Содержание
Служебная записка – универсальный в деловом мире способ передачи информации и запроса на то или иное действие.
Одна из самых распространенных категорий – служебная записка на покупку.
Предприятие живет своей жизнью, соответственно, у него есть потребности – в оргтехнике в инструментах и материалах, в спецодежде, в хозяйственных и в канцтоварах наконец…
Все тонкости в оформлении служебной записки будут рассказаны в данной статье.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !
Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.
Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться. То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников.
Это понятно из назначения документа (справочно-информативное). С его помощью заинтересованный человек уведомляет ответственное лицо о необходимости закупить те или иные товары и объясняет, почему нужно это сделать, в связи с каким событием возникла такая надобность. Например: сломался принтер, штат сотрудников пополнился и всем нужны компьютеры и форменная одежда. О написании служебной записки на приобретение оборудования вы можете узнать здесь, а как оформить данный документ на приобретение или замену компьютера вы узнаете в этом материале.
Универсального стандарта для такого документа не установлено. Тем не менее,в крупных фирмах есть специальные шаблоны для таких записок – их можно найти в локальных документах компании, это касается и «бумажной» документации, и электронной почты (папка «Шаблоны»). Подробнее о правильном написании служебной записки читайте тут.
В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.
Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:
Оформляют служебную записку на стандартном листе бумаги А-4.
Начинать следует с «шапки» – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа.
В ней указывается, кому и от кого адресован документ. Далее, по центру, заглавными буквами – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Ниже суть вопроса и просьба. Обычно пишут с использованием фраз «Прошу Вас…» «Довожу до Вашего сведения, что…». Это считается правильным.
Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком. Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности. Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная.
Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др. Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные. О требованиях к написанию и правилах оформления служебных записок узнаете в отдельном материале.
В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется. Нужно иметь в виду, что выдача спецодежды всегда нормирована – это зависит как от индивидуальной политики той или иной фирмы, так и установленных критериев для той или иной отрасли.
Приведем конкретный пример:
Заместителю ген. директора ООО «Пицца-Энерго» по работе с персоналом
от HR-менеджера Иванова И. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5
В связи с принятием на работу 2 человек на должность экспедиторов, прошу вас закупить 2 комплекта мужской спецодежды с логотипом ООО «Пицца-Энерго».
Иванов Иван Иванович (подпись)
16 января 2016 года.
Здесь следует указать, какую мебель и в какой отдел требуется закупить.
Как и везде, нужно четко обрисовать причину. Например.
Руководителю АХО ООО «Интерпресс» Меджидову А.А.
от менеджера HR-отдела Петровой М.И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №4
Прошу вас закупить стулья в количестве 10 штук для холла. В данный момент в холле стоит один диван и посетителям, пришедшим на собеседование или прием к сотруднику приходится ожидать своей очереди стоя.
Петрова Мария Ивановна (подпись)
5 мая 2017 года.
Казалось бы, мелочь, но и здесь требуется обоснование производственной необходимостью. Например:
Руководителю департамента материально-технического обеспечения
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3
В связи с увеличением штата прошу вас закупить дополнительно для отдела по работе с клиентами:
руководитель отдела по работе с клиентами
Иванова Ирина Ивановна (подпись)
30 мая 2017 года.
В этом случае нужно точно указать, какой агрегат (принтер, мини- АТС,сканнер, итд) и какому отделу предназначается. Если марка имеет принципиальное значение, это тоже необходимо указать, например:
Директору по снабжению
от офис-менеджера Петровой Е.Е.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5
Довожу до вашего сведения необходимость закупки следующей техники:
Петрова Елена Евгеньевна (подпись)
14 мая 2016 года.
Указывается марка телефона и его назначение – кому конкретно, в какой отдел. Например:
Директору по снабжению ЗАО «Альтерком»
от HR-менеджера Кузнецовой Е.В.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 8
Довожу до вашего сведения, что на рецепшен в холле только один телефон, в то время как работают два секретаря и это сильно затрудняет общение с клиентами. Прошу вас закупить телефон Panasonic KX-HDV100 для секретаря Михайловой Е.Е., принятой на должность второго секретаря 02 февраля 2017 года.
Кузнецова Елена Викторовна (подпись)
15 февраля 2017 года.
Здесь все стандартно – указывается, какой инструмент и в каком количестве, например:
Руководителю АХО ООО «Совремонт»
от бригадира Иванова И. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 1
Прошу вас закупить перфораторы BOSCH GBH 2-28 в количестве 10 штук.
10 мая 2015 года.
Иванов Иван Иванович (подпись).
Обычно этот прибор указывается в списке канцтоваров, который потом офис-менеджер представляет директору, но можно и в частном порядке, например:
Офис-менеджеру ООО «Лейбштандарт» Александровой А.А.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5
Прошу вас закупить офисную настольную лампу Ursula 281/1T-LEDBlacksand.
зам. генерального директора Борисов Б.Б. (подпись)
16 марта 2016 года.
В этом случае указывается марка шин и количество их, например:
Генеральному директору ООО «Кайра-Экспресс»
от начальника АХО Смирнова С.С.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 6
Прошу вас закупить для автомобилей компании шины pirelli scorpion verde all season 265/60 r18 110h в количестве 20 штук.
Смирнов Сергей Сергеевич (подпись)
20 мая 2017 года.
Тогда вопроса с закупками не поднимется вообще – заинтересованное лицо отправляет записку, получатель принимает конкретные шаги для выполнения прошения.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 938-47-92 (Москва)
+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)
Стабильная и беспрерывная производственная деятельность зависит, в том числе, от системы внутренних коммуникаций. Сотрудники, у которых имеется потребность в письменном обращении к коллеге из другого подразделения или вышестоящему лицу по рабочему поводу, могут направиться в кадровое подразделение фирмы, где имеется образец такого инструмента деловой переписки, как служебная записка. Ввиду этого персоналу компании нужно ознакомиться с правилами ее оформления и регистрации, прописанными в локальных нормативах.
Служебная записка представляет собой особый вид документа, который предназначается для документирования деловой информации и обмена ею между субъектами. Следовательно, главной функцией рассматриваемой бумаги является передача требуемой информации между представителями коллектива.
Маршрут движения служебных записок может быть горизонтальным и вертикальным. Горизонтальный способ характерен для бумаг, целью которых является освещение или донесение сведений коллеге составителя. В свою очередь, вертикальное движение документов подразумевает направление информации управленцу.
Практика демонстрирует, что нанимателю практически всегда предоставляются жалобы, прошения или замечания по аспектам производственной деятельности.
Законодательство не фиксирует обязательства компаний использовать и регистрировать подобные бумаги. Впрочем, большинство бизнес-субъектов, тем не менее, применяют их ввиду удобства и облегчения документирования всех деловых обращений.
Невозможно опровергнуть факт наличия обращения по тому или иному вопросу к конкретному должностному лицу, если грамотно оформить и зарегистрировать документ.
Регистрация записок проходит в специализированном журнале кадровым служащим или делопроизводителем (секретарем). Такой сотрудник по запросу составителя записки также может пометить бумагу, как срочную, что ускорит процесс ее предоставления адресату.
Вся регламентация оформления и предоставления записок фиксируется в локальных нормативах. Именно поэтому при составлении такого документа лицу следует опираться на местные акты, либо на общие правила формирования официальной документации (если в локальных постановлениях не содержатся нюансы данной процедуры).
Сотрудники предприятия, при наличии соответствующей потребности, могут составлять служебные записки с прошением предоставить в пользование служебный автомобиль, либо с запросом на приобретение машины с целью упрощения дальнейшего исполнения обязанностей.
По факту рассмотрения управленцем записки подчиненного о служебном автомобиле, может происходить следующее:
Рассматриваемая служебная записка может составляться как от руки, так и в электронном варианте. Главным требованием остается наличие подписи составителя (проставленной от руки или электронной).
Что касается требований к оформлению бумаги, справедливо говорить о следующих:
В основном тексте документа также уместно прописать причины, обуславливающие подобную потребность работника. В случае наличия документальных доказательств, их также уместно приложить к записке, указав перечень таких бумаг в основном тексте. Например, к подобным доказательствам могут относиться проездные билеты в большом количестве, которые превышают по сумме уровень затрат, которые компания затрачивала бы на содержание автомобиля.
На практике образец служебной записки ввиду необходимости покупки автомобиля выглядит следующим образом:
Руководителю ООО «Лотос»
Парабанову Виталию Анатольевичу
от служащего отдела снабжения
Красилова Павла Сергеевича
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 13
о приобретении автомобиля
Прошу Вас приобрести легковой автомобиль для нужд отдела снабжения ООО «Лотос». Ввиду того, что наши основные поставщики, с которыми мы должны регулярно проводить собрания и встречи, располагаются в области, я вынужден стабильно три раза в неделю тратить на дорогу более полутора часов в одну сторону за одну поездку, что существенно сокращает время на профессиональную деятельность. При этом траты, осуществляемые мной на приобретение билетов на автобусы и электрички, составляют более 8500 руб. (выписку из бухгалтерии прилагаю).
Считаю приобретение автомобиля уместным решением в долгосрочной перспективе расширения производства.
Красилов П.С. Красилов П.С
Таким образом, служебная записка с прошением о приобретении автомобиля является действенным инструментом по донесению до управленца информации о наличии трудностей при исполнении должностных обязанностей конкретным сотрудником. Субъекту необходимо заранее ознакомиться с правилами составления записок и указать все требуемые реквизиты.
Образец служебной записки от подразделения проректору
Образец служебной записки от подразделения в подразделение
Образец докладной записки от подразделения проректору
Образец предложения от подразделения проректору
Образец объяснительной записки от подразделения проректору
Образец служебной записки от проректора в другие подразделения СПбГУ
Образец письма на угловом бланке в стороннюю организацию
Информация о налоговых вычетах
Бланк заявления на налоговый вычет
Заявление на 2НДФЛ
Заявление на участие в конкурсе
Контрольный лист инструктажа по охране труда
Формы расчетных листков (полная и сокращенная)
Заявление на аванс
Порядок оформления командировочных удостоверений
Бланк командировочного удостоверения
Форма представления для выезда в служебную поездку (в интересах СПбГУ)
Бланк на исполнение обязанностей
Бланк служебного задания
Договор поставки c предоплатой 30% за счет внебюджетных средств
Договор поставки с оплатой 100% по факту поставки товара за счет внебюджетных средств
Пожалуйста, исправьте выделенный желтым текст в соответствии со сведениями, актуальными для Вашего случая; текст, выделенный курсивом, следует удалить.
В разделе 3.7 укажите источник/источники финансирования, из которых Вы планируете оплатить закупку.
Для проведения закупки просим представлять в ОМТО шаблон договора поставки, заполненный фирмой и подписанный в ПФО; подписи и печати со стороны фирмы при этом не требуются. После согласования шаблона, с Вами свяжутся наши сотрудники и предложат представить оригинал договора на подпись и счет.
В случае, если фирма не вносит исправлений в содержательную часть (не выделенную желтым цветом) шаблона договора СПбГУ – допускается предоставление сразу оригинала договора, подписанного фирмой.
Форма заявки на проведение котировки/аукциона
Цена и объем товара к заявке (образец заполнения)
Для проведения аукциона или запроса котировочной цены в отдел материально-технического обеспечения требуется предоставить в электронном виде следующие документы: заявку, заполненную в соответствии с указанными в ее форме требованиями; форму цены и объема товара к заявке; два коммерческих предложения от разных организаций с подписями, печатями и датами. На бумаге требуется только заявка, подписанная распорядителем средств (руководителем мероприятия или подразделения), в бухгалтерии и ПФО.
Ориентировочные сроки от подачи заявки до заключения договора: при проведении аукциона – 60 дней, при проведении запроса котировочной цены – 45 дней.
Приказ 01/5-26/1 от 06.02.2013г. "Об организации работы по рассмотрению рабочих программ по направлениям биология, география, геоэкология и почвоведение"
Бланк служебной записки для внутренней корреспонденции
Порядок приема иностранных специалистов в СПбГУ
Бланк обоснования приема иностранного специалиста
Образец заполнения бланка обоснования приема иностранного специалиста
Бланк обоснования приема группы иностранных граждан
Приказ о создании комиссий по оценке технического состояния основных средств
Список основных средств, предполагаемых к списанию
Заявка на въезд транспортного средства на территорию ПУНК
Форма рабочей программы
Форма служебной записки "О внесении изменений в учебный план"
Форма служебной записки о рассмотрении рабочей программы
Форма договора с председателем ГАК
Заявление на матпомощь
Положение о материальной помощи
Заявление на предоставление места в общежитии
Заявление на предоставление путевки на базу отдыха
Заявление на предоставление компенсации питания
Представление на направление обучающегося СПбГУ в другую организацию для участия во внеучебных мероприятиях
Бланк заявления в санаторий-профилакторий
Форма заявки на предоставление аудитории
Бланк служебной записки перемещении оборудования/мебели на склад б/у
Шаблон приказа о проведении внеучебных мероприятий
О порядке выдачи материальных ценностей работникам СПбГУ
Бланк служебной записки о работе в выходные дни на 2013 год
Бланк служебной записки на получение ключей от помещений на 2013 год
Бланк служебной записки "О постановке и снятии с охраны помещений" на 2013 год
Материальный пропуск на вывоз/вынос (ввоз/внос) материальных ценностей из/в здания
Бланк служебной записки для поселения студентов в общежитие на период проведения в СПбГУ (по направлениям биология, география, геоэкология и почвоведение) каких-либо мероприятий
Государственный контракт на выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ
No related posts.