Обязанности администратора магазина косметики

Для того что получить должность администратора магазина, одного солидного диплома будет недостаточно. Кандидат на такую должность обязан знать свои сильные стороны и уметь правильно внести их в анкету.

Образец резюме администратора магазина, рассматриваемый в статье, поможет создать уникальную самопрезентацию, на которую работодатель обязательно обратит внимание.

Пример резюме администратора магазина

Тщательная подготовка

Резюме должно быть полностью продуманным, лаконичным, без лишних данных.

Его цель – представить автора в выгодном свете:

• Фото – только в деловом стиле;
• Контакты – все возможные способы связи;

Верно	Неверно
kontrol@myresume.ru	boss-2019@myresume.ru

• Точные даты – важны годы окончания учебы, курсов повышения квалификации, период трудового стажа;
• Профессиональная область – чёткий список обязанностей, выполняемых на предыдущем месте работы;
• Уровень зарплаты – должен соответствовать квалификации кандидата.

Последний пункт очень важен для соискателя. Широкий круг обязанностей администратора магазина подразумевает наличие хорошей заработной платы, поэтому при заполнении резюме не оставляйте этот пункт пустым.

Специалист, знающий свою цену, выглядит намного солиднее.

Первым делом – опыт

Этот раздел расскажет о претенденте на должность больше, чем все его дипломы. Ведь для работодателя важно, чтобы его торговая площадка работала как часы и приносила прибыль.

Перечислить должностные обязанности на прежних местах работы нужно подробно, но емко, без лишних слов.

Верно	Неверно
«обучение персонала»	«организация тренингов для продавцов-консультантов»

Если опыта пока нет, в резюме нужно сделать акцент на активной жизненной позиции, перечислить навыки, приобретенные в период учёбы. Если у кандидата есть собственные разработки, которые могут быть интересны с точки зрения оптимизации работы торгового зала или обслуживающего персонала, то об этом нужно обязательно рассказать работодателю.

Перечисляя профессиональные качества, сделайте акцент на способности быстро обучаться и ладить с людьми – это тоже будет хорошей мотивацией.

Образование

Раздел об образовании должен содержать информацию о профильном образовании.

Пример образования психолога:

Желательно, параллельно с поиском работы, посетить курсы или тренинг, который будет соответствовать профессиональной области. Для администратора магазина будет полезен сетевой маркетинг, кадровое дело, кассовые операции, управление персоналом.

Иллюстрация серьезного подхода к собственной карьере является сильным аргументом в пользу соискателя.

Курсы повышения квалификации:

Навыки администратора магазина

Администратор магазина связывает воедино товарооборот и взаимодействие с людьми. Функциональные обязанности администратора действительно широки. Продавцы, кассиры, приемщики и грузчики – все подчиняются ему.

В реальности менеджер должен быть готов заменить на время любого сотрудника и даже директора:

• Он закупает товар и следит за ценовой политикой;
• Распределяет обязанности между сотрудниками;
• Анализирует цены конкурентов, проводит мероприятия по привлечению клиентов и увеличению продаж;
• Работает с нормативными документами, составляет инструкции и следит за соблюдением прав и обязанностей сотрудников.

Во всех этих непростых задачах администратору магазина помогают компьютерные программы. Поэтому без знания ПК и умения пользоваться офисной техникой тут не обойтись.

Пример профессиональных навыков администратора магазина:

Кассовая отчетность	Руководство сменой
Инкассация	Учет товаров
Инвентаризация	Консультация покупателей
Приёме товара	Управление персоналом
Ответственное хранение	Пользователь ПК

Личные качества администратора должны дополнять ключевые навыки и иллюстрировать основные черты характера, необходимые для выполнения административной работы.

Пример:

Работоспособность	Коммуникабельность
Ответственность	Пунктуальность

Презентовав себя, как человека инициативного и прирожденного лидера, можно надеяться на успех.

Работоспособность, ответственность и пунктуальность – ключевые характеристики администратора магазина.

В чем ваша изюминка

В разделе о себе не нужно спешно расписывать свои увлечения и планы. Этот последний блок должен задержать взгляд и зацепить оригинальной идеей.

Заранее подумайте, в чем ваша уникальность, какой новый метод оптимизации работы вы готовы предложить. Достижения в резюме администратора магазина – это оригинальные и практичные идеи, нашедшие воплощение в трудовой сфере деятельности.

Вспомните, может быть на предыдущей работе вами были предложены идеи по уменьшению расходов розничной торговой сети, расширению оптовой торговли, улучшению сервиса обслуживания. Кратко, по-деловому, опишите их.

Пример раздела «О себе»:

• Принимал непосредственное участие в тренингах компании, которые позволили обеспечить высокие финансовые показатели магазина. Разбираюсь в кадровой и кассовой документации. Умею работать в режиме многозадачности.

Всегда на связи

Указав максимальное количество контактов, не нужно по привычке пользоваться только одним из них. Пропустив важные звонки и сообщения, будет трудно убедить будущего начальника в своей ответственности.

Пример контактов в резюме администратора магазина:

I. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Администратора магазина.
1.2. Администратор магазина назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Генерального директора по представлению непосредственного руководителя.
1.3. Администратор магазина является сотрудником магазина, функционально подчиняется начальнику отдела франчайзинга, административно подчиняется Коммерческому директору.
1.4. На должность Администратора магазина назначается лицо:
– имеющее высшее или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее 1-го года в должности Администратора магазина или старшего продавца или
– начальное профессиональное образование и стаж работы не менее 1-го года в должности Администратора или старшего продавца .
1.5. Администратор магазина должен владеть компьютером на уровне уверенного пользователя, в том числе уметь пользоваться компьютерными программами учета товаров ( 1С).
1.6. Администратор магазина должен знать:
– постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, регламентирующие работу предприятия торговли и ведение кассовых операций;
– товароведение, стандарты и технические условия на товары, основные их свойства, качественные характеристики;
– организацию складского хозяйства, условия хранения и транспортировки товаров;
– ассортимент и номенклатуру выпускаемой им продукции;
– структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;
– правила и методы организации обслуживания покупателей;
– основы экономики, организации труда и управления;
– основы маркетинга и организации рекламы;
– порядок оформления помещений и витрин;
– основы эстетики и социальной психологии;
– законодательство о труде;
– правила внутреннего трудового распорядка;
– правила и нормы охраны труда;
– правила техники безопасности, производственной санитарии и гигиены, противопожарной безопасности, гражданской обороны.
1.7. Администратор магазина должен обладать организаторскими способностями, коммуникабельностью, должен быть энергичен и позитивно настроен.
1.8. В период временного отсутствия Администратора магазина его обязанности возлагаются на Старшего продавца.
1.9. Цель работы Администратора магазина – достижение максимально возможного объема продаж заявленного ассортимента, снижение затрат и потерь.

Обязанности Администратора магазина.

1. Организация и управление эффективной работой персонала магазина.
2. Выполнение в случае необходимости обязанностей любого сотрудника магазина.
3. Контроль работы всего персонала магазина.
4. Составление бюджета магазина. Контроль и оптимизация расходной части бюджета магазина.
5. Взаимодействие и решение текущих вопросов с арендодателями.
6. Оформление и своевременное продление необходимых для работы магазина разрешений и документов в фискальных и административных органах.
7. Решение вопросов по инкассации.
8. Ведение документации магазина, составление и отправка файлов экспорта реальных операций, отчетности и документации в соответствии с установленным порядком отчетности.
9. Обеспечение установленного режима работы магазина.
10.Своевременная подготовка документов для расчета заработной платы. Графики работы и представления на премии и штрафы предаются в отдел персонала.
11.Контроль бесперебойной работы имеющегося торгового оборудования и программного обеспечения, организация устранения неполадок.

Описание работы Администратора магазина.

Организация и управление эффективной работой магазина:
– Администратор магазина составляет график работы персонала магазина с учетом функциональных обязанностей, производственной необходимости и среднедневного колебания количества покупателей. Графики на следующий месяц передаются в отдел персонала не позднее 28 числа текущего месяца.
– При работе в торговом зале Администратор руководит работой продавцов и определяет их расстановку в торговом зале и на кассе.
– Администратор магазина решает с наименьшими затратами проблемы, возникающие при нарушении технологических процессов магазина.
– Принимает участие и решает все внештатные ситуации, возникающие в процессе работы магазина и не описанные в должностных и прочих инструкциях для персонала.
– Проводит еженедельные и ежемесячные собрания всех сотрудников магазина.
– Администратор магазина контролирует ассортимент и качество товаров, предлагаемых покупателям, и вносит предложения по ассортименту магазина.
– Самостоятельно составляет заказы, предупреждая дефицит товара;
– Контролирует работу продавцов по оптимальной и удобной выкладке товаров на стеллажах.
– Администратор магазина отслеживает цены на товары из ассортимента магазина у конкурентов и вносит предложения по ценовой политике магазина.
– Администратор магазина принимает меры по привлечению покупателей в магазин: предлагает и осуществляет запланированные рекламные мероприятия и т.д.
– В случае проведения в магазине рекламных акций и промоушенов, нацеленных на привлечение покупателей в магазин, на увеличение продаж, Администратор контролирует подготовку и проведение этих мероприятий, организовывая посильную помощь участникам этих акций.
– По окончании рабочего дня Администратор магазина обязан провести сверку реестра документов с кассовым отчетом.

Выполнение в случае необходимости функций любого сотрудника магазина.
– В дни отсутствия сотрудника Администратор магазина выполняет его обязанности в соответствие с должностной инструкцией отсутствующего сотрудника.
– Администратор магазина 50 % рабочего времени находится в торговом зале, распределяет продавцов в зале и на кассе, самостоятельно участвует в приемке, выкладке товара, наклейке ценников и при необходимости обслуживает покупателей на кассе.

Контроль работы персонала.
– Администратор магазина контролирует правильное выполнение всеми сотрудниками магазина своих должностных обязанностей. При необходимости проводит инструктажи, собрания, обучение и тренинги.
– Администратор магазина контролирует наличие у персонала магазина правильно оформленных санитарных книжек, спецодежды, удостоверений кассиров-операционистов и других необходимых документов.
– При систематическом невыполнении своих функциональных обязанностей Администратор магазина принимает решение о несоответствии сотрудника занимаемой должности и ставит вопрос перед рук. отд. персонала
– При нарушении выполнения должностных обязанностей работником магазина Администратор магазина надлежащим образом фиксирует нарушение ( докладная записка и/или объяснительная записка от сотрудника) и отправляет в отдел персонала представление о наложении взыскания.

Составление бюджета магазина. Контроль и оптимизация расходной части бюджета.
– До ___ числа каждого месяца Администратор магазина составляет в установленной форме бюджет расходов магазина и передает его рук. отд. франчайзинга. Бюджет составляется с учетом максимального снижения себестоимости. При этом обращается внимание на экономию коммунальных расходов, сокращение налогов, оптимизацию штатного расписания, сокращение затрат на расходные материалы и снижение потерь.
– Взаимодействие и решение текущих вопросов с арендодателем.
– Администратор магазина решает вопросы, касающиеся состояния помещения, прилегающих территорий, взаимодействия с коммунальными службами, текущего состояния арендуемого оборудования. 6. Оформление и своевременное продление необходимых для жизнедеятельности магазина разрешений и документов в фискальных и административных органах.
– Администратор магазина следит за сроками действия всех разрешений на торговлю, лицензий, патентов, своевременно подает заявку ответственному по документации на их продление, а в случае отсутствия ответственного продлевает и оформляет самостоятельно;
– Своевременно реагирует на все изменения Законодательства, касающиеся документов магазина, разрешающих и регламентирующих торговлю.
– Консультируется с юристом компании, СБ по всем спорным вопросам, касающимся фискальных и административных органов.
– Сообщает рук. отд. франчайзинга обо всех визитах проверяющих органов.
– В случае наложения штрафа на магазин по вине неправильного выполнения персоналом магазина своих обязанностей, Администратор предоставляет объяснительную записку на имя Коммерческого директора.

Решение вопросов инкассации.
– Администратор магазина решает вопросы с банком по времени проведения инкассации выручки, по оплате услуг по инкассации.
Ведение документации магазина, составление и отправка файлов экспорта реальных операций, отчетности и документации в соответствии с установленным порядком отчетности.
– Администратор магазина ведет и обеспечивает ведение другими работниками магазина всей установленной документации: журналов, книг, бланков и др.
– Администратор магазина согласно утвержденному графику формирует и отправляет в офис экспорт операций расхода и инвентаризации.
– Администратор магазина составляет или контролирует составление ежедневного отчета о продажах и ежемесячного отчета основных показателей работы.
– Администратор магазина контролирует и организует доставку в офис кассовых документов ( 1 раз в два дня), в течение суток обеспечивает доставку оригиналов документов на поставку товаров от сторонних организаций.

Обеспечение установленного режима работы магазина.

– Администратор магазина своим указанием назначает ответственных за открытие и закрытие магазина, постановку и снятие пожарно-охранной сигнализации, вневедомственной охраны. Ответственными назначаются – кассир, старший продавец.
– Администратор магазина составляет расписание участия ответственных в открытии, закрытии, постановке и снятии с охраны.

Начисление, получение и выдача заработной платы персоналу магазина.

– Администратор магазина готовит данные, необходимые для начисления зарплаты персоналу магазина, руководствуясь табелем учета рабочего времени . Администратор вносит предложения по премированию и штрафованию сотрудников.
– Данные, необходимые для начисления зарплаты отправляются на утверждение руководителю отдела франчайзинга.

Контроль бесперебойной работы имеющегося торгового оборудования и программного обеспечения и организация устранения их неполадок
– Администратор магазина проводит необходимые для бесперебойной работы "1С" операции по проверке целостности базы, переиндексации базы.

– Администратор магазина обязан контролировать проведение в установленные сроки и с надлежащим качеством всех работ по профилактическому обслуживанию торгового оборудования и в случае выхода его из строя принимать меры к немедленному исправлению оборудования и сохранению продукции.

Ответственность Администратора магазина.

Администратор магазина несет коллективную материальную ответственность за сохранность товара в магазине.
Кроме того, Администратор магазина несет ответственность за:
– эффективность работу персонала и магазина
– выполнение плана по продажам магазина
– профессиональную работу персонала, выполнение персоналом всех функциональных и должностных обязанностей, своевременное – прохождение и оформление инструктажей, медосмотров и обучения.
– правильное составление бюджета, контроль и снижение издержек магазина
– правильное и своевременное оформление необходимых для жизнедеятельности магазина документов в административных и фискальных органах
– соблюдение ассортиментного перечня
– своевременное решение вопросов с арендодателем
– своевременно решение вопросов с банковскими организациями
– наличие и ведение установленной документации, своевременность предоставления и достоверность всей отчетности магазина
– сохранность всего оборудования, товара и иного имущества в магазине, выполнение правил открытия и закрытия магазина, снятия и постановки на охрану.
– своевременное и правильное заполнение документов для расчета заработной платы персонала
– бесперебойную работу техники, программного обеспечения и своевременную профилактику, и устранение неполадок
– разрешение всех внештатных ситуаций, возникающих в магазине.

Права Администратора магазина.
Администратор магазина имеет право
– Вносить предложения по приему и увольнению персонала магазина
– Вносить предложения по премированию и вынесению дисциплинарных взысканий персонала магазина
– Организовывать и проводить собрания коллектива магазина
– Составлять графики работы и отпусков персонала
– Вносить предложения по оптимизации технологических и других процессов в магазине
– Вносить предложения по увеличению продаж

Должностная инструкция администратора магазина разработана в соответствии с _________________.

Любое серьезное заведение, будь то склад, или магазин, или ресторан, не обходится без администратора, в обязанности которого входят управленческие функции.

Прошлые схемы руководства предприятием изжили себя, поэтому нужен специалист, который сможет хорошо управлять процессами, осуществлять контроль за производством, людьми и товаром, а также грамотно распределять работу между различными отделами.

Администратор должен быть в курсе ситуации во внешней и внутренней деятельности компании, чтобы хорошо делать свою работу. Иногда администратора называют менеджером.

Принципы работы

Администратор магазина является руководителем для продавцов, кассиров, приемщиков и грузчиков. Он — взаимодействующее звено между отделами всего магазина.

Через него решаются вопросы между персоналом и вышестоящим руководством, которое он также извещает о проблемах на производстве.

Для успешного осуществления своих функций администратор должен руководствоваться определенными инструкциями и нормирующими документами.

Области его компетенции

Администратор хранит в отдельном месте и доносит до персонала содержание нормативных и руководящих документов, приказов, должностных инструкций; он ведет журнал проведенных кассовых операций и прочих отчетов.

При приеме товара администратор проверяет сроки годности продуктов, следит за добросовестным соблюдением условий хранения товаров. В случае необходимости предпринимает все меры по утилизации просроченных продуктов или возврату их поставщику.

В его обязанности входит корректировка условий труда, соблюдение прав и обязанностей сотрудников, режима их работы.

Администратор должен в совершенстве знать Трудовой кодекс РФ, иметь представление об организации коллективного труда, совмещении профессий, аттестации сотрудников и многое другое, чтобы умело направлять деятельность своих подчиненных.

Для успешной реализации разных товаров, менеджер должен быть хорошо осведомлен о таких вещах, как покупательское поведение потребителя, иметь представление об их нуждах и потребностях, прогнозировать спрос, знать, как позиционировать товар на рынке и прочее. Все это основы знаний о маркетинге, которые позволяют выстраивать правильные стратегии ведения рекламных акций и делать прогнозы ситуации на рынке.

Администратор должен контролировать соблюдение предписаний внутреннего распорядка, а также строго контролировать отсутствие нарушений правил гигиены и санитарии на производстве, противопожарной безопасности и гражданской обороны.

Все это находится в ведении администратора.

Личностные требования, предъявляемые к кандидату

Это позволит мотивировать сотрудников делать свою работу хорошо.

При общении с покупателями, поставщиками и подчиненными незаменима коммуникабельность. Она позволяет найти общий язык с абсолютно разными людьми.

Необходимы во время обучения персонала позитивность и терпение.

Умение доводить свое дело до конца просто обязательно для хорошего управленца. Ответственность и объективность необходимы при осуществлении контроля за вверенной областью обязанностей администратора.

Организованность нужна при планировании своего времени, мероприятий в магазине, своевременной проверке разрешительных документов. Логическое мышление помогает сделать анализ получаемой информации о ситуации на рынке.

Внимательность нужна при работе с фискальными и административными документами и разрешениями, при составлении кассового отчета и прочем.

Основные функции и обязанности

На данного специалиста возложен огромный круг должностных обязанностей и функций:

1. Он разрабатывает график работы сотрудников с учетом особенностей работы магазина.
2. В торговом зале следит за персоналом и их работой, регулирует расстановку людей на кассе или в зале.
3. Контролирует внешний вид работников: он должен быть опрятным и чистым.
4. Проводит общие собрания сотрудников магазина согласно графику, учрежденному магазином, где доводит до всех решения руководства, отзывается о хорошем или неудовлетворительном исполнении обязанностей работниками.
5. Обучает персонал навыкам работы, объясняет как, что и в каком порядке должно выполняться. Это может происходить как в назначенное заранее время при общем обучении, так и прямо в рабочем процессе, если менеджер заметил, что кто-то неправильно делает свою работу.
6. Администратор поддерживает среди сотрудников атмосферу доброжелательности, способствует скорейшему и положительному разрешению конфликтов на рабочем месте.
7. Он контролирует качество товара, выставляемого на продажу, его ассортимент, сроки годности. Если что-то не соответствует нормам, то принимает меры по устранению проблемы.
8. Менеджер своевременно делает поставщику заказ товара, которого недостает на полках.
9. Проводит периодическую инвентаризацию товаров, делает сверки, выявляет недостачи товаров, проводит мероприятия по устранению подобных проблем.
10. Администратор контролирует, как выложен товар на полках, это должно быть сделано вовремя и оптимально удобно для покупателя.
11. Менеджер следит за состоянием помещения магазина и прилегающих территорий, при необходимости взаимодействует с коммунальными службами.
12. В случае необходимости он консультирует покупателей в торговом зале по вопросам услуг, которые оказывает магазин.
13. Администратор следит за работой касс, контролирует наличие мелких денег в каждой кассе для выдачи сдачи с крупной купюры.
14. При возникновении конфликтных ситуаций с покупателями администратор ведет переговоры по устранению проблемы, решает вопрос так, чтобы у покупателя не осталось неприятного впечатления от магазина, пишет докладные руководству на сотрудников, по вине которых произошла ситуация, проводит профилактическую беседу для предотвращения подобных нарушений.
15. Администратор решает все текущие вопросы с арендодателями по эксплуатации помещения (контролирует соблюдение условий договора аренды), внесения арендной платы, других указаний и пожеланий, которые предъявляет арендодатель.
16. Менеджер следит за ценами на товары у конкурентов и формирует предложения для руководства по возможной политике цен. Он же придумывает и организует мероприятия, привлекающие большее число покупателей.
17. В ведении администратора присутствует необходимость следить за продлением всех разрешительных документов административных органов, а также лицензий, патентов и так далее, необходимых для полноценной работы магазина. Если истекает срок действия какого-то документа, то менеджер самостоятельно продлевает срок документации, либо доверяет это ответственному лицу. Также он отслеживает все изменения Законодательства РФ в отношении документов, регламентирующих торговлю.
18. В компетенции управленца сообщать руководству магазина обо всех проверках.
19. В конце каждой смены администратор сдает кассовый отчет и делает сверку по документам.
    Решение вопросов инкассации также на нем. Он самостоятельно передает деньги и документы для банка.
20. Менеджер также занимается подготовкой документов для расчета зарплат, вносит свои пометки по поводу штрафов или премиальных на каждого сотрудника.
21. В случае необходимости администратор должен заменить любого сотрудника магазина.
22. Менеджер занимается оптимизация расходов магазина, составляет бюджет магазина и предпринимает необходимые шаги, чтобы сократить количество расходов.

Основы работы администратора магазина рассмотрены в данном видеролике:

Особенности работы и ведения дел различных видов магазинов

Интернет-магазин

При работе магазина в интернете получается более узкий круг обязанностей, чем требуется в большом розничном магазине.

Основная деятельность администратора магазина — это общение с дилерами при заказе товара.

Также менеджер должен следить за качеством, знать его характеристики и сроки годности, о вариантах применения и прочую информацию о товаре.

Он проводит консультации клиентов по телефону или любому электронному способу связи, занимается организацией доставки товара (самостоятельно или через курьера).

На нем также «ведение» заказа, контроль платежей, информирование о том, в какой стадии обработки находится заказ (например, еще едет, или уже на складе и передан курьеру и так далее).

Функции администратора могут варьироваться в зависимости от величины интернет-магазина и специфики его работы.

Более детально о работе администратора интернет-магазинов смотрите в следующем видеоматериале:

Магазин одежды

В работе администратора магазина одежды появляется большая необходимость организовывать мероприятия, акции, распродажи и прочее, чтобы продать остатки товара за прошедший сезон.

Менеджер ведет основной упор на обучение персонала техникам для успешной продажи товаров и мотивации к работе.

Он также уделяет особое внимание плану продаж.

Какие качества необходимо написать при составлении резюме для данной должности

Обязательно нужно писать про ответственность. Администратор магазина — должность очень ответственная. Человек должен «гореть» этим делом.

Для такой работы нужны лидерские качества, без них хорошую работу построить очень сложно! Необходимо обладать активной жизненной позицией, коммуникабельностью, стрессоустойчивостью.
Внимательность обязательна для менеджера, потому как он имеет дело с серьезными документами.

Получается, что профессия «администратор» – очень творческая, при этом требующая наличия противоположных качеств личности. С одной стороны — это вдумчивый, внимательный стратег, с другой — коммуникабельный управленец, объединяющий людей. Нарушение баланса в ту или иную сторону может не очень хорошо сказаться на работе.

Люди, работающие не один год в этой должности, как правило, очень любят свою работу, потому что каждый день они успешно решают очень много разносторонних вопросов, от которых зависит успех общего дела.