Срок действия отказного письма по сертификации

Под отказным письмом понимается официальный документ, который выдается аккредитованными организациями компаниям коммерческого сектора экономики о том, что тот или иной товар или услуга не нуждаются в декларировании и сертификации.

Документ носит справочный характер и касается обычно только каких-то конкретных наименований продукции.

Виды документа

Все отказные письма можно условно поделить на две разновидности:

1. предназначенные для торговых компаний;
2. предназначенные для таможни.

При этом по своему смыслу они практически ничем не различаются.

Единственное серьезное отличие заключается в том, что таможенные службы требуют письма, которые выдаются от имени Министерства промышленности и торговли.

А вот если отказное письмо требуется для иных целей (например, для того, чтобы повесить на стенд в магазине для информирования покупателей или предоставить заказчику товаров для справки), его может предоставить запрашивающему предприятию практически любая аккредитованная на выдачу таких бумаг организация.

Как получить отказное письмо

Для того, чтобы получить отказное письмо, фирма, которая в нем нуждается, должна отправить в аккредитованное учреждение специальный запрос-заявку. В нем следует указать, в отношении какой продукции требуется справка и для каких целей она нужна.

Кроме того, для отказного письма потребуется предоставить некоторые документы, в которых указать информацию общую для всех:

• название организации,
• ее реквизиты (ИНН, КПП, ОГРН и т.д.).

Если речь идет об отказном письме для торговых предприятий, то нужно к заявке приложить:

• описание продукции;
• характеристики продукции;
• код ОКП (если он есть).

При необходимости получения отказного письма для таможни следует предоставить:

• описание товара;
• контракт;
• инвойс;
• код ТНВЭД (при его наличии).

Сколько действует документ

Срок действия для такого рода документов законодательно не установлен, так что любое полученное отказное письмо действительно вплоть до момента включения изменений в «Единый перечень продукции, подлежащей обязательному подтверждению соответствия» или до того, как на отмеченные в письме товары вступят в силу технические регламенты.

В некоторых случаях, правда, прописывается крайняя дата действия документа: чаще всего на практике она равняется одному году.

Платно или бесплатно

Аккредитованные организации выдают данный вид документов за определенную плату.

Она зависит от количества наименований продукции, по которым требуется сформировать отказ. Как правило, стоимость письма не превышает трех тысяч рублей, а делается оно в срок не более одной недели.

Кто может получить отказное письмо

Отказное письмо выдается любым представителям бизнеса: юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, а вот частное лицо получить отказное письмо не может.

Следует отметить, что владельцем того или иного отказного письма может быть только одна организация, передавать его третьи лицам не следует, учитывая тот факт, что для них оно автоматически утрачивает законную силу.

Обязательно ли получение отказных писем

Данный вид документации относится к разъяснительным бумагам, т.е. носящим справочный характер. Это значит, что наличие отказных писем не требуется для продажи товарно-материальных ценностей.

Точно также, если товары не подлежат обязательному декларированию и сертификации, то и таможня не станет настаивать на предоставлении регламентирующих документов.

Иными словами, отказные письма необходимы только тогда, когда кто-либо из представителей бизнеса изъявит на это собственную волю.

Имеет ли право вторая сторона договора требовать наличие отказного письма

Поскольку наличие отказных писем является правом, а не обязанностью организации, никто не вправе требовать от нее этого документа. Однако, если такой пункт включен в договор между сторонами, то, во избежание разногласий с партнером или заказчиком, как и все другие условия данного соглашения, его следует выполнить.

Составление отказного письма

На сегодняшний день отказное письмо не имеет унифицированного образца, так что составляться оно может в произвольной форме, исходя из того, как видит данный документ аккредитованная организация, которая его выдаёт. Главное, чтобы бланк по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства и правилам делового документооборота.

Кроме того, следует иметь в виду, что в бланке отказного письма должны содержаться и некоторые обязательные сведения. В частности, к ним относятся:

• наименование организации, выдающей документ, ее контактные данные;
• название компании, которой он требуется;
• исходящий номер письма и дата составления;
• суть послания, а именно информация о том, что в отношении названного в запросе от предприятия продукции или товара не применяется сертификация и декларирование.

При этом перечень товаров, по которым составляется одно отказное письмо, практически не ограничен.

Оформление бланка

Как к оформлению письма, так и к его содержанию, законодательство не предъявляет никаких особенных критериев. Иными словами, документ может быть написан на фирменном бланке организации или на простом листе бумаги.

Важным условием является наличие на документе подписи ответственного лица (при этом использование факсимильных автографов, т.е. отпечатанных каким-либо образом, не допускается), а также сведения о его должности. Также бланк должен быть заверен печатью учреждения, которая будет свидетельствовать о подлинности документа.

После оформления отказное письмо обязательно должно быть зафиксировано в журнале исходящей документации организации, которая его сформировала.

Передан документ может быть разными способами:

• лично в руки заявителю, если он найдет время для личного посещения аккредитованного учреждения;
• через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
• через курьерскую службу.

Отказное письмо — это официальный документ, выданный аккредитованным органом, информирующий о том, что продукция не подлежит обязательной сертификации и декларированию соответствия в системе ГОСТ Р, а также по действующим техническим регламентам Таможенного Союза.

Для отказного письма в Российской Федерации нет утвержденного бланка, но есть определенный порядок заполнения и формат содержания. Оформляется оно на фирменном бланке аккредитованной организации, заверяется синей печатью и подписью руководителя ОС.

Отказные информационные письма на продукцию условно можно поделить на следующие виды по области применения: для торговли и таможенного оформления.

Как правило, их содержание совершенно идентично, указывается наименование товара, код ТНВЭД, код ОКПД2, а также ссылки на действующие законодательные акты (постановление Правительства РФ №982, действующие технические регламенты ТС).

Необходимо ли оформлять отказные письма?

Рассмотрим так называемое отказное письмо для торговли. Многих интересует, нужно ли его оформлять. Это не регламентирующий документ, а информационный, поэтому к обязательным его причислить нельзя.

Ни в одном законодательном акте нет четких указаний о том, что разъяснительная документация должна быть оформлена в обязательном порядке. Но в тоже время, торговые сети или маркетплейсы запрашивают при поставках продукции этот документ при отсутствии сертификата. И это логично, так как торгующие организации несут ответственность за наличие сопроводительной документации при дальнейшей реализации товаров.

Также отказное письмо по сертификации может понадобиться для предоставления покупателям и надзорным органам. Да, можно сослаться на нормы действующего законодательства и самостоятельно попытаться разъяснить все это устно. Но намного проще предъявить официальный ответ, заверенный сертификационным центром, где указано, что товар обязательной сертификации не подлежит. Таким образом, экономите время и силы.

Аналогичная ситуация с таможенным оформлением. При декларировании груза, таможенные органы, как правило, запрашивают сертификат или декларацию о соответствии. При обращении в сертификационный орган выясняется, что определенный товар не подлежит сертификации и возникает ситуация, когда нужен аргументированный документальный ответ, чтобы избежать устных разъяснений и споров. В качестве официального ответа предоставляется данный документ.

Как получить отказное письмо на продукцию

• Заявка
• Реквизиты компании заявителя
• Описание товара (при необходимости)

Стоимость оформления

• Срок оформления – 1 день
• Стоимость – 3 300 рублей

В некоторых случаях дополнительно нужно предоставить описание (состав, область применения и фото изделия) для корректной идентификации продукта и точного определения кодов. После предоставления информации, заявителю высылается макет на согласование, только после утверждения всех данных, выдается оригинал. Сканированная копия в электронном виде высылается сразу по готовности, а оригинал высылается почтой России, либо можно получить у нас в офисе: Москва, ул. Николоямская, дом 29, стр. 1

Примечание

Срок действия отказного письма

Отказное письмо о сертификации товара выдается без указания срока действия и имеет юридическую силу до внесения изменений в "Единый перечень товаров, подлежащих подтверждению соответствия" либо до вступления в действие технических регламентов ТС.

Приведем несколько примеров из рабочей практики, когда необходимо переоформление.

• 1. Смена названия организации, юридического адреса, реквизитов или руководителя.
• 2. Поменялась или расширилась линейка выпускаемых изделий – в итоге появились позиции, которые ранее небыли отражены. Изменить либо добавить какие-то данные в выданном документе нельзя, так как по ним ведется внутренний реестр с присвоением исходного номера.
• 3. Изменился перечень товаров, подлежащих обязательному декларированию и сертификации. Тогда потребуется получение нового отказного письма для торговли, где нужно указать изменяющий нормативный акт к Постановлению Правительства РФ №982. Если принят новый тех. регламент Евразийского Экономического Союза, то отражается наименование этого регламента, а также номер и дата вступления.
• 4. Если в процессе оформления указывалась торговая марка и впоследствии она изменилась или добавилась новая. Кстати, марку отражать совершенно нет необходимости, достаточно указать тип изделия, коды ТН ВЭД и ОКПД2. За счет этих данных продукцию легко идентифицировать и классифицировать без марки или артикула в этом случае. И не важно, под каким брендом выпускается. Если группа продукции не попадает под обязательное декларирование и сертификацию, то не имеет значения, под какой маркой выпускается продукт и каким производителем.

Образец отказного письма (скачать doc.)

Отказное письмо что это? Виды и цель отказного письма

Это официальный ответ территориальных учреждений Росстандарта (центры стандартизации, метрологии и сертификации), а также органов по сертификации на запрос о том, подлежит ли продукция обязательной сертификации или декларированию. Отказное письмо содержит ссылку на законодательство, и свидетельствует о том, что указанная в документе продукция «не попадает в „Номенклатуру продукции товаров и услуг, подлежащей обязательной сертификации“». Отказное письмо выдаётся на продукцию в случае, если она не подлежит обязательной сертификации или обязательному декларированию.

Для отказного письма нет предусмотреного бланка установленного образца. Отказное письмо оформляется на листе А4 и заверяется печатью органа по сертификации, выдавшего документ. Держателем отказного письма является только одно юридическое лицо. В одно отказное письмо можно включить любой список продукции.

Отказные письма условно можно поделить на следующие виды: отказное письмо для торговли и отказное письмо для таможенного оформления