Положение о поощрении работников предприятия

Премия – это вид стимулирующих выплат, являющийся составной частью заработной платы наряду с вознаграждением за труд и компенсационными выплатами (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). А должен ли работодатель утверждать Положение о выплатах стимулирующего характера?

О премировании работников

Условия оплаты труда (в т.ч. размер тарифной ставки или оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) в обязательном порядке должны отражаться в трудовом договоре с работником (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Однако это не означает, что все работодатели должны предусматривать выплату премий. Конкретные условия оплаты труда являются результатом соглашения работодателя и работника. И они могут включать в себя, к примеру, исключительно выплату работнику оклада. Если же условия оплаты труда предусматривают выплату работнику еще и премий, то только в этом случае сведения об этом должны быть включены в трудовой договор. При этом порядок и условия выплаты премии могут быть указаны подробно в самом трудовом договоре. Например, «работнику устанавливается ежемесячная премия в размере 30% от должностного оклада». Или выплата премии может быть поставлена в зависимость от наличия или отсутствия дисциплинарных взысканий, но размер премии также однозначно определен.

А можно в трудовом договоре указать, что премия начисляется и выплачивается работнику на условиях и в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом. Таким локальным актом будет выступать Положение о премировании. И его утверждение при такой формулировке в трудовом договоре является обязательным.

Обращаем внимание, что документ, раскрывающий порядок премирования работников, может быть частью общего локального нормативного акта. К примеру, Положения об оплате и премировании труда работников. А может быть и самостоятельным документом, посвященным исключительно вопросам премирования работников. Пример Положения о премировании работников (образец 2018) приведем ниже.

Разрабатываем Положение о премировании работников

Структура и содержания Положения о премировании и материальном стимулировании работников определяется работодателем самостоятельно. В то же время в интересах как работодателя, так и работника детализировать в Положении все выплачиваемые организацией виды производственных премий, основания для их начисления, а также размеры премий. Ведь от того, насколько прозрачно в Положении будут прописаны такие аспекты, будет зависеть вероятность возникновения претензий как со стороны работников, так и со стороны контролирующих органов. Напомним, к слову, что премии, не предусмотренные ни трудовым или коллективным договором с работником, ни локальным нормативным актом работодателя, учесть в налоговых расходах не удастся (Письмо Минфина от 22.09.2010 № 03-03-06/1/606 ).

С утвержденным Положением о премировании необходимо знакомить работников под роспись при их трудоустройстве (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Пример Положения о премировании работников предприятия приведем ниже.

Ст. 191 Трудового кодекса предусматривает, что за добросовестное исполнение трудовых обязанностей работодатель может поощрять своих работников. Как в этом случае все правильно оформить?

О том, какие премии выплачиваются в компании, работник должен узнать при приеме на работу. Причем это касается не только производственных премий, которые могут быть положены за выполнение каких-то обязательств, но и разовых премий — к свадьбе, рождению ребенка, окончанию вуза и другим событиям.

В ст. 68 ТК РФ говорится, что до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с Правилами внутреннего распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, коллективным договором, в котором, помимо всего прочего, может содержаться информация и о премировании.

Если компания заключает с работником договор ГПХ, то есть нанимает его как исполнителя, который выполняет обязанности по договору возмездного оказания услуг, то ни о какой премии речи быть не может. Поэтому, если при заключении договора ГПХ работодатель использует слово «премия», он сильно рискует — такой договор может быть переквалифицирован в трудовой. Поощрить человека, с которым заключен договор ГПХ, работодатель может, написав об изменении цены по договору.

Работник должен знать, как считается премия и что ему необходимо сделать, чтобы ее получить. Это важно, поскольку в ст. 252 НК РФ сказано, что все начисления принимаются в качестве расходов в том случае, если они отражены в трудовых и (или) коллективных договорах.

Работодатель должен отразить премирование одним из способов:

• непосредственно в трудовом договоре;
• сделать в трудовом договоре отсылку на коллективный договор, где говорится о премировании;
• сделать в трудовом договоре отсылку к Положению о премировании;
• написать в трудовом договоре, что нужно смотреть коллективный договор, а в коллективном договоре сделать отсылку к Положению о премировании.

В любом случае действует один принцип: взяв в руки коллективный договор, мы должны через Положение о премировании или через коллективный договор выйти на порядок начисления премий.

Иногда организация прописывает в трудовом договоре, что премия начисляется по решению руководителя. Однако этот вариант — рискованный, и он не является гарантией того, что налоговый эксперт лояльно отнесется к такой формулировке.

Виды премий

Можно выделить два вида премий:

1. Премии, которые предусмотрены системой оплаты труда на основании конкретных показателей и условий премирования, разработанных в компании.

Такие премии — часть материальной мотивации работников, они обладают стимулирующим характером. Выплачиваются с периодичностью (ежемесячная, годовая, квартальная и др.) и обычно устанавливаются в определенном размере.

2. Разовые премии, которые не входят в систему оплаты труда.

Выплачиваются сотруднику за определенные достижения, многолетнюю добросовестную работу, выполнение срочного и важного задания или к знаменательным событиям (например, к юбилеям и профессиональным праздникам).

Выплата разовой премии осуществляется по одностороннему усмотрению работодателя. Основанием является Приказ руководителя.

Удобное и безошибочное ведение кадрового учета в веб-сервисе

Приказ на премию

Приказ руководителя оформляется по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1: Форма Т-11 или Форма Т-11А (для премирования группы работников).

В Указаниях по применению и заполнению форм говорится, что Форма Т-11 и Форма Т-11А:

• применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе;
• составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает сотрудник;
• подписываются руководителем или уполномоченным лицом;
• объявляются работнику под расписку.

На основании приказа вносится запись в личную карточку работника (Форма Т-2 или Форма Т-2ГС (МС)) и его трудовую книжку.

При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из Формы Т-11 реквизита «в сумме ______ руб. _____ коп».

При заполнении Формы Т-11 указываются ФИО, структурное подразделение, вид поощрения (благодарность, ценный подарок, премия и т.д.). Если речь идет о материальной помощи и ценных подарках как элементах премирования, то, согласно п. 28 ст. 217 НК РФ, НДФЛ не исчисляется, если материальная помощь не достигла 4 000 руб. в год, а если достигла, то НДФЛ начисляется только с превышения и отдельно льготируется, тоже в размере 4 000 руб., нарастающем с начала года, подарок.

Арбитражная практика показывает, что подарок — это не деньги, а вещь. Тем не менее иногда налоговая расценивает как подарок и деньги. Поэтому нужно быть готовыми к неоднозначному подходу налоговой к подобным ситуациям.

Алгоритм премирования сотрудников

Если с работником заключается трудовой договор, то нужно учитывать несколько важных деталей. Согласно ст. 57 ТК РФ, условия оплаты труда, в том числе надбавки, доплаты и поощрительные выплаты, являются обязательными для включения в трудовой договор.

Трудовой договор должен ясно давать понять, при каких условиях и в каком размере будет выплачиваться премия.

Правильно обозначить в трудовом договоре условия о премировании можно следующими способами:

• Указать премию в трудовом договоре.

Такой вариант используется редко, так как не дает возможности при необходимости изменить текст трудового договора. Работодатель может это сделать только в том случае, если точно будет уверен в готовности работника подписать измененный вариант.

Если работодатель все же принимает решение включить премию в трудовой договор, то он должен указать ее размер: сумму или порядок ее определения — формулу. Это может быть сумма, которая умножается на определенные коэффициенты, зависящие от того, какие работы выполняются сотрудником, где он работает (допустим, на Крайнем Севере).

Если премия прописана в трудовом договоре, то не выплатить её компания не имеет право. В противном случае работник может обратиться в суд.

• Прописать в трудовом договоре, что премии выплачиваются в соответствии с коллективным договором.

При этом в коллективном договоре указывается, кто, как и за что премируется. Однако внести изменения в коллективный договор еще сложнее, чем в трудовой договор. Поэтому большинство организаций выбирают третий вариант.

• Разработать Положение о премировании.

Документ удобен тем, что не является двусторонним и подписывается одним лицом. Но в трудовом договоре обязательно должна быть ссылка на Положение.

Положение о премировании

Положение о премировании пишется на всю организацию, соответственно, распространяется на всех работников. При этом в одной организации может быть несколько Положений о премировании. Так, например, можно разработать документ для каждого филиала компании.

Содержание Положения о премировании:

• общие положения (кто имеет право на получение премий, по каким правилам они распределяются и др.);
• источники премирования (если премии выплачиваются за счет средств специального назначения или целевых поступлений, то указывать источники премирования необходимо, так как такие премии не учитываются в расходах для целей исчисления налога на прибыль (п. 22 ст. 270 НК РФ);
• показатели премирования;
• круг премируемых лиц (бухгалтерия, отдел сбыта, филиал в Самаре, ремонтное подразделение и др.);
• периодичность премирования (у разных кругов премируемых лиц могут быть разные периоды начисления премии — ежемесячные, ежеквартальные и т.д.);
• сумма премии или процент;
• условия снижения и невыплаты премии (опоздание, невыполнение должностной инструкции, нарушение техники безопасности и др.).

Иногда в Положении о премировании пишется основание для депремирования. Однако, чтобы у трудовой инспекции не возникало лишних вопросов, лучше избегать слова «депремирование», а использовать термины «повышающий коэффициент» и «понижающий коэффициент».

Лишение премии за нарушение дисциплины

В Информации Роструда от 10.12.2018 уточняется, что при начислении премии работодатель вправе установить условия ее полного лишения или снижения ее размера. Одним из таких условий может быть дисциплинарный проступок.

«Установление критериев для лишения премии или снижения ее размера относится к компетенции работодателя, за исключением случаев, когда, например, условия премирования определены в соглашении», — разъясняет Роструд.

В то же время суд может взыскать невыплаченную премию, если будет доказано, что к дисциплинарной ответственности работник привлечен незаконно.

Как учитываются премии при расчете среднего заработка

Расчет среднего заработка определяется ст. 139 ТК РФ и Постановление Правительства от 24.12.2007 № 922. Этот вопрос, в частности, детализируется в п. 15 Постановления.

Постановление определяет не больничные, а отпускные и командировочные, поскольку во время командировок начисляется средняя заработная плата. Поэтому п. 15 пункт относится к этим двум случаям.

В п. 15 сказано, что при определении среднего заработка учитываются:

• ежемесячные премии, фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода

Если в расчетном периоде было начислено несколько премий за один показатель, то включается какая-то одна премия. Допустим, у менеджеров по продажам в зависимости от продаж начисляются три премии: 1 % с объема продаж, 0,5 % от продаж как поощрение особо успешных менеджеров и 5 % от продаж из фонда премирования. Соответственно, в данном случае будет включаться в расчет только одна премия, так как все перечисленные премии выплачиваются по одному и тому же основанию.

Если у вас одна премия начисляется за продажи, а вторая — за выход на работу в выходные, тогда включать нужно обе премии, потому что эти выплаты идут по разным показателям.

• премии за период работы, превышающий один месяц (например, квартальные), но не более расчетного периода (одного года)

Такие премии включаются, если были начислены за какой-то период больше месяца, но не больше расчетного периода. Включаются по одной за каждый показатель (например, если выплачивалась премия по итогам работы за квартал и еще была премия отдельным сотрудникам за выполнение срочных заданий).

• премии за период больше расчетного

Такие премии включаются в расчет в размере месячной части за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода.

Например, это может быть премия по окончании большого проекта, который длился несколько лет. В этом случае за год расчет будет включен в размере 1/3.

Как правило, такая премия начисляется в феврале. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если сотрудник уволился в конце января? Нужно ли начислять ему премию в этом случае? Ответ на вопрос содержится во внутренних документах компании. Если в них прописано, что премия выплачивается по итогам года, то работник, отработавший 12 месяцев и уволившийся по окончании года, должен ее получить.

Если же во внутренних документах прописано, что работник, который уволился до начисления премии, не имеет права на нее, то работник не вправе претендовать на выплату. Законодательство по этому вопросу не дает указаний.

Согласно Постановлению № 922, вознаграждение по итогам работы за год, начисленное за предшествующий событию календарный год, учитывается независимо от времени его начисления.

Нужно ли платить годовую премию работнику, уволившемуся в октябре?

В Апелляционном определении Верховного суда Республики Карелия от 25.09.2018 № 33-3344/2018 рассматривается ситуация, когда работодатель, издав приказ о годовой премии, которая выплачивалась с учетом отработанного времени, не внес в списки сотрудника, уволившегося за два месяца до окончания года.

Суд посчитал, что такие действия имеют дискриминационный характер (сотрудника поставили в неравное положение с остальными) и взыскал с компании премию.

Статьи по теме

Выплата премий способна как поднять трудовую дисциплину и повысить производительность труда, так и вызвать в коллективе конфликты и склоки, снижающие служебное рвение работников. В статье описано, как выстроить систему наград и поощрений так, чтобы работающее положение о поощрении работников принесло пользу организации и ее сотрудникам.

Из статьи вы узнаете:

• на какие законодательные нормы стоит опираться, когда составляется положение о поощрении работников;
• какие принципы поощрений обеспечат их правильную работу, повышающую эффективность бизнеса;
• какие есть положения о поощрении работников, приказов, служебных записок.

Составляем положение о поощрении работников

В ТК РФ стимулирование работников описано в единственной статье – ст. 191. Информации в ней совсем немного. Ее текст гласит, что поощрить работника можно следующим образом:

• объявить ему благодарность;
• наградить грамотой/ценным подарком;
• выплатить премию;
• представить к званию «Лучший по профессии».

Это неисчерпывающий список, его можно дополнять другими видами морального и материального стимулирования.

Где прописать систему поощрений?

Для того чтобы система премий и поощрений работала результативно, она должна обеспечивать единый подход ко всем сотрудникам и быть понятной и прозрачной. Для этого все виды поощрений должны быть оговорены в одном или нескольких документах:

• коллективном договоре;
• правилах трудового распорядка;
• положении о дисциплине;
• отдельном нормативном акте – положении/порядке/уставе о поощрении.

Если систему поощрений решено вынести в отдельный документ, то коллективный договор должен содержать упоминание об этом.

Принципы выплаты премий и нематериальных поощрений

Также важно, что, установив конкретные правила поощрений, работодатель сам обязан их исполнять. Т.е. если за досрочное выполнение плана положена премия, то она должна быть выплачена. При этом стоит помнить, что условия поощрения могут включать и такие:

• отсутствие дисциплинарных взысканий и у работника;
• отсутствие нарушений трудового распорядка и/или техники безопасности;
• выполнение плана не только отдельным работником, а и отделом/предприятием;
• наличие у организации средств для выплаты материальных поощрений.

При работе над системой поощрений нужно учитывать требования ст. 129 и ст. 135 ТК РФ. В них сказано, что все виды поощрительных выплат – часть зарплаты. А все приказы/правила/положения и др., касающиеся норм оплаты труда, необходимо согласовывать с представительным органом работников (профсоюзом). Т.е. положение о нематериальных поощрениях администрация предприятия может утвердить самостоятельно, а вот любой документ о премировании – только с учетом мнения представительного органа.

Положение о поощрении работников: образцы форм документов

Рассмотрим примерный перечень разделов, из которого будет состоять ваше положение. Такое деление на разделы необязательное, это лишь информация, от которой можно оттолкнуться. В документ обычно включают:

• общие положения.
• виды поощрений: вынесение благодарности; награждение грамотой; занесение на доску почета; награждение ценным подарком; выплата единоразовой премии; выплата премий по результатам работы.
• порядок представления к поощрению.
• источники средств для поощрений работников.
• заключительные положения.

Какими документами оформляется поощрение

Инициатором поощрения сотрудника или целого отдела является руководитель соответствующего подразделения. Если речь идет о премии, которая выплачивается по результатам работы организации в целом, то начать процедуру может финансово-экономический отдел или работник, на которого возложена обязанность контролировать выполнение показателей плана.

Ответственный работник пишет, что работником/отделом/предприятием выполнены пункты положения о премировании/поощрении, и ходатайствует о выплате премии / представлении к награде. Как таковой формы такой документ не имеет, да и назвать его можно по-разному: ходатайство, справка, докладная записка, представление. Важно, чтобы в нем были:

• обоснована целесообразность поощрения;
• указаны ссылки на пункты соответствующего положения;
• возможные и предпочтительные виды поощрений.

После рассмотрения документа руководством, необходимо издать приказ по форме №Т-11 при премировании одного работника или №Т-11а при премировании группы лиц. Именно приказ будет являться основанием для действий бухгалтерии и отдела кадров предприятия.

Типовые унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».