Служебная записка на оформление доверенности

Доверенность на выдачу доверенностей (или доверенность с правом передоверия) – документ, который выдается в том случае, если руководитель компании по каким-либо причинам не имеет возможности лично выписывать доверенности на своих работников для решения ими каких-либо задач и вопросов.

Обстоятельства, по которым наиболее часто составляется такой документ

Большинство руководителей предприятий и организаций стремятся обходиться без таких документов. Это вполне логично – значительно безопаснее возлагать представительские полномочия на человека, которого знаешь лично.

Тем не менее, существуют ситуации, когда доверенность на выдачу доверенностей оказывается необходимой, например, в крупных компаниях, где много отделов и работников, вследствие чего директор не может единолично решать все текущие вопросы. Также такой документ применяется в территориально отдаленных от головного офиса филиалах и структурных подразделениях предприятия, когда право на выдачу доверенностей передается руководителю удаленного офиса.

Доверенность на выдачу доверенностей может составляться для передачи полномочий на выполнение самых разных функций:

• получение товарно-материальных ценностей
• отправку груза
• представительство в различных государственных инстанциях
• коммерческих структурах и т.д.

Необходимые условия для составления такой доверенности

Доверенность на выдачу доверенностей обязательно должна заверяться у нотариуса.

Связано это с тем, что уполномочивая кого-либо на выдачу таких документов, доверитель перекладывает на своего представителя ответственность за действия новых доверенных лиц.

При этом каждый раз, прежде чем составить новую доверенность, основное доверенное лицо (т.е. тот, на кого выписана первичная доверенность) должен уведомить об этом своего доверителя, причем в письменном виде.

В оповещении должна быть информация о том, на кого, для каких целей и задач и на какой период будет выдана очередная доверенность. Если такого уведомления не будет, то вся ответственность за действия новых представителей ляжет на посредника.

Особенности составления доверенности, общие сведения

На сегодняшний день единой унифицированной формы доверенности на выдачу доверенностей нет. Это обозначает, что представители предприятий и организаций имеют возможность писать ее в свободном виде или по шаблону, разработанном внутри фирмы, если таковой имеется в наличии.

Независимо от того, какой вариант будет выбран, при составлении доверенности важно учитывать несколько общих моментов, которые свойственны для всех подобного рода бумаг. В частности, нужно следить за тем, чтобы структура и содержание бланка соответствовали некоторым стандартным нормам делопроизводства.

Доверенность должна быть условно поделена на три части:

В основной блок обязательно должны быть включены сведения о доверителе и доверенном лице (в т.ч. паспортные данные), информация о том, какие доверенности и на какой период имеет право выдавать представитель доверителя, а также на какой срок выдана первоначальная доверенность.

Важно учитывать один немаловажный нюанс: главное доверенное лицо не может выдавать доверенности на срок, превышающий срок действия основного документа.

Доверенность можно писать от руки или набирать на компьютере – в деле определения ее законности этот параметр роли не играет, как и то, составлена ли она на фирменном бланке предприятия или на простом чистом листе бумаги любого подходящего формата (предпочтительно А4).

Доверенность важно писать без ошибок, а если таковые все же произошли, лучше оформить новый бланк.

Доверенность на выдачу доверенностей в обязательном порядке должна быть подписана тремя сторонами: доверителем, который своей подписью заверяет подпись своего доверенного лица, доверенным, а также работником нотариальной конторы.

При этом, если доверенность выписывается руководителем организации, ставить ее печать в бланке на сегодняшний день не обязательно (по закону юридические лица имеют право не использовать в своей работе штемпельные изделия), а вот со стороны нотариуса печать должна стоять обязательно.

Доверенность пишется в одном экземпляре. После составления и визирования документа, сведения о нем следует внести в журнал учета внутренней документации, который обычно хранится у секретаря организации.

Образец доверенности на выдачу доверенностей

Оформление «шапки»

В начале документа пишется

• его наименование,
• дата выдачи,
• населенный пункт, в котором зарегистрирована компания.

Основной раздел

Сюда вписывается следующая информация:

• данные о лице, которое выдало доверенность (если это руководитель предприятия – название организации, ее ОГРН, КПП и прочие идентификационные характеристики), должность, ФИО доверителя;
• сведения о представителе с обязательным внесением данных из его паспорта или другого удостоверяющего личность документа;
• кому, на какой период и какие доверенности может выдавать представитель, для решения каких целей и задач;

Чем подробнее будет расписана эта часть документа, тем меньше вопросов она вызовет, если вдруг возникнет необходимость подтверждения его подлинности.

Обязательно следует отметить период действия доверенности. Если такого пункта не будет, этот срок автоматически приравнивается к одному году со дня выписки бланка.

Оформление заключения документа

В завершение документ подписывается доверенным лицом, который таким образом удостоверяет факт того, что он ознакомлен и согласен с возлагаемыми на него полномочиями, а также доверителем. Бланк должен быть также завизирован и у нотариуса – без его автографа, как уже говорилось выше, такая доверенность не будет является законным документом.

Если нужно отозвать доверенность

Если по каким-либо обстоятельствам доверитель захочет отозвать доверенность раньше окончания срока ее действия, достаточно уведомить об этом заинтересованных лиц с информацией о том, что доверенность утратила свою законную силу. Также желательно получить оригинал документа обратно на руки.

ОФОРМЛЕНИЕ КОММЕРЧЕСКОГО ДОГОВОРА

Договор– документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.

Коммерческий договор является основным правовым документом во взаимоотношениях между организациями.

В договоре отражаются: характер сделки, условия, сроки, цена, качество (продукции, услуг), оплата, гарантии, права и обязанности сторон, порядок разрешения споров.

Договорные отношения могут быть установлены двумя путями.

1. Путем направления оферты – письменного предложения о заключении договора. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (ст. 435 ГК РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом(согласием).

2. Путем представления одной из сторон проекта договора. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр договора возвращается стороне, подготовившей проект.

В договоре должны быть:

– четкая формулировка прав и обязанностей сторон, не допускающая возможность иного толкования;

– предусмотрена возможность расторжения договора любой из сторон;

– цена в рублях или другой валюте, если партнером является иностранная фирма;

– санкции к каждой из сторон за невыполнение обязательств.

Договоры относятся к документам, которые являются важнейшими доказательствами в арбитражном суде при возникновении споров.

При оформлении договора рекомендуется:

– подписи проставлять разборчиво;

– использовать для подписи чернила синего или фиолетового цвета;

-визировать каждый лист договора для исключения внесения неоговоренных изменений.

Договоры оформляются на бланке договора или на стандартных листах. Необходимые реквизиты договора: наименование документа, дата номер, место составления, заголовок (например : договор купли-продажи), текст, подписи должностных лиц с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания, печати организаций-контрагентов.

Датой договора является дата подписания договора сторонами.

Текст договора содержит:

– наименования сторон (полные названия организаций);

– условия и сроки выполнения услуги;

– условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

– порядок сдачи-приема выполненных услуг, работ;

– гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

– переход права собственности и риски;

– порядок разрешения споров;

– юридические и фактические адреса сторон;

– банковские реквизиты и др. справочные данные.

Пример коммерческого договора:

купли-продажи офисной мебели

ЗАО «Импмеб», именуемая в дальнейшем Продавец, в лице генерального директора Петрова Леонида Николаевича, действующего на основании Устава организации, с одной стороны, и ООО «Комета», именуемая в дальнейшем Покупатель, в лице директора Никонова Петра Григорьевича, действующего на основании Устава организации, с другой стороны, заключили договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

Продавец продает, а Покупатель покупает офисную мебель производства швейцарской компании «Wаll», именуемую в дальнейшем Товар, на условиях, определенных настоящим договором.

Количество и ассортимент Товара определяются спецификацией, прилагаемой к договору. Товар поставляется Покупателю в разобранном виде.

11. ДРУГИЕ УСЛОВИЯ

Договор может быть расторгнут досрочно по взаимному согласию или инициативе одной из сторон. Сообщение о расторжении должно быть отослано не позднее 7 дней до предполагаемой даты расторжения.

12. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И ПОДПИСИ СТОРОН:

Ген. директор л/п Н.Л. Петров Директор л/п П.Г. Никонов

ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНОЙ ДОВЕРЕННОСТИ

Доверенность –документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).

Доверенности могут быть служебными и личными.

Служебная доверенность составляется от имени организации, подписывается руководителем или уполномоченными должностными лицами и заверяется печатью данной организации.

Личная доверенность выдается частным лицом, удостоверяется нотариальным порядком.

Срок действия доверенности не может превышать трех лет. В том случае, если срок доверенности не указан в документе, то она сохраняет силу в течение одного года с момента выдачи.

Служебная доверенность оформляется на бланке доверенности или общем бланке организации с указанием наименования вида документа. Реквизиты доверенности: наименование вида документа, дата выдачи, номер, заголовок к тексту, текст, подписи, печать.

В тексте доверенности указываются:

– фамилия, имя, отчество полностью и должность лица, которое передает свои полномочия или полномочия организации;

– фамилия, имя, отчество полностью и должность лица, получающего полномочия;

– паспортные данные уполномоченного должностного лица;

– перечисление предоставляемых полномочий;

– срок действия доверенности;

– образец подписи уполномоченного лица (при необходимости).

При оформлении доверенности не допускаются помарки, поправки, зачеркивания, приписывания, применение чернил разных цветов.

Пример служебной доверенности:

АДМИНИСТРАЦИЯ г. РАМЕНСКОЕ

на ведение переговоров и заключение договоров

Настоящей доверенностью Администрация г. Раменское в лице Главы администрации Лазарева Юрия Ивановича, действующего на основании Положения г. Раменское от 01.02.2009 №2 «Об Администрации г. Раменское», поручает первому заместителю Главы администрации Гурову Николаю Петровичу (паспорт №… выдан ОВД… 06.06.2001) представлять интересы Администрации на переговорах с подрядными организациями, совершать все необходимые действия и заключать договоры (соглашения) по благоустройству города.

Доверенность действительна до 05.05.2011.

Образец подписи Гурова Н.П. подпись удостоверяю

Глава Администрации подпись Ю.И. Лазарев

Пример журнала регистрации входящих документов:

№ п/п (входя-щий номер)	Дата документа	Исхо-дящий №	Краткое содержание (заголовок)	Испол-нитель	Подпись испол-нителя	Срок испол-нения	Приме-чание
171/1-3	18.12.2009	1-2/87	Дата поступления документа 21.12.2009 О сокращении поставок оборудования	Долов	Долов	27.12.

Пример журнала регистрации исходящих документов:

№ п/п	Адресат (кому)	Краткое содержание (заголовок)	Исполнитель	№ дела	Примечание
ЗАО «Заря»	Дата документа 21.12.2009 О предоплате по договору № 34/115 22.12.2009	Петухов	04-07

Пример журнала регистрации внутренних документов:

№ п/п	Дата и индекс документа	Кем подписан	Краткое содержание (заголовок)	Отметка об исполнении	№ дела	Примечание
18.12.2009 123/04	Павлов	Приказ об организации отдела маркетинга	Исполнено 20.12.2009	01-04

Пример номенклатуры дел

ООО «Красная заря» УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _________ О. П. Сомов

Индекс дел

Заголовок дела

Количество дел

Срок хранения и № статьи по перечню

Примечание

Начальник службы ДОУ личная подпись А. А. Алова

ЭК ООО «Красная заря»

ВОПРОСЫ К ЗАЧЕТУ

1. Составьте бланк с продольным расположением реквизитов.

2. Составьте бланк с угловым расположением реквизитов.

3. Контроль исполнения документов. Реквизит «Отметка о контроле».

4. Правила оформления реквизитов «Гриф утверждения» и «Гриф согласования».

5. Правила оформления реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер».

6. Реквизит «Адресат» и его особенности.

7. Реквизиты «Заголовок к тексту» и «Место составления или издания документа».

8. Опишите служебные отметки, проставляемые на документе.

9. Формуляр-образец в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

10. Внутреннее и внешнее согласование документа.

11. Особенности реквизита «Отметка о приложении».

12. Реквизиты «Подпись» и «Оттиск печати».

13. Реквизит «Текст», требования к оформлению текста документа.

14. Требования к оформлению бланков документов.

15. Реквизит «Резолюция» и его особенности.

16. Реквизиты автора документа.

17. Требования к составлению и оформлению распорядительных документов.

18. Требования к составлению и оформлению организационных документов.

19. Особенности составления и оформления информационно-справочных документов.

20. Требования к составлению и оформлению документов коллегиальных органов управления.

21. Требования к составлению и оформлению делового письма.

22. Особенности составления и оформления зарубежной корреспонденции.

23. Требования к составлению и оформлению документов по личному составу.

24. Унификация документов. Государственная система документационного обеспечения управления.

25. Нормативно-методические материалы, регламентирующие работу с документами.

26. Дайте определения основным понятиям: «делопроизводство», «документооборот», «документ», «документирование».

27. Основные требования к оформлению курсовой работы, дипломной работы.

28. Регистрация входящих документов. Форма журнала регистрации входящих документов.

29. Регистрация исходящих документов. Форма журнала регистрации исходящих документов.

30. Регистрация внутренних документов. Форма журнала внутренних документов.

31. Номенклатура дел организации. Правила ее составления и оформления.

32. Формирование дел.

33. Подготовка документов к архивному хранению.

34. Оформление дел постоянного срока хранения.

35. Составьте акт.

36. Составьте протокол заседания.

37. Составьте выписку из протокола заседания собрания.

38. Составьте деловое письмо.

39. Составьте письмо – ответ.

40. Составьте гарантийное письмо.

41. Составьте приказ по основной деятельности.

42. Составьте выписку из приказа по основной деятельности.

43. Составьте приказ по личному составу о принятии работу.

44. Составьте объяснительную записку.

45. Составьте докладную записку.

46. Составьте внешнюю справку, выданную в домоуправлении о Вашем месте жительства.

47. Составьте заявление о предоставлении очередного отпуска.

48. Составьте заявление о приеме на работу.

49. Составьте служебную доверенность.

50. Составьте договор купли-продажи.

51. Особенности составления трудового договора.

52. Организация работы с конфиденциальными документами.

Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).

Доверенности могут быть служебными и личными.

Служебная доверенность составляется от имени организации, подписывается руководителем или уполномоченными должностными лицами и заверяется печатью данной организации.

Личная доверенность выдается частным лицом, удостоверяется нотариальным порядком.

Срок действия доверенности не может превышать трех лет. В том случае, если срок доверенности не указан в документе, то она сохраняет силу в течение одного года с момента выдачи.

Служебная доверенность оформляется на бланке доверенности или общем бланке организации с указанием наименования вида документа. Реквизиты доверенности: наименование вида документа, дата выдачи, номер, заголовок к тексту, текст, подписи, печать.

В тексте доверенности указываются:

• – фамилия, имя, отчество полностью и должность лица, которое передает свои полномочия или полномочия организации;
• – фамилия, имя, отчество полностью и должность лица, получающего полномочия;
• – паспортные данные уполномоченного должностного лица;
• – перечисление предоставляемых полномочий;
• – срок действия доверенности;
• – образец подписи уполномоченного лица (при необходимости).

При оформлении доверенности не допускаются помарки, поправки, зачеркивания, приписывания, применение чернил разных цветов.

Пример служебной доверенности:

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТЬ ГОРОДСКОЙ ОКРУГ ЖУКОВСКИЙ

на ведение переговоров и заключение договоров

Настоящей доверенностью Администрация городского округа Жуковский в лице Главы городского округа Лазарева Юрия Ивановича, действующего на основании Положения от 01.02.2016 №2 «Об Администрации городского округа Жуковский», поручает первому заместителю Главы городского округа Гурову Николаю Петровичу (паспорт №. выдан ОВД. 06.06.2001) представлять интересы Администрации на переговорах с подрядными организациями, совершать все необходимые действия и заключать договоры (соглашения) по благоустройству города.

Доверенность действительна до 05.05.2017.

Образец подписи Гурова Н.П. подпись удостоверяю

Глава Администрации подпись Ю.И. Лазарев Печать

Контрольные вопросы и задания

• 1. Дайте определение доверенности.
• 2. Каковы особенности составления доверенности?
• 3. Составьте служебную доверенность.