, которые по общему правилу должны храниться приказы на отпуск.

Приказ об уничтожении графика отпусков

График отпусков, срок хранения которого истек, нужно уничтожить. Однако просто отправить его в мусорное ведро или сдать в макулатуру нельзя. Есть определенный порядок, которого следует придерживаться, избавляясь от устаревших бумаг.

В конце текущего года начальник отдела кадров или другое ответственное лицо делает опись документов, подлежащих уничтожению. В начале следующего года руководство подписывает приказ о создании комиссии, ответственной за уничтожение документации в компании. Если есть постоянно действующая комиссия, состав которой уже был утвержден, это действие пропускается.

Комиссия составляет проект приказа и акта об уничтожении, которые подписываются руководителем компании. Если уничтожают также иные документы, они все должны быть вписаны в акт. Подробнее о процедуре уничтожения документов читайте здесь.

Как составить акт об уничтожении графиков отпусков

У этой бумаги нет установленного шаблона, поэтому каждая компания делает собственную форму. При этом лучше придерживаться определенной структуры, чтобы не упустить никаких важных моментов:

• название предприятия;
• состав комиссии с ФИО и должностями;
• основания для утилизации – приказ об уничтожении;
• перечень уничтожаемых бланков – их можно поделить на категории, если перечень окажется слишком велик;
• вес или объем ликвидируемых бумаг.

После уничтожения дел на акте делают отметку об этом факте и способе, которым документы были утилизированы.

Статьи по теме

Сроки хранение графика отпусков регламентированы законодательством. Узнайте, сколько нужно хранить график в 2019 году.

Какой установлен срок хранения графика отпусков в организации в 2018 году

Хранение графика отпусков, сроки хранения в 2018 году установлены пунктом 692 Перечня типовых управленческих документов архива (далее — Перечень). Данный перечень утвержден приказом Министерства культуры России под № 558 от 25 августа 2010 года.

В 2018 году срок хранения графика не изменяется и составляет 1 год с момента окончания его срока действия (календарного года, на который составлен график).

Как рассчитать срок хранения графика отпусков

• За две недели до нового года бланк заполняют и утверждают.
• С первого января нового календарного года документ вступает в силу, срок его действия продолжается до 31 декабря текущего года.
• С первого января следующего года заполненный старый бланк перестает действовать, с этой даты отсчитывают 12-месячный или годовой срок его хранения.

Сколько хранить график отпусков в организации «Янтарь»

1. До 16 декабря 2017 года график составили и утвердили.
2. Вступил в действие документ первого января 2018 года.
3. Окончание срока действия будет 31 декабря 2018 года.
4. С первого января 2019 года начинается срок хранения, который истечет 1 января 2020 года.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно оформить сотрудникам отпуск, что учитывать при заполнении бланка отпусков на 2019 год. В статье рассмотрено, каким способом подготовить необходимые документы, даны ответы на практические вопросы, возникающие у кадровиков при подготовке таких документов.

Для чего производится хранение графика отпусков

Сколько хранится график отпусков установлено Перечнем. Но для какой цели хранить такой документ, если срок действия его уже истек по окончанию календарного года?

Таблица. Цель хранения бланка отпусков

Когда придется обращаться к графику отпусков прошлого года

Как можно решить спорные вопросы с помощью графика отпусков

При наличии ошибок в приказах о предоставлении очередного отдыха, проведении начислений отпускных и так далее.

Позволит уточнить все данные по отпускам сотрудников. Служит в качестве дополнительных источников информации.

При возникновении спорных ситуаций в коллективе, когда сотрудники не могут договориться между собой об определенной очередности ежегодного отдыха, сезонности, о необходимости разделять период отдыха.

В этом случае бланк прошлого года позволит наглядно увидеть картину отдыха прошлого года.

При необходимости быстро получить общую картину по предыдущим периодам отдыха прошлого года, не собирая соответствующие данные в приказах. Отследить разницу между тем, когда отдых был запланирован и фактически предоставлен.

При составлении нового графика ежегодного отдыха на следующий год.

Наличие старого бланка за прошлый год позволит быстро спрогнозировать предпочтения сотрудников.

При необходимости использовать старый бланк в качестве образца при составлении графика отдыха на следующий год.

Старый документ позволит соблюдать очередность, предотвратить совпадение отдыха, чтобы это не привело к сбою в работе.

Как и где хранится график отпусков

Сколько хранить графики отпусков указано в Перечне? Для хранения, таких документов оборудуют шкафы, сейфы или хранилища. Такие рекомендации приведены в правилах, которые утверждены приказом Министерства культуры России под № 526 от 31.03.2015 года.

Коммерческие организации должны хранить кадровые документы в запирающихся шкафах, чтобы обеспечить защиту от пыли, света, выгорания. Так как срок хранения графика отпусков относительно небольшой, передавать такой документ для архивного хранения нет необходимости.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет о правилах и сроках хранения документов в кадровой службе , об ответственности за допущенные нарушения. В статье вы найдете ответы на вопросы из практики, которые часто возникают у кадровиков при хранении документации.

Каким способом проводится уничтожение графика отпусков

Мы рассмотрели, сколько хранят график отпусков. По истечению календарного года документ подлежит хранению в течение одного года. Но просто выбросить его нельзя.

Бланки подлежат уничтожению, как и остальные кадровые документы, у которых истек срок годности. Стандартный способ уничтожения — измельчение вручную или разрезание на шредере. При уничтожении документа необходимо составить акт. Если одновременно уничтожают и другие кадровые документы, срок действия которых истек, составляют опись всех документов и акт. Читайте на сайте о порядке уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Хранение графика отпусков, сроки хранения в 2018-2019 годах установлены пунктом 692 Перечня типовых управленческих документов архива. Документ хранят в течение одного года после окончания срока его действия. Уничтожают стандартным способом с помощью измельчения вручную или на шредере.

“>