Приказ на увольнение без компенсации за отпуск

Ежегодный оплачиваемый отпуск представляет собой обязательное право работника получить время для отдыха от исполнения им трудовых обязанностей. В случае если по каким-то причинам такой отпуск не был использован, работнику должна быть выплачена компенсация. Каким образом должна осуществляться выплата такой компенсации, и как она оформляется с юридической точки зрения?

Приказ о выплате компенсации за неиспользованный отпуск

Все финансовые выплаты работникам должны быть оформлены, с юридической точки зрения, с помощью специальных кадровых документов, а в первую очередь, с помощью приказов, издаваемых для осуществления регулирования трудовой деятельности личного состава и возмещения сил и средств, затраченных на осуществление своей профессиональной деятельности. К числу таких приказов относится и приказ о возмещении компенсации за неиспользованный ранее отпуск.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

• Москва: +7 (499) 110-33-98 .
• Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74 .

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Приказ о выплате компенсации за неиспользованный отпуск составляется в тех случаях, когда у сотрудника набралось количество дней отпуска, превышающее установленные по закону (двадцать восемь дней для стандартных условий труда и тридцать пять для сложных), но сам сотрудник не собирается увольняться.

В случае если речь идет о компенсации, которая осуществляется при увольнении работника, то подготовка дополнительного приказа не потребуется, так как все данные будут включаться в приказ об увольнении, в том числе и рассчитанная сумма компенсации на основании положений статей 126 и 127 Трудового кодекса Российской Федерации.

Порядок и сроки оформления

Оформление приказа на компенсацию должно происходить только на основании специально составленного заявления работника.

Такое же правило сформировано и относительно получения компенсации – ее можно получить только в том году, в котором должен быть отгулян оставшийся с прошлого года отпуск.

Конкретных сроков подготовки приказа о начислении компенсации в действующем трудовом законодательстве не установлено – необходимо подготовить данный документ таким образом, чтобы выплата произошла в первый день совершения выплат в организации, который предусмотрен в организации, после написания работником заявления. Исключением является только написание заявления в день перечисления денежных средств у работодателя, так как это обусловлено техническими особенностями совершения платежей.

Стандартной формы для приказа не издано, так как каждая организация составляет данный документ по-своему. Так как данный приказ относится к числу приказов по личному составу, необходимо, чтобы данный приказ соответствовал форме приказов по личному составу. Необходимо учитывать, что в тексте такого приказа должны содержаться сведения о сумме, подлежащей выплате работнику, конкретное количество дней отпуска, за которое происходит начисление денежных средств. Другие данные в рамках данного приказа отражаться не должны.

Оформление компенсации при увольнении

Если речь идет о выплате компенсации сотруднику, который увольняется, то необходимо учесть, что оформление такой выплаты происходит в рамках приказа об увольнении путем включения в него сведений о размере такой компенсации, а также о том, за какое количество дней будет осуществляться начисление компенсации. Издание отдельного приказа не потребуется, так как все начисления происходят на основании положений статьи 127 Трудового кодекса и заявления об увольнении, составленного сотрудником. В рамках приказа на увольнение потребуется прописать дату, когда будет совершена выплата всех причитающихся средств, если перечисление положенных денег происходит не в день расторжения трудового договора и прекращения трудовых правоотношений.

Начисление компенсации за неиспользованный отпуск происходит при увольнении даже в том случае, если отпуск, за который такая компенсация положена, пришелся на текущий год.

При этом если за предшествующий увольнению год отпуск также не был использован в полном объеме или частично, компенсация также начисляется, что требует обязательного тщательного расчета суммы в рамках приказа (как правило, происходит оформление приложения к приказу, в котором и указывается подробный расчет суммы компенсации).

Правила регистрации и хранения приказа

Так как данный приказ относится к числу приказов по личному составу, то его регистрация происходит в рамках учета приказов по личному составу. Регистрация происходит в журнале учета приказов по личному составу. Различий относительно того, что данный приказ несет финансовую нагрузку, делать не приходится, и хранение данного приказа осуществляется на основании общих правил хранения таких документов.

Именно в связи с такой его особенностью следует уделить внимание и времени хранения данного документа. Так, если речь идет о выплате компенсации сотрудникам с обычными условиями труда, то срок хранения такого документа составляет пять лет. В случае если речь идёт о хранении приказов, составленных в отношении работников, которые трудятся со сложными или вредными условиями труда, срок хранения этих приказов составляет семьдесят пять лет.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Приказ о выплате компенсации за неиспользованный отпуск должен издаваться при наличии подписанного работником заявления о предоставлении денежного возмещения, написанного в свободной форме, которое направляется непосредственно руководителю организации.

Компенсацию за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудник компании может получить в двух случаях:

1. если увольняется
2. общее количество отпуска превышает 28 календарных дней.

Второй случай наблюдается, когда сотрудник не успел отгулять отпуск по каким-либо причинам, и он был прибавлен к 28 календарным дням отпуска за следующий отчетный период.

Но, как правило, компенсация выдается именно во время увольнения. Тогда работник имеет право получить полный финансовый расчет за все оставшиеся неиспользованные дни отдыха. При этом ни один работодатель не может ему отказать – невыплата полного расчета является серьезным нарушением трудового законодательства. Общая сумма компенсации зависит от дневной тарифной ставки сотрудника, помноженной на количество неиспользованных дней отпуска.

Оформление компенсации за неиспользованный отпуск

Процесс получения материальной компенсации за неиспользованный отпуск оформляется документально. Для этого сотруднику необходимо написать заявление (об увольнении или желании получить компенсацию за дни, превышающие допустимый порог в 28 календарных дней). Законом не установлены четкие рамки, по которым необходимо составлять данное заявление, так что работники могут его писать в свободной форме.

Если у работодателя и кадровой службы нет возражений против выдачи компенсации, непосредственный руководитель предприятия издает приказ в свободной форме о том, что определенному сотруднику разрешается получить финансовую выплату за неиспользованный отпуск.

Приказ о компенсации за неиспользованный отпуск

Как и в случае с заявлением, приказ о компенсации за неиспользованный отпуск издается в свободной форме. Данный документ должен, в обязательном порядке, содержать следующую информацию:

• согласие работодателя с необходимостью выдачи компенсации;
• личные данные сотрудника (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность);
• причина выдачи материальных средств;
• сумма компенсации и за какой именно период отпуска она полагается;
• ответственный за выполнение приказа сотрудник.

Документ подписывается начальником и передается на исполнение в кадровую службу и в бухгалтерию, где уже происходит сам процесс расчета с сотрудником. Следует помнить, что и работник должен быть ознакомлен с данным документом.

Человек обязан поставить свою подпись в самом приказе или в выпущенном к нему приложении, и если данного согласия сотрудник не выразит документально, то прописанные в бланке пункты станут недействительными.

Замена отпуска денежной компенсацией (+ образец приказа)

Статья 126 Трудового кодекса Российской Федерации позволяет нам заменить денежной компенсацией ту часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Если ваш работник не использовал отпуск в течение двух или более лет, то заменить компенсацией можно только ту часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 дней, или же любое количество дней из этой части.

Получается, что воспользоваться этой компенсацией могут только те категории работников, чей отпуск превышает 28 календарных дней в год. А их не так уж и много. Также следует помнить, что замена части отпуска денежной компенсацией это право работодателя, а не обязанность. Отпуск может быть заменен денежной компенсацией, только если работник сам просит об этом в письменной форме. Но даже при наличии волеизъявления работника нельзя заменять денежной компенсацией ежегодный основной отпуск и ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Но если все-таки у вас как раз тот редкий случай, когда отпуск можно заменить компенсацией, то вам необходимо издать соответствующий приказ. Примерную форму приказа о замене части дополнительного отпуска денежной компенсацией я привожу ниже.

В каких случаях компенсацию за неиспользованный отпуск получить нельзя

Как сказано выше, материальная выплата в качестве компенсации за отпуск полагается лишь в нескольких случаях. Если у сотрудника имеются неиспользованные дни отдыха, но их количество не превышает 28, то компенсацию за отпуск работник получить права не имеет.

Так же выплата не производится, если наступил конец отчетного года и трудоустроенный гражданин не планирует увольняться. Оставшиеся дни попросту переходят на следующий год и будут суммироваться с нарабатываемым отпуском в дальнейшем. Выплата компенсации за отпуск является не обязанностью, а правом работодателя.

За незаконную выплату финансовых средств работнику в качестве материального поощрения за неиспользованный отпуск на юридическое лицо может быть возложен штраф в размере от 30 000 р., а на генерального директора учреждения – от 1000 до 5000 р.

Есть ли какие-либо категории граждан, которым выплата компенсаций за неиспользованный отпуск не полагается?

В первом пункте статьи было сказано, что каждый трудоустроенный гражданин имеет право на отпуск. Соответственно, если у гражданина имеется несколько дней неиспользованного отдыха или их общее количество более 28, то он может получить компенсацию.

Данное право распространяется на абсолютно все категории официально трудоустроенных граждан. Помните, что ненадлежащее оформление сотрудника на работу является прямым нарушением требований закона и влечет за собой привлечение к административной ответственности.

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск

Пер­вое, что нужно сде­лать при рас­че­те ком­пен­са­ции за неис­поль­зо­ван­ный от­пуск, это опре­де­лить от­пуск­ной стаж ра­бот­ни­ка.

За каж­дый пол­но­стью от­ра­бо­тан­ный год со­труд­ни­ку по­ло­же­на ком­пен­са­ция за пол­ный еже­год­ный опла­чи­ва­е­мый от­пуск – по об­ще­му пра­ви­лу 28 ка­лен­дар­ных дней (ст. 115 ТК РФ). За не пол­но­стью от­ра­бо­тан­ный год число неис­поль­зо­ван­ных дней от­пус­ка, за ко­то­рые надо вы­пла­тить ком­пен­са­цию, опре­де­ля­ет­ся про­пор­ци­о­наль­но от­ра­бо­тан­но­му вре­ме­ни.

Так как по­счи­тать дни для ком­пен­са­ции за неис­поль­зо­ван­ный от­пуск? Если ра­бот­ник тру­дил­ся без от­пус­ка на своем по­след­нем месте ра­бо­ты менее 11 ме­ся­цев, и от­пуск ему был по­ло­жен в ка­лен­дар­ных днях, то ко­ли­че­ство неис­поль­зо­ван­ных им дней от­пус­ка опре­де­ля­ет­ся так:

При этом показатель «Число месяцев работы у данного работодателя» считается с учетом следующего правила (п. 35 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169):

• если отработано полмесяца или более, этот месяц учитывается в расчете как целый;
• если отработано менее половины месяца, то этот месяц не учитывается.

Таким образом, компенсация за неиспользуемый отпуск при увольнении 2016 не выплачивается, если сотрудник проработал на последнем месте работы менее половины месяца, либо если на дату увольнения все отпуска у него отгуляны.

Конечно, в результате вычислений по данной формуле может получиться не целое число. Тогда значение можно округлить, но не по правилам математики, а всегда в бОльшую сторону, т. е. в пользу работника (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 N 4334-17).

Когда количество неиспользованных дней отпуска установлено, можно переходить к подсчету самой компенсации за не отгулянный отпуск при увольнении.

В свою очередь средний дневной заработок работника определяется так же, как при расчете отпускных (п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).

Обычно компенсация отпуска при увольнении считается по формулам, приведенным выше. Но для ряда случаев предусмотрены свои правила определения компенсации за не отгулянный отпуск.

Возможна ли замена прошлогодних отпусков компенсацией

Можно ли за­ме­нить от­пуск де­неж­ной ком­пен­са­ци­ей в 2016 году, если общая его про­дол­жи­тель­ность пре­вы­си­ла 28 ка­лен­дар­ных дней за счет пе­ре­не­сен­ных с про­шлых лет неис­поль­зо­ван­ных от­пус­ков? По­яс­ним на при­ме­ре, о чем речь. До­пу­стим, ра­бот­ник за про­шлый ра­бо­чий год ис­поль­зо­вал толь­ко 15 дней от­пус­ка. Остав­ши­е­ся 13 дней «пе­ре­шли» на сле­ду­ю­щий год (ст. 124 ТК РФ).

Со­от­вет­ствен­но, в те­ку­щем ра­бо­чем году со­труд­ник может от­ды­хать 41 (28 +13) ка­лен­дар­ный день. Од­на­ко в такой си­ту­а­ции в со­от­вет­ствии с ТК РФ ком­пен­са­ция за неис­поль­зо­ван­ный от­пуск – те самые 13 дней, ра­бот­ни­ку не по­ло­же­на. Ведь его от­пуск за каж­дый год не пре­вы­ша­ет ми­ни­маль­но­го в 28 ка­лен­дар­ных дней (ст. 126 ТК РФ). То есть ком­пен­са­цию он может по­лу­чить, толь­ко если уво­лит­ся.

Компенсация вместо отпуска в кадровых документах

Если вы ре­ши­ли вы­пла­тить ра­бот­ни­ку по его за­яв­ле­нию ком­пен­са­цию за часть неис­поль­зо­ван­но­го им от­пус­ка, то дан­ный факт нужно от­ра­зить в лич­ной кар­точ­ке ра­бот­ни­ка. В форме N Т-2 (утв. По­ста­нов­ле­ни­ем Гос­ком­ста­та РФ от 05.01.2004 N 1) в раз­дел VIII «От­пуск» ука­зы­ва­ет­ся:

• в графе 4 «Ко­ли­че­ство ка­лен­дар­ных дней от­пус­ка» – число дней, за­ме­нен­ных ком­пен­са­ци­ей;
• в гра­фах 5-6 «Дата на­ча­ла» и «Дата окон­ча­ния» – ком­мен­та­рий о том, что дни от­пус­ка за­ме­не­ны ком­пен­са­ци­ей;
• в графе 7 «Ос­но­ва­ние» – при­каз (с рек­ви­зи­та­ми) о за­мене от­пус­ка ком­пен­са­ци­ей.

В гра­фи­ке от­пус­ков по форме N Т-7 (утв. По­ста­нов­ле­ни­ем Гос­ком­ста­та РФ от 05.01.2004 N 1) в графе 10 «При­ме­ча­ние» нужно от­ме­тить, что часть от­пус­ка за­ме­не­на де­неж­ной ком­пен­са­ци­ей с ука­за­ни­ем кон­крет­но­го ко­ли­че­ства дней. Здесь же от­ра­жа­ют­ся рек­ви­зи­ты при­ка­за о за­мене от­пус­ка ком­пен­са­ци­ей.

Налогообложение компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

Ком­пен­са­ция за неис­поль­зо­ван­ный от­пуск учи­ты­ва­ет­ся как рас­хо­ды на опла­ту труда:

• для целей на­ло­га на при­быль (п. 8 ст. 255 НК РФ, Пись­мо Мин­фи­на Рос­сии от 05.05.2016 N 03-03-06/1/25976) на дату на­чис­ле­ния (п. 4 ст. 272 НК РФ). При этом сумма ком­пен­са­ции вклю­ча­ет­ся в рас­хо­ды, даже если ор­га­ни­за­ция в на­ло­го­вом учете со­зда­ет ре­зерв на опла­ту от­пус­ков (Пись­мо Мин­фи­на Рос­сии от 03.05.2012 N 03-03-06/4/29);
• для целей рас­че­та на­ло­га при УСН с объ­ек­том «до­хо­ды, умень­шен­ные на ве­ли­чи­ну рас­хо­дов» (пп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ) на дату вы­пла­ты ра­бот­ни­ку (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Де­неж­ная ком­пен­са­ция за от­пуск под­ле­жит об­ло­же­нию НДФЛ в общем по­ряд­ке неза­ви­си­мо от того, по какой при­чине она вы­пла­че­на ра­бот­ни­ку – в связи с уволь­не­ни­ем или вме­сто от­пус­ка. По­сколь­ку яв­ля­ет­ся его до­хо­дом (п. 1 ст. 210, п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 223, п. 1 ст. 226 НК РФ). Удер­жан­ный НДФЛ дол­жен быть пе­ре­чис­лен в бюд­жет не позд­нее дня, сле­ду­ю­ще­го за днем вы­пла­ты ком­пен­са­ции (п. 2 ст. 223, п. 6 ст. 226 НК РФ).

В справ­ке 2-НД­ФЛ сумма ком­пен­са­ции от­ра­жа­ет­ся с кодом 4800 (Пись­мо ФНС РФ от 08.08.2008 N 3-5-04/380@, При­ло­же­ние N 1 к При­ка­зу ФНС Рос­сии от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@).

Страховые взносы с компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

Ком­пен­са­ция за неис­поль­зо­ван­ный от­пуск об­ла­га­ет­ся стра­хо­вы­ми взно­са­ми во вне­бюд­жет­ные фонды – ПФР, ФФОМС и ФСС (вклю­чая взно­сы на трав­ма­тизм) – в пол­ной сумме (ч. 1 ст. 7, пп. «д» п. 2 ч. 1 ст. 9 За­ко­на от 24.07.2009 N 212-ФЗ, п. 1, 2 ст. 20.1, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 За­ко­на от 24.07.1998 N 125-ФЗ). Это от­но­сит­ся и к ком­пен­са­ции за неис­поль­зо­ван­ный от­пуск без уволь­не­ния 2016, и к «уволь­ни­тель­ной» ком­пен­са­ции.

Как начисляется компенсация за неиспользованный отпуск

На­чис­ле­ние ком­пен­са­ции за неис­поль­зо­ван­ный от­пуск 2016 от­ра­жа­ет­ся в буху­че­те сле­ду­ю­щи­ми про­вод­ка­ми.

Про­вод­ка	Опе­ра­ция
Дт 20 (23, 25, 26, 44) – Кт 70	На­чис­ле­на ком­пен­са­ция за неис­поль­зо­ван­ный от­пуск
Дт 70 – Кт 68	Удер­жан НДФЛ с ком­пен­са­ции
Дт 20 (23, 25, 26, 44) – Кт 69	На­чис­ле­ны стра­хо­вые взно­сы с суммы ком­пен­са­ции
Дт 70 – Кт 50 (51)	Ком­пен­са­ция вы­пла­че­на ра­бот­ни­ку

Особые правила расчета компенсации отпуска при увольнении

Пра­ви­ло 1. Если со­труд­ник от­ра­бо­тал в ор­га­ни­за­ции от 11 до 12 ме­ся­цев, то ком­пен­са­цию он дол­жен по­лу­чить за пол­ный ра­бо­чий год, т. е. за весь еже­год­ный опла­чи­ва­е­мый от­пуск (п. 28 Пра­вил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169, Пись­мо Ро­стру­да от 18.12.2012 N 1519-6-1). Ис­клю­че­ние со­став­ля­ет слу­чай, когда от­пуск­ной стаж ра­бот­ни­ка ока­зал­ся равен 11 ме­ся­цам в ре­зуль­та­те округ­ле­ния.

Пра­ви­ло 2. Со­труд­ни­ку, от­ра­бо­тав­ше­му в ор­га­ни­за­ции от 5,5 до 11 ме­ся­цев, вы­пла­чи­ва­ет­ся ком­пен­са­ция за весь еже­год­ный от­пуск, если уво­лен он был (п. 28 Пра­вил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169, Пись­мо Ро­стру­да от 09.08.2011 N 2368-6-1):

• в связи с лик­ви­да­ци­ей ор­га­ни­за­ции-ра­бо­то­да­те­ля;
• по со­кра­ще­нию штата;
• в связи с неко­то­ры­ми дру­ги­ми об­сто­я­тель­ства­ми (к при­ме­ру, по при­чине при­зы­ва на во­ен­ную служ­бу).

Дан­ное пра­ви­ло при­ме­ня­ет­ся, толь­ко если ра­бот­ник тру­дил­ся у дан­но­го ра­бо­то­да­те­ля менее года. Иначе при рас­че­те ком­пен­са­ции за от­пуск при­ме­ня­ют­ся фор­му­лы, ука­зан­ные в преды­ду­щих раз­де­лах (Пись­ма Ро­стру­да от 04.03.2013 N 164-6-1, от 09.08.2011 N 2368-6-1).

Итак, с уче­том при­ве­ден­ных выше тре­бо­ва­ний опре­де­ля­ет­ся сумма ком­пен­са­ции от­пус­ка при уволь­не­нии в 2016 году. Несмот­ря на то что «Пра­ви­ла об оче­ред­ных и до­пол­ни­тель­ных от­пус­ках», на ко­то­рые мы не раз уже ссы­ла­лись, были утвер­жде­ны еще в 1930 году (хотя, ко­неч­но, с тех пор они пе­ре­жи­ли уже несколь­ко ре­дак­ций).

Ниже пред­став­лен рас­чет ком­пен­са­ции за неис­поль­зо­ван­ный от­пуск при уволь­не­нии (при­мер).

Расчет компенсации

Ин­же­нер Кра­силь­щи­ков А.Н. уволь­ня­ет­ся из ООО «Ка­лей­до­скоп» 3 июня 2016 года. В этой ор­га­ни­за­ции он ра­бо­та­ет с 9 фев­ра­ля 2015 года. В 2015 году ему был предо­став­лен еже­год­ный опла­чи­ва­е­мый от­пуск про­дол­жи­тель­но­стью 14 ка­лен­дар­ных дней. В со­от­вет­ствии с По­ло­же­ни­ем об опла­те от­пус­ков ООО «Ка­лей­до­скоп» ко­ли­че­ство дней неис­поль­зо­ван­но­го от­пус­ка при под­сче­те округ­ля­ет­ся в бОль­шую сто­ро­ну до це­ло­го.

Сред­ний днев­ной за­ра­бо­ток ра­бот­ни­ка равен 1622 руб.

За пе­ри­од на­чи­ная с 9 фев­ра­ля 2015 года Кра­силь­щи­ков А.Н. от­ра­бо­тал в ор­га­ни­за­ции 1 год (09.02.2015 – 08.02.2016), 3 ме­ся­ца (09.02.2016 – 08.05.2016) и 26 дней (09.05.2016 – 03.06.2016). По­сколь­ку его по­след­ний ра­бо­чий месяц от­ра­бо­тан более чем на по­ло­ви­ну, в рас­че­те он при­ни­ма­ет­ся за целый месяц. То есть пе­ри­од ра­бо­ты ин­же­не­ра в ООО «Ка­лей­до­скоп»для целей рас­че­та ком­пен­са­ции – 1 год и 4 ме­ся­ца.

Ко­ли­че­ство неис­поль­зо­ван­ных им дней от­пус­ка со­ста­вит: 23,3 дн. (28 дн. + 28 дн./12 мес. х 4 мес. – 14 дн.). С уче­том округ­ле­ний: 24 дн.

Ком­пен­са­ция за не от­гу­лян­ный от­пуск при уволь­не­нии 2016 равна: 38 928 руб. (24 дн. х 1622 руб.)

Сохраните, а то забудете:

При увольнении работника наниматель обязан полностью с ним расплатиться. Частью окончательного расчёта является компенсация за неиспользованный отпуск. Приказом выплата в этом случае не оформляется, так как её осуществление предполагает процедура завершения трудового договора. Но гражданин имеет право составить заявление о начислении ему компенсации за неиспользованный ежегодный отдых, и тогда распоряжение должно быть издано.

Законодательная база

Правила выплаты возмещения за неиспользованный работником отпуск регулируются ст. 126 и 127 Трудового кодекса РФ. Причём первая из них устанавливает порядок замены дней отдыха денежными средствами, а вторая определяет возможность получения работником компенсации при увольнении. Приказ об этой выплате отдельно не издают, так как распоряжение содержится в документе, закрепляющем окончание сотрудничества. Причина расторжения контракта в такой ситуации не учитывается, так как она не может рассматриваться в качестве основания для отказа работнику в праве на получение материальных средств.

Без прекращения трудовых отношений, согласно нормам законодательства, получить компенсацию может только гражданин, неиспользовавший в прошедшем году положенные ему дни ежегодного отдыха. Таким образом материальному возмещению подлежит только та часть отпуска, которая была перенесена на следующий год и добавлена к новому периоду отдыха.

Возникновение неиспользованного отпуска

Работодатели довольно часто сталкиваются с тем, что у отдельных сотрудников появляются неиспользованные дни отдыха. Причин у такой ситуации может быть несколько:

• Нахождение на больничном в период отпуска. Факт болезни работник обязан подтвердить наличием листа временной нетрудоспособности.
• Сессия при заочном обучении проходила во время очерёдного отпуска. В соответствии с нормами законодательства руководитель обязан предоставлять специалисту для этой цели особые дни освобождения от работы. Но так как гражданин в этот период времени фактически не использовал дни отдыха, то он может либо продлить ежегодный отпуск на количество потраченных на учёбу дней или получить компенсационную выплату.
• Другие основания, закреплённые в нормативно-правовых документах Российской Федерации.

Чаще всего вопросы, связанные с переносом выходных дней или их материальным возмещением, решаются достаточно быстро в процессе диалога между специалистом и работодателем. Если же этого не происходит, то сторонам необходимо руководствоваться нормами Трудового кодекса.

Нанимателю следует учитывать, что при переносе ежегодного отпуска по любой причине специалист должен использовать положенные ему дни отдыха не позже следующего года. Для этого кадровая служба организации обязана уведомить сотрудника о необходимости либо взять дни отдыха, либо написать заявление о выплате компенсации.

Если гражданин не воспользуется правом на оплачиваемое освобождение от работы и не получит за него соответствующую выплату, то на организацию может быть наложено взыскание согласно положениям законодательства.

Работники, имеющие право на компенсацию

Не все работники могут воспользоваться правом на получение компенсационной выплаты за неистраченные выходные дни. Это возмещение предусмотрено для следующих категорий персонала организации:

• Граждане, которые в период трудовой деятельности не реализовали своё право на оплачиваемый отдых.
• Увольняющиеся сотрудники, также не воспользовавшиеся освобождением от работы.
• Специалисты, которые не использовали отпуск из-за необходимости выполнять должностные обязанности.
• Временные работники, получающие все положенные выплаты вместе с заработной платой за отработанный срок.
• Граждане, переходящие на другую должность в той же компании посредством увольнения по собственному желанию и приёма на новое рабочее место.
• Сотрудники, которых увольняют по причине ликвидации предприятия, сокращения штатов или численности персонала.
• Лица, осуществлявшие производственную деятельность на условиях неполной смены, если они увольняются.
• Работники, сотрудничавшие с нанимателем на основании срочных и сезонных соглашений, заключённых на период не более двух месяцев.

Работодатель не имеет права самостоятельно принять решение о материальном возмещении положенного специалисту ежегодного отдыха. В законодательстве установлено, что выплата возможна только при подаче работником соответствующего заявления.

Запрет на денежное возмещение

Для некоторых категорий работников замещение основного отдыха материальной компенсацией недопустимо. К таким сотрудникам относятся:

• Беременные женщины.
• Несовершеннолетние граждане.
• Люди, занимающиеся тяжёлым трудом и работающие во вредных условиях.

Для последней категории работников допускается компенсация дополнительных выходных, которые положены за опасные условия труда. Но это относится только к количеству дней, превышающих календарную неделю. Процесс и размер подобной замены должны быть закреплены в специальных соглашениях или коллективном договоре предприятия.

Кроме того, запрет о компенсации действует на всех сотрудников следующих учреждений:

• Таможенная служба.
• Органы внутренних дел.
• Другие государственные службы, если такое условие закреплено в нормативных актах, регулирующих их деятельность.

Выплата этим работникам возмещения за неиспользованные дни ежегодного отдыха является нарушением положений росскийского законодательства. Работодателю следует учитывать этот факт при предоставлении им оплачиваемого отпуска.

Составление приказа при увольнении

Для составления соответствующего требованиям законодательства распоряжения руководителя организации о прекращении трудовых взаимоотношений рекомендуется использовать образец приказа на увольнение. По нему компенсация за отпуск и выплаты, положенные сотруднику, должны быть начислены и выданы специалисту в его последний рабочий день. Это положение установлено в ст. 140 ТК РФ.

Издание дополнительных распорядительных документов о необходимости замены неиспользованных дней денежными средствами в этом случае законом не предусмотрено. Но при оформлении приказа на увольнение для расчёта компенсации нужно указывать дни отпуска гражданина.

Если после получения работником окончательного расчёта ситуация изменилась и было решено отменить расторжение контракта и восстановить специалиста в должности, то выданную ему сумму разрешается учесть в виде аванса. Оформление дополнительных документов не требуется. Компенсацию гражданин может получить в кассе предприятия по расходному ордеру или ведомости. А также допускается перечисление положенных работнику денег на его банковскую карту.

Распоряжение о выплате

Решение о материальном возмещении дополнительных дней отпуска принимает директор компании, а потому если работник желает получить денежные средства взамен неиспользованного отдыха, ему необходимо составить соответствующее заявление. Пишется оно в свободной форме, но в документе гражданину обязательно нужно указать, сколько дней его отдыха подлежат оплате и по какой причине он их не использовал.

Если руководитель соглашается на выплату компенсации, то на основании заявления сотрудника кадровая служба предприятия издаёт распоряжение. В нём должна содержаться следующая информация:

• Согласие руководителя организации на выплату возмещения специалисту.
• Фамилия, имя, отчество и должность гражданина.
• Основание выдачи денежных средств.
• Период, подлежащий компенсации.
• Работники, ответственные за исполнение приказа.
• Подпись сотрудника, который является получателем выплаты.

Такое распоряжение относится к указаниям, касающимся персонала организации. В связи с этим оно регистрируется в журнале учёта приказов по личному составу так же, как распоряжение о предоставлении должностному лицу ежегодного отпуска.

Вариант расчёта

Для правильного подсчёта суммы компенсационной выплаты бухгалтеру или другому сотруднику, ответственному за начисление денежных средств работникам компании, следует применять специальную формулу. Она выглядит следующим образом:

КВ = КДО * СЗД, где:

• КВ — компенсационная выплата;
• КДО — количество дней отпуска, подлежащее возмещению;
• СЗД — средний дневной заработок сотрудника.

Для вычисления среднедневной заработной платы бухгалтеру необходимо знать сумму общего заработка гражданина за последние двенадцать месяцев. Если такие данные есть, то для получения искомого значения общую зарплату следует разделить сначала на 12 (количество месяцев году), а затем на 29,3 (среднее количество дней в месяце).

Но указанная формула позволяет рассчитать сумму компенсации для работника, который в течение года не брал отгулов, административного отпуска и не был на листе временной нетрудоспособности. На практике же такие случаи крайне редки, а потому бухгалтеру необходимо руководствоваться при вычислении нормами Положения, утверждённого Постановлением Правительства № 922 от 24 декабря 2017 года. Этот документ позволяет наиболее точно и в строгом соответствии с законом произвести все расчёты с работниками.

Нюансы начисления

Перед начислением компенсации за неиспользованный отпуск по приказу об увольнении на бланке записки-расчёта, заполненном работником отдела кадров, бухгалтер должен обратить внимание на период работы сотрудника. Если он составляет менее одного года, то при подсчёте размера выплаты нужно учитывать определённые нюансы.

Так, если гражданин проработал на предприятии от 11 до 12 месяцев, то ему положена компенсация за весь год, то есть за полный отпуск. Исключением являются случаи, когда указанный отпускной стаж стал равен 11 месяцам после округления.

Если специалист отработал в компании от 5,5 до 11 месяцев, то получить компенсационную выплату за весь отпуск он может только при увольнении по следующим основаниям:

• Ликвидация предприятия.
• Сокращение штата работников.
• Другие причины, установленные нормативными актами.

Необходимо помнить, что указанные особенности относятся только к должностным лицам, проработавшим в организации меньше 12 месяцев. В остальных случаях расчёт возмещения за отпуск производится по формуле, приведённой выше.

Налогообложение и страховые взносы

Работодателю важно правильно учесть возмещение за отработанный, но не использованный отпуск в налоговом учёте. При определении налогооблагаемой базы эта сумма учитывается в качестве расходов на оплату труда. А также с подобной выплаты обязательно следует удержать налог на доходы физических лиц и на неё нужно начислить все страховые взносы.

Материальная компенсация за оплачиваемый ежегодный отдых всегда подлежит обложению НДФЛ вне зависимости от причины её выплаты работнику, так как является доходом гражданина. Удержанный налог необходимо перечислить в бюджет не позднее следующего дня после даты выплаты денежных средств сотруднику. Кроме того, любое возмещение за отпуск в полной сумме облагается страховыми взносами, которые перечисляются в ПФР, ФСС и ФФОМС.

Работник, прекращая трудовое сотрудничество с нанимателем, имеет право на получение полного расчёта, в который обязательно должна быть включена компенсация за неиспользованный период ежегодного оплачиваемого отпуска. Составлять для этого отдельный приказ нет необходимости, так как в распоряжении об увольнении специалиста входит пункт о выплате всех причитающихся ему денежных средств.