Ставится ли печать на коммерческом предложении

Дата размещения статьи: 06.04.2013

Деловая переписка – это материализованная форма мысли. Правильное составление коммерческих предложений – это практически искусство. Что в первую очередь отличает хорошее коммерческое предложение от плохого? То, что оно из факса не отправляется прямиком в мусорную корзину с характерным хрустом сминаемой бумаги. А вот чтобы оно туда не отправилось чуть попозже, менеджер должен комплексно завершить переговорный процесс с клиентом – сопутствующим телефонным звонком или личной встречей.

В этой главе мы рассмотрим подготовку коммерческих предложений в формате В2В, поскольку речь идет именно о деловой переписке в форматах взаимодействия коммерческих компаний. Помимо собственно коммерческих предложений к деловой переписке относится еще несколько распространенных форм писем – претензионного и информационного характера. Менеджер должен владеть техникой подготовки всех видов деловой переписки, поскольку, к сожалению, взаимодействие без сучка и задоринки возможно только в вакууме, в реалиях же российского бизнеса партнерство очень быстро может перерасти в неприязнь или даже открытую вражду.
В любом случае как бы ни сложились отношения с клиентами и партнерами, в деловой переписке необходимо придерживаться дипломатичности и доброжелательности. А соблюдать их помогут несколько простых правил.
Итак, деловая переписка – это переписка с партнерами или сотрудниками, это обмен мнениями, новыми мыслями и предложениями. Деловые письма отличаются от личных писем в первую очередь тем, что деловые письма чаще всего, если не являются конфиденциальными, открыты для ознакомления многих, и это налагает на них определенный – деловой стиль изложения.
Структура делового письма тоже, как правило, однотипна. Служебные письма часто оформляются на бланках фирмы в двух экземплярах: один отсылается адресату, другой экземпляр остается в компании.
Очень важен тон делового письма: он не должен быть сухим. Самое лучшее, если в письме будут ощущаться достоинство и дружелюбие, готовность сотрудничать и возводить не стены, а мосты. Также важно в деловом письме избегать вульгарности и запанибратства.

Для более полного понимания формата деловой переписки необходимо обозначить классификацию деловых писем по разным направлениям.
Так, деловая переписка может быть внутренней и внешней:
– внутренняя переписка: докладные, служебные, объяснительные записки, меморандумы и т.п.;
– внешняя переписка: письма заказчикам, клиентам и деловым партнерам; приглашения, поздравления и пожелания; претензии и жалобы; информационные письма и пресс-релизы для СМИ и т.п.
По содержанию писем можно выделить такие категории:
– коммерческие письма: письмо-запрос, оферта, рекламация, различные виды ответов;
– деловые письма: сопроводительные, договорные письмо, напоминание, подтверждение, просьба и т.п.;
– нерегламентированные письма: рекламные, информационные, письмо-представление фирмы и т.п.;
– личная служебная переписка: поздравления, приглашения, ответы на приглашения, выражение соболезнований, рекомендации и т.п.;
– пресс-релизы: письма для прессы.
По форме деловые письма могут быть:
– письмо-напоминание – факт напоминания;
– гарантийное письмо – выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным;
– письмо-подтверждение – указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт;
– письмо-ответ – по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы;
– информационное письмо – информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях;
– письмо-приглашение – письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем;
– инициативное письмо – это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов;
– сопроводительное письмо – письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму;
– письмо-предупреждение – предупреждение о возможных ответных шагах и т.д.
В оформлении деловых писем следует руководствоваться общепринятыми стандартами оформления деловой переписки. Как правило, они базируются на корпоративных стандартах компании и требованиях к оформлению деловой документации ГОСТ Р 6.30-2003.

Итак, как следует оформлять деловые письма.
Вступительное обращение помещается на левой стороне письма под внутренним адресом, а заключительная формула – на правой, в конце основного текста. Обе формулы пишутся на отдельных строках. В настоящее время в деловых письмах наиболее распространены нижеследующие формулы вежливости:

Вступительное обращение (должно выражать уважение и одобрение):

Господа!
Уважаемый(ая) ________________!
Госпожа ________________!
Уважаемые господа!
Уважаемая госпожа!
Уважаемый господин директор!
Заключительные формулы (должны выражать надежду на сотрудничество и признательность):
Преданный Вам.
Искренне Ваш.
С уважением.
С наилучшими пожеланиями.
С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество.
Всегда рады оказать Вам услугу.
Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения.
Заранее благодарим.
С интересом ждем от Вас новых предложений.
Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время.
Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в.
Надеемся, что наша просьба будет выполнена.
Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
Следует обратить внимание на следующее: при использовании этих (и подобных им) коротких форм в тексте письма часто применяют графическое выделение: слова "С уважением" пишут на одной строке, должность, фамилию и подпись адресанта размещают под ними на следующей строке.
С уважением
Кирилл Морковкин, консультант "ООО "Фирма"
http://www.firma.ru
morkovkin@firma.ru
(495) 555-55-55
(495) 555-55-56

Следует отметить, что в указанных формах запятая перед подписью с точки зрения пунктуации избыточна и ставиться не должна.
А вот в письмах иностранным партнерам, выполненным на английском, немецком и др. языках, запятая ставится обязательно. В современной практике делового письма это правило часто переносится и на русскоязычное деловое письмо, что не является правомерным с точки зрения русской грамматики.
Если в начале письма была использована форма "Уважаемый. ", то завершать письмо формой "С уважением. " не следует. Лучше использовать любую другую приемлемую форму из рассмотренных выше.
При обращении к коллективному адресату наиболее часто используются выражения:
Уважаемые господа!
Уважаемые дамы и господа!
Уважаемые коллеги! (при обращении к лицам одной профессии)
Многоуважаемые ветераны!
Деловое письмо может также включать следующие дополнительные части, которые вносятся по необходимости:
– вниманию такого-то или такой-то. Когда отправитель письма, адресованного какой-то коммерческой фирме или другой организации, хочет, чтобы письмо было прочитано определенным лицом этой организации или конкретным отделом, то перед вступительным обращением (или под ним) ставится надпись: Вниманию господина Иванова. Такая надпись иногда подчеркивается, чтобы обратить на себя внимание сотрудника, который разбирает почту данной организации, и была передана указанному лицу;
– указание на содержание письма. Для удобства читающего перед основным текстом письма иногда излагается краткое указание относительно содержания или темы письма. Это указание обычно помещается между вступительным обращением и основным текстом. Оно обычно печатается заглавными буквами или подчеркивается для того, чтобы привлечь внимание лица, разбирающего почту. Все слова в указании, кроме артиклей, предлогов и союзов, пишутся с прописной буквы:
Уважаемые господа!
Заказ N 2365 на доставку продукции.
Мы получили Ваше письмо.
– приложения и копии: Если к письму приложены какие-либо материалы или документы или когда фирма должна получить копии документов, то это указывается в левом нижнем углу бланка письма ниже подписи. Пишется слово: "Приложение" (или Приложение N)". Если приложений несколько, то указывается их число. В указании на приложения рекомендуется перечислить посылаемые материалы, в особенности когда это важные или ценные документы. В названиях материалов все слова, кроме предлогов, пишутся с прописной буквы:
Приложения: кассовый чек, коносамент, страховой полис, счет-фактура, договор;
– постскриптум: приписка в нижней части письма после подписи допускается лишь в том случае, когда после подписания письма произошло событие, о котором нужно немедленно информировать адресата или чтобы подчеркнуть какой-либо важный момент. Приписка начинается с сообщения P.S. (читается Postscript); в конце приписки снова ставится подпись.
Письма, имеющие продолжения, обычно пишутся только на лицевой стороне бланка. Если письмо не помещается на лицевой стороне бланка, оно пишется на двух или нескольких листах, причем используется также лишь одна сторона каждого листа. В качестве дополнительных рекомендуется употреблять листы с названием организации, напечатанным типографским способом в левом верхнем углу с отступом в 1 см от верхнего края листа; рядом в правом верхнем углу должны быть напечатаны слова: лист для продолжения письма N. Под названием организации отправителя пишутся имя лица или наименование организации, которой адресуется письмо, а также дата письма. Если эти слова не пишутся, то в таких случаях на дополнительных листах проставляются номера страниц: на первой дополнительной странице ставится номер 2, на второй – номер 3 и т.д. Расположение зависит от компоновки письма.
Итак, переходя непосредственно к деловой переписке коммерческой направленности, нужно выделить два самых распространенных варианта – отправка коммерческих предложений по факсу и отправка предложений по электронной почте. Причем в связи с ростом использования телекоммуникационных средств связи начинает преобладать переписка электронного формата.
Поэтому первоначально разберем элементарные правила деловой переписки по электронной почте.
Все изложенные ниже элементарные правила касаются преимущественно деловой переписки с вашими партнерами, коллегами, заказчиками, исполнителями и т.д. Использование нижеприведенных правил в личной переписке – дело каждого лично. Тем не менее соблюдение этих правил и в личной переписке создаст о вас только хорошее впечатление.
Правила получения писем:
1) полученные письма надо читать. Если вам пришло письмо, значит, его кто-то отправил и зачем-то это сделал. Разумеется, спам здесь не рассматривается;
2) если ваша деятельность не является менеджерской – проверяйте почту хотя бы 2 раза в день – с утра и после обеда. Иначе вы можете застопорить работу других людей и затянуть решение вопросов;
3) если вы менеджер – ваш рабочий день должен начинаться с запуска почтового клиента, который не выгружается весь день и автоматически проверяет почту. Настройте автоматическую доставку/получение почты хотя бы каждые 10 минут (а лучше 2 – 3 минуты);
4) вам пришло письмо. Если вы очень заняты – оцените, от кого оно, тему и пробегите его глазами – это поможет быстро оценить, требует ли письмо срочного ответа или может подождать немного;
5) если вы не ведете разговор или другую деятельность, не терпящую прерывания, – ответьте сразу. Это самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты.
Правила обращения (отправки писем) (касается программы The BAT!):
Следует видеть, понимать и правильно использовать поля "To" ("Кому"), "CC" ("Копия") и "BCC" ("Скрытая копия"). От этого зависят ваши действия по получению письма или действия получателя.
– "To" ("Кому") – письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы этому получателю непосредственно. Если вы отправляете вопрос – вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле "Кому". Если вы получатель – ответить должны именно вы.
– "CC" ("Копия") – получатели, стоящие в копиях, получают письмо "к сведению", для информации или являются "приглашенными в свидетели". Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо; более того, вежливым считается, при наличии такой необходимости, начать с фразы "извините, что вмешиваюсь".
– "BCC" ("Скрытая копия") – поле для "дворцовых интриг". Указывая в этом поле какого-то получателя, вы ему "тайно" отсылаете это письмо: о факте отправки письма этому человеку не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Используется также для массовой рассылки, чтобы вашу адресную книгу не знали все получатели.
– При ответах пользуйтесь кнопкой "Reply All" ("Ответить всем") – это сохранит в копиях получателей начального письма, и ваш ответ не пройдет мимо них. Удалить нежелательных получателей или добавить других можно всегда.
– Если в полученном письме в поле "To" ("Кому") более 2-х адресатов – это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. Определитесь, кто должен ответить.
– Однако будьте осторожны с отсылкой писем, содержащих в поле "То" ("Кому") более двух адресатов, – на письмо отправленное всем, вы не получите ответа ни от кого.

Не оставляйте его пустым! Люди, с которыми вы переписываетесь, могут получать сотни (!) писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма.
Тема письма должна быть краткой, но отражающей основное содержание/тему письма. Заголовки типа "Вопрос", "Привет!" или пустые заголовки выдают в вас новичка или отсутствие элементарных навыков владения деловой перепиской.
Когда вы отвечаете на одно из нескольких писем с разными темами, отвечайте на правильные! Отвечайте про встречу на письмо с темой "Встреча во вторник, 18.04" и про материалы на письмо "Материалы для полиграфии".

Priority (важность письма)

Если письмо содержит текст договора, информацию о срочных изменениях или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь, – используйте важность "высокая", это выделит письмо в папке "Входящие".
Не используйте напрасно "высокую" важность – "крикливые" люди раздражают, будьте скромнее.
Личное письмо деловому корреспонденту или письмо со смешной и не деловой картинкой или ссылкой пометьте важностью "низкая".

Написание письма (ответа)

– Начните с приветствия, это вежливо. "Привет, gria! " говорит о том, что вам лень написать просто имя человека. Даже просто "Андрей!" или "Добрый день!" вполне вежливо и достаточно.
– Говорите с человеком на одном языке. Это касается не только языка (русский/английский), но и формы текста. Если вам пришло формальное письмо, неформальный ответ на него – неуважение к респонденту и демонстрация собственной низкой культуры.
– Не используйте транслит, кроме случаев отправления писем из мобильных условий. Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки – прилагайте текст ответа аттачем.
– Деловое письмо должно быть точным, лаконичным и конкретным.
Точность – указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (дату и тему другого письма, дату встречи, пункт повестки встречи или имя файла).
Лаконичность – некоторые излагают на трех страницах то, что можно было бы написать в трех предложениях. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, – и это видит ваш корреспондент.
Конкретность – из письма должно быть точно понятно, что именно требуется от получателя.
– Деловая переписка – это не место для упражнений в эпистолярном жанре и не место для выражения эмоций. Для этого существуют форумы, чаты и другие средства электронного межличностного общения. Лаконичный деловой текст – это не сухость, а экономия времени и точность мысли.
– Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте. Сплошной "поток мысли" сложно читать и можно пропустить, собственно, основной вопрос письма.
– Ответ на просьбу или задачу "Сделаем!" неполон. "Сделаем к такой-то дате", "через столько-то дней", "после такого-то события" – это более определенный и точный ответ.
– Текст не должен содержать ошибок! "Очепятки" не страшны, но если вы в каждом письме пишете и пишете слово неверно, это становится заметно очень быстро, и ваша "тройка" с минусом по русскому становится очевидной, как и общий уровень образования.
– Не отправляйте письмо, не прочитав то, что вы написали! Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли лаконично, точно, понятно, конкретно и не содержит грамматических ошибок. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях "Кому" и "Копия". Проверьте грамматические ошибки, в конце концов.
– Цитируйте текст оригинального письма. При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в начале письма, а не в конце!
– Если ваши ответы по пунктам – отделите цитату пустыми строками сверху И снизу.

– Нормальным считается высылать без предупреждения вложения до 2 – 3 мегабайт. Если вы хотите выслать вложение большего размера – уточните у корреспондента, пройдет ли такой файл через его сервер или влезет ли в почтовый ящик. У некоторых могут быть вообще dial-up модемы.
– Не вкладывайте в письма EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR файлы – многие почтовые клиенты или серверы намертво блокируют такие вложения и адресат их никогда не прочтет. Упаковывайте их в архив (zip, rar) как в оболочку и уже в таком виде вкладывайте.
– Не вкладывайте в тело письма звук, видео, флэш-анимации и пр. – они запускаются при включенном автопросмотре у получателя, что может доставить ему некоторые неудобства.
– Воздержитесь от вложений сомнительного содержания – во-первых, ваш корреспондент может не разделять ваших вкусов, а во-вторых, вы можете доставить неприятности человеку, работающему в организации, где применяется перлюстрация почты.

Электронная подпись (signature)

– Ее наличие – полезно (есть ваша контактная информация) и это хороший тон, демонстрирующий ваш профессионализм.
– Подпись не должна превышать 5 – 6 строк. Она должна включать в себя минимум вашу фамилию и имя и желательно телефон, электронный адрес, имя/адрес компании и ее сайт.
– Имейте 2 варианта signature – для инициативных (собственных) писем и ответов. Для ответов достаточно простого варианта.
Коммерческие предложения, подготавливаемые на бумажном носителе к факсимильной отправке, должны также соответствовать перечисленным выше правилам. Однако они обладают рядом особенностей:
– оформляются на официальном корпоративном бланке компании;
– не должны превышать двух листов формата А4;
– шрифт должен быть читаемым после отправления на факсимильной копии;
– не допускается красочных рисунков, особенно темных цветов;
– не допускается фамильярности или вольного отношения.
Ну а в остальном – все в свободном творчестве под контролем деловой этики.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

Коммерческое предложение должно быть индивидуальным и продающим. Составление коммерческого предложения, которое клиент воспримет как индивидуальное – процесс трудоёмкий: это и описание выгод для клиента, и загрузка прайс-листов, и проставление печати у руководителя.

Конечно, вы можете хранить шаблонные КП, быстро их редактировать и отправлять клиенту – но такой документ едва ли принесет пользу.

Или наоборот: вы долго создаете документ, корпите над ним, загружаете товары, относите на утверждение (и проходите всю бюрократическую волокиту) – но это занимает так много времени, что ваши конкуренты оказываются быстрее. И каким бы идеальным коммерческое предложение ни было, оно отправлено слишком поздно.

Давайте определимся, что же должно быть в идеальном КП?

• Шапка с данными ИНН/КПП, логотипом и контактами компании (телефонный номер, адрес электронной почты);Указание адресата письма или того лица, для которого оно предназначено;
• Наименование документа (собственно, должно быть указано, что это коммерческое предложение), дата составления и номер;
• Условия оплаты и срок действующего предложения. Отлично, если ваше КП содержит уникальные условия для клиента – так вы подчеркнете свой индивидуальный подход (как бы шаблонно это ни звучало). А любому понравится, когда предложение обращено к клиенту лично, а не составлено посредством Ctrl+C Ctrl+V;
• Выгоды. Портфолио и заслуги компании – это все, конечно, хорошо, но мы должны предоставить реальные преимущества, которые выделят вас среди конкурентов;
• Указание цены, фотографии и краткое описание – подробное описание списка товаров и услуг;
• Печать организации и ФИО и подпись ответственного лица. Создатели КП редко с этим заморачиваются, а зря –казалось бы, формальное подтверждение документа резко повышает доверие к нему;
• Контакты менеджера – лица, который взаимодействует с клиентом.

Выглядит внушительно, но что если автоматизировать процесс создания коммерческих предложений?

Создаем продающее коммерческое предложение

Команда Арт Проект разработала сервис генерации коммерческих предложений, который сделает процесс генерации КП намного проще.

Шаг 1. Создаем новое КП. Этап создания нового коммерческого предложения – единоразовый процесс. В дальнейшем вам все это проходить не понадобится.

Для начала указываем данные компании: наименование организации, реквизиты, веб-сайт – все это будет отображаться в шапке. Также хотелось бы упомянуть, что на этом же этапе мы указываем формат стоимости, в которой будут отображаться наши товары/услуги – с НДС или без НДС. В случае, если вы указываете с НДС, в последнем шаге при загрузке товаров/услуг система автоматически добавит процент налога к стоимости товара.

Шаг 2. Коммерческие предложения бывают горячими, бывают холодными. Мы не отправляем коммерческие предложения холодным методом (читайте «спамным») – и вам не советуем. А вместе с горячими КП нередко отправляется и счет – поэтому было предусмотрено автоматическое отправление счета вместе с самим коммерческим предложением. На этом этапе полностью указываем реквизиты вашей компании. Сумма и наименование счета указывается на последнем этапе генерации КП.

Шаг 3. В системе предусмотрено несколько шаблонов коммерческих предложений – емких и лаконичных.

Шаг 4. Редактируем информацию в шаблоне. В каждом блоке необходимо указать именно ваши данные, которые должны присутствовать в коммерческом предложении. Неотредактированные блоки выделяются красным.

Как только вы нажимаете на блок, открывается окно изменения содержания блока. Вам не придется каждый раз указывать все данные – указанная ранее информация (реквизиты, ФИО заказчика) вставляется в формате тегов. То, что вы не указывали ранее, проставляете рядом с идентичными тегами. Вы также можете создать собственный тег (кнопка «Создать новое динамическое поле»).

Следует отметить, что блоки при редактировании подстраиваются под размер содержимого – пусть шаблон одностраничный, вы можете сделать КП любого удобного размера. Но учтите – КП не должно быть более 1-2 страниц. У лиц, принимающих решения, обычно нет времени на пролистывание длинных коммерческих предложений. А информацию, которая ему нужна, минимальна.

Редактирование всех блоков типовое, за исключением подписи. Подпись хоть необязательный атрибут КП, но желательный – как мы говорили ранее, так повышается доверие к документу. Проставление подписи также автоматизировано. Вы можете прислать оттиск печати и подписи в техподдержку – тогда мы все сделаем сами. Также имеется функция «Я хорошо знаю Photoshop» (да, прямо так и называется) – на случай, если вы хорошо владеете графическими редакторами и сможете сделать подпись самостоятельно.

На этом закончился этап формирования визуального оформления КП.

Дальше дело за малым – создание и отправка самого коммерческого предложения. Но чтобы оформить полноценное КП, нам надо загрузить прайс листы – и здесь все предельно просто, и это мы осветим в наших следующих статьях:

1. Коммерческое предложение на товары и услуги: автоматизируем процесс загрузки прайс- листов в документ
2. Статистика, управление доступом и многие другие фишки сервиса генерации коммерческих предложений, которые увеличат продажи.

Генератор КП внедрен в движок Task-on и может быть интегрирован с вашим сайтом, интернет-магазином или уже настроенной CRM.

Понравилась статья? Делитесь с друзьями! Остались вопросы? Задавайте в комментариях! Подписывайтесь на нашу рассылку – только полезные материалы, никакого спама!

Коммерческое предложение: правила оформления

Чтобы произвести наилучшее впечатление на клиента, необходимо придерживаться следующих правил оформления коммерческого предложения:

Коммерческое предложение должно быть напечатано на фирменном бланке вашей компании, и содержать "шапку" – т.е. расположенный вверху каждого листа логотип компании, адрес и телефоны. В идеальном варианте, эта "шапка" должна быть полноцветной – для этого можно воспользоваться цветным лазерным принтером или заказать бланки в типографии. Если же таких бланков у вас не существует, или же письмо будет отправлено по факсу или электронной почте – что ж, достаточно и распечатанного черно-белого варианта. Обратите внимание – шапка должна быть не только на первой, а на каждой странице вашего предложения.

2. Рег. № и дата регистрации предложения

В некоторых компаниях принято регистрировать все входящие и исходящие документы, в т.ч. коммерческие предложения. Именно для этого и нужны эти две строки, которые размещаются обычно на первой странице справа вверху. На первой строке предложение регистрируется вашим делопроизводителем, на второй – делопроизводителем клиента.

3. Куда (наименование организации, полный почтовый адрес, электронный адрес, телефоны/факсы)

Эта информация также размещается на первой странице в верхнем правом углу. Для удобства последующей работы с предложением, все контактные данные следует писать полностью, даже если это не первое предложение и даже если вы помните их наизусть – это упростит работу с данным предложением вашим коллегам во время вашего отпуска или отсутствия по другой причине.

Кому (должность, ФИО)

Должность и полностью – фамилия, имя, отчество человека, которому адресовано предложение. Так как в коммерческих предложениях не принято (как в устной беседе) несколько раз обращаться к человеку по имени-отчеству, то здесь они должны быть полностью, а не в виде инициалов. Будьте аккуратны с должностью – не напутайте в написании сложных имен, а также – с должностью!

Подразумевается, что в обсуждении предложения может участвовать несколько человек, в т.ч. – более вышестоящие сотрудники компании, чем тот к которому Вы обращаетесь. Поэтому если предложение адресовано не генеральному директору и не владельцу компании, то, как правило, используется вышеуказанное стандартное общепринятое обращение. Оно применяется даже тогда, когда предложение адресовано одному человеку. Как правило, эта строка выделяется более крупным шрифтом.

5. Выражение своего уважения

Сразу после обращения должен располагаться очень краткий словесный реверанс. Следите за тем, чтобы эти фразы вежливости не повторялись из письма в письмо, если Ваша переписка достаточно длительна.

6. Повод написания

Первая строка самого сообщения должна напоминать, в какой связи предложение направлено. Например, если была встреча, на которой вы договорились с клиентом, что пришлете ему предложение – то так и должно быть написано. С самого начала чтения предложения клиент должен понимать: он получил его потому, что сам Вас попросил об этом!

7. Описание положения клиента

Затем следует вкратце пересказать – какие основные задачи клиента, о которых он вам рассказал, закрывает данное предложение. Описание этих задач позволит клиенту сразу определить – насколько точную информацию он вам предоставил и насколько правильно и полно вы ее поняли. Соответственно, если на предшествующей написанию данного предложения встрече о чем-то важном не было сказано, то по прочтении этой части клиент может дополнить условие поставленной перед вами задачи. Данная часть должна занимать от 1/4 до 2/3 страницы.

8. Описание предложений

Сама коммерческая часть должна вкратце описывать суть предложения, причем – без технических подробностей – они, если необходимы, должны содержаться в приложении, на которые в тексте предложения имеются ссылки. Если решений предлагается несколько – то вкратце объясняется их принципиальное отличие друг от друга.

Все особые сведения, к которым можно отнести технические подробности, расчеты и проч. – должны быть вынесены в приложения, каждое из которых в верхнем правом углу имеет надпись: "Приложение №__" (если их несколько). Приложения располагаются после самого предложения. В принципе, приложений может быть сколь угодно много. Однако, следует соблюдать в этом вопросе определенную умеренность: необходимо быть уверенным, что прилагаемые вами сведения клиенту действительно интересны и понятны.

10. Сумма инвестиций

Ценовая часть – по принципу сложного бутерброда, т.е. и перед, и после собственно цены должны быть описания выгод и преимуществ клиента при выборе именно этого решения. Если решений несколько, то ценовая разница вкратце комментируется.

11. Срок действия предложения

Условия поставки, цена, сроки и прочее могут измениться. Клиент должен понимать, что выставленное Вами предложение – не бессрочное, поэтому обязательно следует определить – в течение какого периода вы гарантируете неизменность заявленных условий.

12. Ваша фирма, как деловой партнер (история, гарантии и пр.)

Кратко должны быть описаны конкурентные преимущества сотрудничества именно с вашей фирмой – буквально один абзац, несколько фраз.

13. Дата следующего контакта

Обозначьте – когда вы планируете связаться с клиентом в следующий раз, и каким будет этот контакт – телефонным, личным, "электронным". Желательно напоминать о себе самому – не оставляйте следующий контакт на инициативу клиента.

Обязательно датируйте каждое ваше предложение – это поможет избежать недоразумений, когда, например, вы неоднократно высылаете какие-либо поправки и уточнения в дополнение к основному предложению, и клиент уже запутался – какое из них последнее.

В конце предложения, после обязательных словесных реверансов, не забудьте указать свои должность, имя и фамилию. Если предложение отвозится клиенту на бумажном носителе или отправляется по факсу – то весьма желательным атрибутом будет ваш автограф.

16. Нумерация страниц

Если в вашем предложении несколько страниц, то они должны быть обязательно пронумерованы, причем – для удобства клиента, следует использовать формат "стр. №_ из (всего)" – это уменьшит риск, что клиент не дочитает предложение до конца, растеряв половину страниц.

Каждый абзац следует начинать с красной строки. Можно сделать увеличенный интервал между абзацами. Текст смотрится привлекательнее, если использовано выравнивание "по ширине".

Не стоит использовать вычурные шрифты, сложное форматирование и пр. – в оформлении коммерческого предложения желательна умеренность. Лучше, если шрифт будет не очень мелким (подойдет 12 или 14 пт), пусть это будет Times New Roman или Arial – они наиболее привычны и хорошо читаются. Не злоупотребляйте с курсивом и жирностью – используйте их только для выделения каких-то моментов, причем – в незначительных количествах.

Само коммерческое предложение обычно занимает не более двух страниц. Обратите внимание, чтобы текст был равномерно распределен по поверхности этих двух страниц: нежелательны ситуации, когда второй лист заполнен не более чем на четверть. Будет неплохо, если оформление предложение будет содержать элементы корпоративного стиля, и будет перекликаться с оформлением корпоративного сайта, буклетов, рекламных материалов или проспектов, и пр.

Отлично, если предложение будет выполнено "в цвете" – медленно, но неуклонно новым стандартом становится использование цветных отпечатков. Если предложение будет передаваться клиенту курьером, почтой или лично – то позаботьтесь о том, чтобы оно было аккуратно сшито. Это может быть скоросшиватель с прозрачной обложкой, или если общее количество страниц предложения вместе с приложениями достаточно велико, то можно воспользоваться современными средствами брошюровки.

Выполните эти рекомендации буквально – и добивайтесь успеха!