Содержание
В последний рабочий день увольняющегося сотрудника работодатель должен рассчитаться с ним и выдать ему на руки трудовую книжку (ст. 84.1 ТК РФ). Никаких заявлений от работника для получения трудовой не требуется, т.к. это обязанность работодателя, установленная законом. Но как быть, если уволившийся работник своевременно не забрал свою трудовую? Можно ли выслать трудовую книжку по почте – разберемся в нашей статье.
Для работодателя подобная ситуация чревата административным наказанием, даже если его вины в невыдаче документа нет – ведь работник мог не явиться в последний день на работу, отказаться от получения трудовой и т.п. КоАП РФ устанавливает штраф в размере 1000 – 5000 руб. для ИП и должностных лиц, а для компаний 30 000 – 50 000 руб. Также работодателю придется возместить работнику не полученный им средний заработок, поскольку у того не было на руках трудовой, а значит он был лишен возможности устроиться на новую работу (ст. 234 ТК РФ).
Чтобы избежать подобного развития ситуации, работодатель должен обезопасить себя, как можно быстрее направив бывшему работнику уведомление о том, что ему нужно явиться на бывшую работу для получения трудовой книжки, либо дать свое письменное согласие-заявление на получение трудовой книжки по почте (пересылать трудовую без согласия ее владельца нельзя). В этом случае ответственность с работодателя за несвоевременную выдачу документа снимается (ст. 84.1 ТК РФ). О том, как составить такое уведомление мы рассказывали в нашей статье ранее, а здесь рассмотрим, каким должно быть заявление на возврат трудовой книжки по почте от работника.
Если бывший работник не может (или не хочет) прийти за трудовой, он направляет работодателю письмо с просьбой направить документ ему по почте, выражая свое согласие на пересылку. Единой формы такого заявления нет, оно составляется произвольно, но определенная информация в нем должна содержаться обязательно.
В письме бывший работник должен указать следующее:
наименование и адрес организации – работодателя (ФИО и адрес работодателя – ИП);
свои данные (ФИО, адрес, телефон для быстрой связи);
основная часть должна содержать фразу, что бывший работник дает согласие на то, чтобы отправить трудовую книжку по почте;
также нужно указать точный почтовый адрес, по которому работодателю следует выслать документ.
Написать заявление можно как от руки, так и на компьютере. В конце необходимо поставить собственноручную подпись и дату написания. Заявление отправляется по почте на адрес работодателя (лучше заказным письмом с уведомлением о получении) или передается иным образом (лично, курьером и т.п.).
Директору ООО «Прибой»
г. Москва, ул. Светлая, д. 6, корп. 7, оф. 112
от Павлова Ильи Семеновича
125503, г. Москва, ул. Речная, д. 113, кв. 45
Тел. 8 (903) 1111234
на пересылку трудовой книжки почтой
В ответ на ваше Уведомление № 25 от 05 сентября 2018 г., я, Павлов Илья Семенович, сообщаю, что согласен на пересылку мне моей трудовой книжки по почте.
Прошу направить трудовую книжку ценным письмом по следующему адресу:
125503, г. Москва, ул. Речная, д. 113, кв. 45, Павлову И.С.
14.09.2018 г. Павлов
Как забрать трудовую книжку по почте?
Когда ценное письмо от работодателя придет в почтовое отделение по указанному в заявлении адресу, в почтовый ящик бывшего работника принесут соответствующее извещение. На обороте его заполняются паспортные данные получателя, затем это извещение вместе с паспортом нужно предъявить на почте. Работники почтового отделения выдадут письмо с трудовой книжкой на руки.
Получив согласие на пересылку, чтобы быть уверенным, что трудовая дошла до получателя, ее необходимо выслать ценным письмом (с описью вложения), и обязательно – с уведомлением о получении адресатом.
Даже в случае потери документа почтовой службой в процессе пересылки у отправителя останется доказательство того, что он выполнил свою обязанность по возврату трудовой книжки. Таким подтверждением служит опись, в которой указано наименование отправляемого документа – трудовая книжка конкретного лица, и стоит почтовый штемпель с датой отправки.
В день прекращения трудового договора, т. е. в день увольнения, являющийся последним рабочим днем уходящего сотрудника, работодатель обязан не только окончательно рассчитаться с сотрудником (выплатить зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск), но и выдать ему трудовую книжку (ч. 4 ст. 84.1, ч. 1 ст. 140 ТК РФ, п. 35 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).
Также по просьбе работника необходимо выдать ему заверенные копии документов, связанных с работой. Это могут быть копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу или приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и т.д. (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Как работнику составить заявление на получение, например, копии трудовой книжки, мы рассказывали в нашей консультации.
Если для получения документов, связанных с работой, сотруднику необходимо обращаться к своему работодателю с письменным заявлением, то выдача оригинала трудовой книжки при увольнении работника производится автоматически. Составлять какое-либо заявление или уведомлять работодателя о желании получить трудовую книжку не нужно.
Однако возможна ситуация, когда в день увольнения сотрудник не получил трудовую книжку по собственной вине: он отсутствовал на работе или в силу определенных обстоятельств отказывается от получения трудовой книжки. Можно ли в дальнейшем получить трудовую книжку по почте и как составить заявление об этом своему бывшему работодателю, расскажем в нашей консультации.
Сразу напомним, что невыдача работнику трудовой книжки грозит работодателю административной ответственностью (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):
Кроме того, работодатель обязан будет возместить работнику не полученный им средний заработок по причине незаконного лишения работника возможности трудиться (ст. 234 ТК РФ, Определение Московского городского суда от 24.11.2010 по делу № 33-36584 ).
Поэтому во избежание претензий со стороны проверяющих работодателю необходимо подтвердить, что трудовая книжка не была выдана своевременно не по вине работодателя. С этой целью работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте. Соответственно, со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку в выдаче трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).
Итак, если работник вовремя не получил трудовую книжку, он может направить работодателю письмо с просьбой выслать трудовую книжку по почте. Такое письмо можно передать работодателю лично или послать по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Такое письмо может именоваться заявлением, уведомлением или согласием.
В согласии работника направить трудовую книжку почтой нужно указать наименование работодателя, его адрес, Ф.И.О., контактные данные бывшего работника, а также адрес, по которому работник просит отправить свою трудовую книжку. В письме можно также привести конкретные реквизиты извещения, полученного ранее от работодателя с просьбой решить судьбу трудовой книжки.
Приведем заполненный образец заявления на отправку трудовой книжки почтой.
Требования законодательства обязывают работодателя оформить разрыв трудового соглашения в последний трудовой день сотрудника и выдать ему трудовую книжку. Но случается, что гражданин по каким-то причинам не забрал этот документ. Тогда осуществляется отправка трудовой книжки по почте при увольнении. Такая процедура имеет определённые нюансы, которые нужно учитывать.
Чтобы разобраться, когда необходимо отсылать гражданину почтой документ, подтверждающий его трудовой стаж, целесообразно рассмотреть распространённые типовые причины, из-за которых возникают подобные ситуации.
Итак, отсылка документов после увольнения почтой обычно осуществляется, если:
Важно отметить, отправка трудовой книжке почтой – это для администрации вынужденная мера, когда отсутствует возможность вручить документ лично увольняющемуся гражданину. Либо присутствует письменное обращение сотрудника на отсылку трудовой книжку непосредственно ему домой почтой. Работодатель не имеет полномочий проявлять какую-либо инициативу, чтобы выслать почтой личные материалы сотруднику, особенно когда последний может самостоятельно прийти и забрать их в кадровом подразделении компании.
Для отсылки материалов почтой требуется веское основание. В противном случае такой факт расценивается как задержка выдачи документа с вытекающими из этого юридическими последствиями для работодателя.
Отсутствие подписанного обходного листа, а также окончательного расчёта на дату увольнения не являются основанием, чтобы задерживать выдачу положенных гражданину официальных бумаг. Если выполнить такие действия несвоевременно (в срок не позднее 3 рабочих дней), работодателю может грозить солидный штраф. Исключение могут составлять случаи, когда место нахождения владельца трудовой книжки неизвестно. Тогда официальные материалы о трудовой деятельности останутся храниться в архиве компании пока не станут востребованными.
Учитывая, что трудовая книжка сопровождает сотрудника весь период рабочей деятельности, передача её от работодателя к работнику должна осуществляться из рук в руки. Пересылать этот документ почтой можно только тогда, когда этого желает сам работник.
Но перед тем как отправить трудовую книжку по почте, необходимо получить письменное согласие на осуществление таких действий. Оно может выражаться таким образом:
Следует отметить, что отдельные компании рассматривают письма пользователей, присланные по электронной почте как их личное заявление. Тут следует учитывать, что интернет-переписка обычно осуществляется по незащищённым каналам, поэтому в правдивости такого сообщения могут возникать сомнения.
Как вариант, пользователь пишет заявление от руки, сканирует его и уже так пересылает своему работодателю. Такой документ может быть принят к рассмотрению при условии, что оригинал будет позже переслан обычной почтой.
Почтовая пересылка трудовых документов допускается, когда этого желает владелец и предоставил письменное согласие на такую пересылку. Отправляется ценным письмом с получением обратного уведомления о получении документов.
По желанию владельца трудовая книжка может пересылаться и другими способами, либо доставляться с помощью курьера. Оплата за такой тип пересылки вычитается с причитающегося увольняющемуся сотруднику компенсационного жалования. Оптимально, если всё это будет изначально предусмотрено в заявлении гражданина на осуществление ему доставки трудовой книжки.
В жизни периодически возникают ситуации, требующие от работодателя выполнить возложенные на него обязательства по части полного финансового и документального расчёта с уволенным сотрудником. И в некоторых ситуациях приходится проявлять инициативу и отправлять документ через почтовое отделение на домашний адрес уволенного труженика.
Это возможно в таких случаях:
Нужно учитывать, трудовая книжка – официальный учётный документ. Поэтому её отправка владельцу должна осуществляться по чётким правилам. Пересылка должна выполняться исключительно ценным письмом, внутрь которого вкладывается опись. Описывать всё содержимое необходимо тщательно, чтобы в дальнейшем не было возможности обвинить этого работодателя в халатности во время работы с документами.
Перед тем, как отсылать такое письмо, кадровому подразделению придётся выполнить некоторые подготовительные шаги:
Отправление официальных материалов без согласия допускается, только когда бывший труженик по каким-либо причинам отказался самостоятельно забирать трудовую книжку с отдела кадров.
Сегодня почта России остаётся одним из надёжных источников передачи информации, которому такое право делегировано на государственном уровне. Здесь действует свой чёткий внутренний порядок, по которому пошагово расписано, как действовать в разных ситуациях. При этом, если документ не найдёт адресата либо же этот адресат откажется по каким-то причинам его получать, посылка (письмо) будет возвращено на отделение, из которого оно отправлялось.
Таким образом, работодатель получает гарантию доставки документа владельцу либо возврата обратно для необходимости дальнейшего архивного хранения. В любом случае риск потери документа сводится к нулю. Почтовые уведомления и отметки являются должным доказательством, что все возложенные на работодателя функции были выполнены в полном объёме.
Конечно, отправление может осуществляться и другими способами:
Выбирается наиболее удобный способ для сотрудника и более надёжный для руководителя.
Если пересылка официальных бумаг осуществлялась почтой либо другим доступным способом, необходимо сохранить все квитанции, уведомления, отчётные формы, подтверждающие факт отправки, когда и на чьё имя отправлялись бумаги. Такие документы необходимо приобщить к личному делу сотрудника, а дальше хранить всё время, пока будет храниться личное дело.
Такие действия помогут доказать работодателю, что он делал всё правильно и подтвердить его слова о том, что он направлял документы сотруднику, если они вдруг потеряются при пересылке. К тому же при наличии квитанций и других документов, подтверждающих пересылку отличным от обычной почты способом, курьерской службе можно предъявить иск о требовании возместить нанесённый ущерб утерей документов.
Ниже приведены типичные ошибки, допускаемые работодателями, когда ввиду неизвестных причин гражданин лично не забрал трудовую книжку.
Чтобы избежать ответственности за нарушение процедуры выдачи трудовой книжки, отдавать документ необходимо непосредственно владельцу либо по официальным каналам передачи информации, предварительно заручившись письменным согласием получателя.
Отправка трудовой книжки посредством почты осуществляется только в исключительных случаях. Лучше уговорить сотрудника самостоятельно забрать документ. Это поможет избежать конфликтов и ответственности за утерю документов.
No related posts.