Содержание
Составление приказа об утверждении путевого листа является обязательной частью процедуры установки регламента по применению сопроводительной транспортной документации на предприятия и в организациях.
Под термином «путевой лист» понимается документ, который используется при различного рода перевозках.
Он фиксирует ряд важных сведений о транспортных операциях:
Если в организации имеются автомобили (неважно, легковые, грузовые или спецтехника) и штатные водители, то составление путевых листов должно производиться ежедневно.
Эти документы имеют самое широкое распространение. Они применяются как автотранспортными компаниями, специализирующимися на транспортировке грузов и перевозке пассажиров, так и предприятиями, осуществляющими деятельность в самых разных направлениях предпринимательства и бизнеса.
Путевой лист – очень нужный документ. Водитель транспортного средства, принадлежащего какой-либо организации или ИП, всегда должен иметь его при себе. В случае проверки сотрудниками ГИБДД именно путевой лист станет доказательством того, что автомобиль используется на законных основаниях.
Самое же главное, что следует сказать — путевой лист относится к первичной документации и имеет значение не только как информационный бланк, но и как отчетная финансовая бумага, на основе которой проводятся различные бухгалтерские и налоговые операции.
Он позволяет проконтролировать работу автотранспортного средства, произвести учет затраченного бензина, горюче-смазочных материалов, амортизационных расходов и т.д. На его основе происходит списание топлива, снижается налогооблагаемая база.
Отсутствие путевого листа в тех ситуациях, когда он должен быть в наличии, неминуемо приведет к административному наказанию в виде штрафа.
Причем денежное взыскание будет наложено как на работника предприятия, ответственных должностных лиц, так и на саму компанию.
Сегодня представители организаций имеют возможность проявить фантазию при формировании приказа об утверждении путевого листа – унифицированной его формы не существует. Правда при разработке документа все же следует ориентироваться на структуру, состав и стиль, свойственные деловой документации.
Однако, если внутри предприятия есть свой разработанный стандарт приказа, утвержденный руководством, пользоваться при создании всех последующих распорядительных актов нужно именно им.
В деле оформления документа никаких ограничений также нет: приказ можно делать печатным или рукописным, правда в первом случае его надо будет распечатать. Для распечатки подойдет как простой лист бумаги, так и бланк с оттиском логотипа и реквизитами.
Приказ делается в одном оригинальном экземпляре.
Под приказом должно стоять несколько подписей.
Первая и самая важная подпись – директора организации (или работника, временно исполняющего его обязанности), без этого автографа распоряжение не станет законным.
Также в бланке должны расписаться все работники, которых оно касается напрямую, и те, кто назначен ответственными за его исполнение. Таким способом они засвидетельствуют, что ознакомились с документом и согласны выполнить данные в нем указания.
Все приказы, выходящие из-под пера директора компании, подлежат обязательному учету. Информацию о них нужно вносить в специальный журнал. Журнал этот обычно находится в ведении секретаря или другого близкого к руководству предприятия сотрудника. Здесь достаточно сделать отметку о названии приказа, его номере и дате выхода. В случае необходимости именно журнал поможет удостоверить сам факт создания распоряжения, а также легко и быстро его найти.
Нормы по хранению распорядительной документации устанавливаются локальными бумагами фирмы или же применяются в соответствии с законодательством РФ.
В любом случае после выпуска и регистрации, приказ следует сложить вместе с другими подобного рода документами. Период хранения может быть различным, но в любом случае, он не должен быть менее трех лет.
После того, как актуальность распоряжения истечет, документ следует или отправить в архив или уничтожить (при соблюдении существующего регламента).
Если руководство поставило перед вами задачу по составлению приказа об утверждении путевого листа, который вы раньше никогда не делали, внимательно прочтите приведенные здесь пояснения и ознакомьтесь с примером, на основе которого вы сможете легко сделать собственное распоряжение.
Для начала в приказ посередине строки внесите:
Далее формируйте основной раздел. Здесь укажите:
После этого соберите автографы всех упомянутых в бланке работников.
Если считаете нужным, дополните документ и другой информацией, имеющей значение именно в вашем случае.
Путевой лист – документальное подтверждение права на управление служебным транспортом, факт проделанной работы водителя по определенному маршруту. Путевой лист служит первичным документом, который подтверждает проделанную работу водителя (для расчета заработной платы), пробег автомобиля (для расчета амортизации) и т.д. Такой документ имеет стандартную форму для разных видов автомобилей и работ, но для коммерческих организаций с 01.01.2013 г. стандартные формы не является обязательным к применению, но самостоятельно разработанные формы должны быть обязательно закреплены на локальном уровне. Рассмотрим как утверждается разработанная форму путевого листа.
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 | Определяет формы учетной документации в автотранспорте |
Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 | О первичных учетных документах |
Приказ Минтранса России от 06.04.2017 N 141 | Определяет проведение предрейсового контроля ТС |
Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152 | Утверждает необходимые показатели путевого листа |
Гл. 12 КоАП РФ | Определяет правонарушения и ответственность |
Независимо от вида перевозок для водителя, управляющего автотранспортом в целях трудовой деятельности, необходимо иметь путевой лист для осуществления:
★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг |
Приказом Минтранса России №152 определяются обязательные реквизиты и их заполнение на путевых листах, отраженные в типовых путевых листах. Так, если коммерческие организации или ИП самостоятельно разрабатывают форму документа, то в нем должны быть указаны такие реквизиты:
Реквизит | Что отражает |
Наименование, номер и период действия | Путевые листы регистрируется по мере выдачи в организации с указанием даты (дат) действия |
Сведения о собственнике (владельце) ТС | Для юр.лиц: организационно-правовая форма, наименование, юридический адрес, телефон, ЕГРЮЛ |
Для ИП: ФИО, адрес, телефон, ЕГРИП
государственный регистрационный знак ТС и прицепа
показания одометра (пробег) при выезде и его въезде
дату и время выезда и въезда ТС
дату и время технического контроля ТС
дата и время проведения медосмотра
Для водителей, использующих собственные ТС в своей трудовой деятельности, также необходимо иметь путевой лист, который важную роль играет в его начислениях заработной платы, а также для организации для учета списания ГСМ на затраты и возмещения этих затрат водителю.
Важно! Для ИП, использующих ТС в трудовой деятельности путевой лист будет служить подтверждением расходов по ГСМ.
Так как путевой лист относится к первичным документам, обосновывающим затраты организаций и ИП, то они должны быть заполнены правильно. Приказом Минтранса России №152 определен правила заполнения этого документа:
Для машин автотранспортного предприятия путевые листы оформляйте ежедневно, ведь такие документы действительны в течение одного дня или смены.
Действительный государственный советник РФ 3-го класса С. Разгулин
Если организация использует стандартизированные формы этого документа, то они разработаны и утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78. Но необходимо учитывать, что в типовых формах имеется специально отведенное место для печати (М.П.), но использование коммерческими организациями и ИП использование печатей на сегодняшний день не обязательно, т.е. если организация не использует печати, то внесение изменений в типовой документ должно быть.
При самостоятельной разработке формы необходимо придерживаться требований, отраженных в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Эти требования разработаны на основе информации, которая требуется для подтверждения разрешения работы на ТС: состояние здоровья водителя, состояние ТС и т.д.
Если организация или ИП имеет какие-то специфические особенности работы, то их можно отразить при разработке формы.
Также путевой лист может быть упрощен: например, из типовой формы убрать расчет экономии и перерасхода ГСМ и т.д.
Для того, чтобы использовать в работе разработанную в организации или у ИП форму, ее нужно принять как приложение к учетной политике и провести приказом (распоряжением) руководителя. У каждой организации разработана своя форма приказа согласно действующей инструкции по делопроизводству, так как стандартной формы приказа нет. Исходя из вопросов, отражаемых в приказе, делается соответствующая формулировка.
Приказы (распоряжения) в основном издаются на фирменном бланке и отражают:
Оформив приказ об утверждении путевого листа, где должны быть указаны ответственные лица, необходимо их ознакомить с приказом.
Ознакомление можно оформить на оборотной стороне приказа или отдельным листом ознакомления:
ФИО (полностью) | Подпись | Дата |
Путевой лист, самостоятельно разработанный с учетом специфики деятельности должен быть обязательно отражен в учетной политике и утвержден приказом. Если используются унифицированные формы, то приказа оформлять не нужно, достаточно указать об этом в учетной политике.
Перевозки, которые являются основным направление деятельности (перевозка грузов, пассажиров), должны сопровождаться правильным документооборотом. У таких организаций путевые листы оформляются каждый день, кроме длительных междугородних перевозках, когда можно оформить путевку на соответствующий перевозке срок, не превышающий 1 месяца. Нетранспортным организация необязательно заполнять путевой лист на каждую поездку, как и при длительных поездках сроком допускается до 1 месяца.
Вопрос №1: Нужен ли путевой лист руководителю организации, если он использует ТС, которое числится на балансе организации или арендован?
Ответ: Руководитель при использовании ТС организации должен соблюдать требования надзорных органов, то есть нужно его оформить, который допускается оформлять на срок до 1 месяца в соответствии с требованиями, предъявляемыми к их оформлению. Использование ТС в служебных целях сопровождается подтверждающими документами.
Вопрос №2: Может ли наложить штраф сотрудник ГИБДД за отсутствие путевого листа у водителя?
Ответ: Ст. 12.3 КоАП РФ предусматривает наказание за такое нарушение в размере 500 рублей для водителя ТС.
Если организация приняла решение о разработке собственных шаблонов путевых листов, то ей следует отобразить их в учетной политике. Руководитель издает приказ (распоряжение) об утверждении путевого листа, и он является дополнением к локально-нормативным документам компании. К приказу прикладывают шаблон разработанного и используемого путевого листа. Если компания приняла решение об использовании унифицированной формы, приказ об утверждении путевого листа издавать не надо.
Такие документы как путевые листы имеют унифицированные формы, регламентированные Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78. В 2018 году компании и ИП могут использовать не их, а самостоятельно разработанные образцы документов. При создании шаблонов необходимо учитывать такие моменты:
Все разработанные шаблоны путевых листов утверждаются через приказ и учетную политику в качестве приложений. В последующем заполненные документы по выбранному образцу будут использоваться для подтверждения расходов в налоговом учете, связанных с эксплуатацией транспортного средства.
Приказ следует создавать на фирменном бланке организации, содержащем ее обязательные реквизиты. В документе необходимо указать следующие сведения:
В приказе об утверждении путевого листа обязательно нужно указать, с какой периодичностью заполнять этот документ. Этот момент зависит от особенностей деятельности компании, а потому:
Вы можете скачать образец приказа об утверждении шаблона путевого листа с приложением самого бланка.
No related posts.