Содержание
Журнал регистрации должностных инструкций – образец данного документа, ввиду отсутствия регулирующих НПА, может иметь в компаниях разную структуру. Как он может выглядеть и где его скачать, расскажем в нашей статье.
Данный документ используется кадровой службой предприятия для регистрации составленных и утвержденных должностных инструкций, а также учета поправок к ним. Использование такого документа, как должностная инструкция, законодательством РФ не регламентировано, так же как и журналов, ведущихся в целях их учета. Но если исходить из сложившейся деловой практики, то можно допустить соответствие рассматриваемого журнала следующей структуре.
В графах журнала, в котором регистрируется постановка на учет должностных инструкций, а также корректировочных документов к ним, могут указываться:
В документе могут иметься графы для указания Ф. И. О. сотрудника, ответственного за ведение журнала, а также для проставления данным сотрудником подписи по факту постановки инструкций на учет либо корректировки их положений.
Инструкции регистрируют в день их подписания или утверждения. Каждая из них должна получить уникальный регистрационный номер, который может включать порядковый номер и быть дополнен теми или иными индексами, соответствующими номенклатуре дел, различным классификаторам и т. д.
Загрузить заполненный образец журнала должностных инструкций вы можете на нашем портале.
Форма журнала учета инструкций с описанием должностных обязанностей не регламентирована законодательством. Каждое предприятие вправе разработать собственный бланк журнала. Вы также можете воспользоваться образцом, составленным нашими экспертами.
Ознакомиться со спецификой иных задач, решаемых российскими компаниями-работодателями, вы можете в статьях:
Журнал учета должностных инструкций – применяется для регистрации должностных инструкций и изменений к ним.
Должностная инструкция — это документ, который призван четко определить место и назначение конкретной должности в компании, требования, выдвигаемые к кандидатам на данную должность, должностные обязанности сотрудника, занимающего данную должность, его права и ответственность.
Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены Министерством труда РФ.
Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации и объявляется работнику под роспись при заключении трудового договора, а также при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности.
Согласованную и утвержденную должностную инструкцию регистрируют и хранят в отделе кадров или соответствующем подразделении в соответствии с установленным порядком. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают копии, которые выдают работнику и начальнику структурного подразделения.
Регистрация – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98).
Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.
Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
Разработка системы учета должностных инструкций (ДИ)– внутренний вопрос организации, поскольку этот документ не является обязательным. Тот же подход сохраняется и к регистрации инструкций, оставляя право предприятию самому определять правила ведения их учета.
Регистрация любого документа, в том числе кадрового, подтверждает факт его создания, утверждения и ознакомления с ним сотрудников.
Наличие учетной системы, регистрирующей должностные инструкции, позволяет:
Для того чтобы выполнять все перечисленные действия, необходимо разработать Положение о должностной инструкции, в котором определить условия по ее разработке, согласованию, утверждению, процедуре ознакомления сотрудников, учету и хранению оригиналов и копий.
В случае если в компании нет такого положения, то альтернативой ему могут стать самостоятельные регламенты, например, по процессам учета или ознакомления работников с внутренней документацией.
Все процессы, связанные с функционированием ДИ внутри организации, можно разделить на два больших блока:
Для первого блока необходимо выполнять процедуры регистрации, для того, чтобы ДИ стала официальным документом, который можно применять в работе.
Для второго – зафиксировать факт ознакомления работника с ДИ, на основании которого у работодателя появляется возможность требовать от исполнения ее положений.
В связи с этим уместно использование двух видов журналов учета:
Журнал относится к категории регистрационно-учетных форм, используемых на предприятии. В случае необходимости вести учет ДИ, его создают самостоятельно, поскольку не существует готовых форм и обязательных стандартов по их ведению.
Чаще всего в его структуру входит несколько обязательных разделов.
Основная информация, которую необходимо отображать на титульном листе, это:
Заключительный лист с информацией о заверении необходим в том случае, если по внутренним инструкциям все журналы должны быть прошиты и заверены.
Для этого используются обычные поля:
Данный лист есть не у всех организаций, поскольку в ряде случаев ответственного и его подпись включают в структуру самих регистрационных таблиц.
Наличие отдельного раздела на первом листе позволяет минимизировать время на оформление записей, и не повторять каждый раз при внесении новой регистрационной информации данных по ответственному.
Имеет смысл создавать его тогда, года за ведение журнала отвечает один специалист.
Примерная форма первого листа может быть такой:
Ответственный за ведение журнала (название журнала)
Период ведения | ФИО ответственного | Должность ответственного | Основание назначения (приказ, распоряжение) | Подпись ответственного | |
Начало | Окончание | ||||
01.03.2014 | 15.12.1017 | Иванова П.И. | Начальник отдела кадров | Приказ№ 8 от 01.03.2014г. | Иванова |
В журнале, регистрирующем ДИ, должна быть отражена информация о самом документе, которая вносится в регистрационную таблицу. Состав ее полей определяется каждой организацией самостоятельно.
Регистрационная таблица может включать в себя следующие графы:
Если в журнале отсутствует лист с закреплением ответственных за его ведение, то необходимо добавить поля с ФИО и личной подписью ответственного.
Для того чтобы зарегистрировать ДИ, ей должен быть присвоен регистрационный номер. И сделать это необходимо до момента внесения информации в журнал.
Порядок присвоения номера, а также требования к формированию индекса документа, как правило, определены в регламентах и положениях организации по документообороту.
Например, индекс конкретной должностной инструкции может иметь следующий вид: 23/ДИ-ОМ, где 23 – порядковый номер инструкции, ДИ – сокращенное название вида документа, ОМ- отдела маркетинга. У каждого предприятия индекс будет иметь свой уникальный вариант.
Регистрация инструкции должна быть проведена в день ее утверждения или подписания документа о ее введении в работу.
Вся информация вносится в соответствии с графами регистрирующей таблицы.
Записи ведутся в хронологическом порядке.
Этот журнал имеет схожую структуру разделов с предыдущим. Меняется сама регистрационная таблица, в которой состав полей отвечает основной задаче – зафиксировать ознакомление сотрудника со своими обязанностями. Итоговый вид зависит от принятого в организации порядка ознакомления работников с внутренней документацией и локальными актами.
В состав граф регистрационной таблицы может быть включена следующая информация:
В некоторых компаниях ведется один журнал регистрации ДИ, в котором делается отметка об ознакомлении с ней сотрудника.
Данное видео поможет вам быстро и правильно разработать должностные инструкции.
No related posts.