Просим предоставить документы подтверждающие

Письмо-запрос – особая форма делового послания, которое составляется в тех случаях, когда одна заинтересованная сторона желает получить от второй стороны какую-либо информацию. Составляться запрос может по самым разным поводам, с целью получения:

• прайс-листов,
• документов,
• сведений о товарах и услугах,
• скидках и акциях,
• сроках поставки или оплаты и другой информации.

Письма-запросы могут являться началом долгого плодотворного сотрудничества, а также, в случае уже налаженных деловых связей хорошим методом воздействия на партнеров при их слишком медленной или недостаточно эффективной работе.

Письмо-запрос несколько похож на письмо-просьбу, но их основное различие в том, что запрос имеет более официальный и строгий характер и может касаться только тех аспектов, которые имеют прямое отношение к функциональной деятельности фирмы.

Кто составляет письмо-запрос

Письмо должно быть написано от лица организации, при этом автором послания может выступать любой сотрудник компании, являющийся специалистом именно в той области, по которой направляется запрос. Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя.

Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений).

Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня. В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя.

Кому адресовать

Письмо-запрос может быть адресован какому-то конкретному человеку, например директору компании-партнера, менеджеру какого-либо подразделения, специалисту в какой-либо отрасли и т.д. В этом случае при обращении нужно использовать эпитет «Уважаемый» и имя-отчество сотрудника. Такая форма обращения значительно повышает шансы на то, что запрос будет рассмотрен в ближайшее время и также оперативно на него будет составлен ответ (причем от имени человека, которому адресовалось послание).

Запрос может быть предназначен и для группы лиц без точного указания работника (например, «в юридический отдел», «в отдел бухгалтерии» и т.п.).

В этом случае ответ на запрос может быть составлен от лица любого сотрудника подразделения, в которое пришло письмо.

Как составить письмо-запрос

Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.

1. Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
2. Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).

Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы. При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.

Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.

При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.

Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).

Как оформить и отправить письмо-запрос

Письмо можно написать как на обычном листе А 4 формата, так и на фирменном бланке организации (фирменный бланк предпочтительнее, поскольку в этом случае не нужно вручную набивать реквизиты отправителя, да и само послание выглядит солиднее). Оформить его можно в двух видах:

1. Первый способ — рукописный. Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс.
2. Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи.

Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата.

Сроки ответа на письмо-запрос

Письмо-запрос подразумевает то, что на него должен быть ответ. Правила хорошего тона и деловой этики требуют от получателя отвечать на подобного рода послания строго по сути запроса, однако это не гарантирует того, что данная норма будет выполнена, поскольку закон никоим образом не регламентирует деловую переписку.

Письмо-запрос о предоставлении информации

Как и другая исходящая документация, пишется на официальном бланке или же с обязательным указанием всех реквизитов отправителя. Текст формируется по такой схеме:

• разъяснение мотива письменного обращения;
• ссылка на нормативную базу (если есть необходимость);
• суть обращения;
• конкретная просьба (что требуется от получателя запроса);
• стандартные реквизиты окончания делового документа (дата, подпись с расшифровкой, при необходимости – печать);
• регистрация в качестве исходящей документации.

ООО «Преодоление»
Россия, г. Владивосток, ул. Адмирала Фокина, 46
Тел. (423) 777-38-90, факс (3423) 777-38-91
Генеральному директору
ООО «Настурция»
А.Р. Леонтовичу

25.10.2016 года, исх. № 78

Об ассортименте и ценах на расходные материалы

Уважаемая Анна Ростиславовна!

Благодарим Вас за коммерческое предложение от Вашей фирмы, полученное нами 20 мая 2016 года (входящий № 78) .

Мы заинтересованы в приобретении расходных материалов, предоставляемых ООО «Настурция», в связи с чем нам необходима более подробная информация о ценах и ассортименте.

Просим выслать подробный прайс-лист на продукцию. Надеемся на плодотворное сотрудничество.

С уважением,
генеральный директор ООО «Преодоление» /Холодов/ Б.В. Холодов

Письмо-запрос о предоставлении документов

Официальный документ требует указания реквизитов или отправления на фирменном бланке. Структура письма, запрашивающего документы, немногим отличается от других писем-запросов:

• «шапка» (реквизиты отправителя, должность и ФИО получателя);
• дата, исходящий номер;
• название запроса, отражающее характер просьбы;
• личное обращение (кроме запросов в госорганы);
• суть просьбы;
• вежливая фраза про сотрудничество и благодарность;
• завершение документа (подпись, печать).

ООО «Персефона»
г. Солнечногорск Московской области, ул.Почтовая, 19
Тел. (49626) 722-34-18, факс (49626) 722-34-20
ИНН 2192847361, КПП 50010007
Директору АКБ «Финресурс»
А.П. Реутову

10.02.2016 года, исх. № 12

Запрос на предоставление копий документов

Уважаемый Анатолий Петрович!

Для восстановления безнадежно испорченной вследствие затопления офиса документации просим Вас в ближайшее время направить нам копии находящихся у Вас расчетных документов о поступлениях и списаниях финансовых средств, а также банковских выписок по счету ООО «Персефона» за 2016 год. Напоминаем номер расчетного счета нашей организации: 40195637000057395001.

Главный бухгалтер ООО «Персефона» /Клубниченко/ Р.В. Клубниченко

Письмо-запрос в налоговую

Составляется бухгалтером, если ему необходима трактовка какого-либо положения Налогового Кодекса РФ или определенна информация, которой владеют налоговые органы. Письменное обращение предусматривает обязательное изложение сведений об отправителе – организации или физлице. Для конкретного человека это будет ФИО и полный адрес, а для юрлица нужно указать:

• название;
• ИНН;
• адрес;
• ФИО и подпись руководителя;
• печать (если применяется организацией).

Желательно использование фирменного бланка.

ООО «Затура»
г. Москва, 123678, ул. Свободы, 51, оф. 16
Тел. (495) 222-67-10, факс (495) 222-67-11
ИНН 6173849076
В инспекцию Федеральной налоговой службы РФ
№1 по г. Москве

Исх. № 157 от 4 мая 2017 года

Запрос о счетах должника

По причине того, что по исполнительному листу АС № 000143567 от 03.05.2017 ООО «Затура» признается взыскателем, согласно ч. 8 и 9 ст. 69 ФЗ № 229 от 02 октября 2007 года «об исполнительном производстве» просим предоставить информацию о должнике, указанном в данном исполнительном листе. Требуются следующие данные:

• наименование и адреса банков и других кредитных организаций, где должник открыл расчетные счета;
• номера расчетных счетов, открытых должником.

К запросу прилагается копия исполнительного листа АС № 000143567.

Генеральный директор ООО «Затура» /Овчаренко/ Л.И.Овчаренко

Письмо-запрос в банк

Письма в банк помогают в решении многих спорных вопросов и прояснении необходимой информации. Обязательные к соблюдению формальности:

• правильное указание реквизитов автора письма;
• ясное изложение проблемы;
• по возможности, ссылки на документальные или законодательные подтверждения своих слов;
• по Интернету запрос в банк стоит отправлять только при наличии электронной подписи, в других ситуациях предпочтительнее бумажный вариант с собственноручной визой.

В АКБ «Мосбанк»
123790 г. Москва, ул. Высокая, 78
от Линчевского Дмитрия Яковлевича,
проживающего по адресу:
123908, г.Москва, ул.Октябрьская,
д. 90, кв. 213,
тел. 222-66-88
e-mail: lynch@mail.ru

О реструктуризации задолженности

12.03.15 г. между мною, Д.Я.Линчевским, и АКБ «Мосбанк» был заключен Договор по кредиту №5609/13 от 12.03.15 г. на следующих условиях: сумма кредита: 500 000 руб., на срок 2 года (дата окончательного возвращения кредита 12.03.2017 года), процентная ставка 17%, целевое использование – покупка автомобиля.

Согласно пункту 5.6 Договора возможно изменение размера ставки по процентам или срока выплаты кредита как по соглашению сторон, так и в одностороннем внесудебном порядке.

С 10.05.2016 года произошло ухудшение моего финансового состояния. Это связано с моим серьезным заболеванием, что подтверждается листком временной нетрудоспособности № АО 1507285.

В течение действия данного Договора я своевременно осуществлял выплату Банку по всем обязательствам, включая сумму кредита, процентов и комиссии. На дату сегодняшнего обращения просроченной задолженности у меня нет.

Принимая во внимание вышеизложенное, прошу реструктуризировать мою задолженность по данномуДоговору: понизить процентную ставку до 15 % годовых или продлить сумму долга на срок 1 год.

О результатах рассмотрения заявления прошу оповестить меня в письменном виде и по электронной почте по адресам, указанным выше.

15.01.2017 г. /Линчевский/ Д. Я. Линчевский

Письмо-запрос акта сверки

Такой запрос направляется, чтобы определить, имеется ли задолженность или переплата по определенным платежам. Направляется на имя руководителя соответствующей организации, составляется на фирменном бланке в общем порядке делопроизводства.

ООО «Млечный путь»
116890, г. Москва, ул. Забелина, 18, офис 2
ИНН 098543905
Тел. (495) 733-78-18, факс (495) 733-78-19
Начальнику Департамента Росприроднадзора
по Восточному федеральному округу
Станкевичу Артему Викторовичу

13.05.2017 г., исх. № 156/59

Запрос на предоставление акта сверки

Прошу предоставить акт сверки расчетов платы за негативное воздействие на окружающую среду.

К запросу прилагаются следующие документы (см. перечень).

Генеральный директор ООО «Млечный путь» /Константинов/ О.К.Константинов

Письмо-запрос подтверждения информации

В таком запросе обязательно должны быть подробные сведения о заявителе с обоснованием его права на подтверждение необходимой информации. Запрос следует формулировать корректно и недвусмысленно. Обязательно указывать адрес для предоставления ответа (почтовый и/или электронный).

ОАО «Инвест-профи»
167890, г. Москва, ул. Заводская, 89, оф.1
ИНН 4536573895
Тел. (495) 700-54-13, факс (495) 700-54-12
В ООО «Иринарх»
167030, г. Москва, пер. Лялин, 14

15.05.2017 г., исх. № 15/1

О подтверждении занятия должности заместителя начальника отдела статистики

Просим подтвердить информацию о том, занимала ли Люстренко Людмила Александровна должность заместителя начальника отдела статистики в обществе с ограниченной ответственностью «Иринарх» с февраля 2016 года по март 2017 года.

Начальник отдела кадров ООО «Инвест-профи» /Ковальчук/ В.Л.Ковальчук

Статьи по теме

Письмо о предоставлении информации — один из наиболее распространенных видов деловой переписки. Основные требования к его оформлению и содержанию остаются типичными для деловых писем. Но есть некоторые нюансы, которые следует учитывать, составляя официальный запрос на предоставление информации, образец которого представлен в статье.

Скачайте образцы писем:

Когда пишется письмо о предоставлении информации

Ситуация, когда для принятия каких-либо управленческих решений требуется дополнительная информация не такая уж редкая. Решением вопроса, конечно, может стать устный запрос или обращение по телефону. Но такой ответ не имеет юридической силы, даже если в его достоверности никаких сомнений нет. В таких случаях необходимо составить письмо о предоставлении информации, на которое адресат по закону обязан предоставить официальный ответ в установленные сроки.

Письмо о предоставлении информации или письмо-запрос — распространенный вид деловой переписки, содержащие соответствующую просьбу, а в некоторых случаях, указание. С просьбой о предоставлении недостающих сведений компания может обратиться к деловым партнерам, контрагентам, сторонним предприятиям. Часто адресатом запроса являются государственные органы и профильные структуры. Указание о направлении в его адрес запрашиваемых данных может быть дано в случае обращения головного предприятия в нижестоящую организации, дочернюю фирму, обособленное подразделение.

И письмо-запрос, и письмо-ответ являются документами, обладающими юридической значимостью. Для того, чтобы это условие было соблюдено, такие письма составляются и оформляются в строгом соответствии с действующими государственными регламентами . Регламентами устанавливаются не только требования к оформлению и наличию обязательных реквизитов, но и к текстовому содержанию письма о предоставлении информации.

Какую информацию можно предоставить по запросу

Конечно, информация ограниченного доступа, содержащая государственную, коммерческую или служебную тайну не будет предоставлена третьим лицам, не имеющим прав на такие сведения. Не подлежит распространению личная информация, персональные данные. Компания может направить письмо о предоставлении информации в государственные органы и получить, например:

• сведения из Единого Государственного Реестра Юридических Лиц (ЕГРБЛ);
• информацию о дисквалифицированных по решению суда лицах;
• сведения о владельцах объектов недвижимости, в том числе земельных участках и строениях;
• сведения из информационной системы обеспечения градостроительной деятельности и пр.

В случае общения с партнерами , контрагентами и иными коммерческими структурами, компания может запросить и получить информацию:

• об ассортименте и стоимости выпускаемых или поставляемых продукции и услуг;
• о технических характеристиках продукции, ее наличии;
• способах и сроках доставки товаров и продукции.

Кроме того, письмо о предоставлении информации может содержать просьбу о направлении в адрес предприятия каких-либо документов или их заверенных копий, а также, например, образцов продукции.

Скачайте образцы писем-запросов:

Подпишитесь на 12 месяцев журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» со скидкой 7007 рублей.
Вместо 14 784 рублей Вы заплатите всего лишь 7777 рублей.

Структура письма о предоставлении информации

Унифицированный образец письма-запроса о предоставлении информации не утвержден, поскольку каждая конкретная ситуация уникальна. Его общий вид должен соответствовать тому, в котором обычно оформляется деловая переписка. Естественно, раз это официальный запрос, такое письмо должно содержать все необходимые для этого типа документов реквизиты, полный перечень которых приведен в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Узнайте все нюансы стандарта ГОСТ-2016

Структура письма о предоставлении информации состоит из нескольких смысловых блоков:

Заголовок письма, в кратком виде отражающий суть вопроса: «О предоставлении информации по договору. », «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления аналитической информации»;

Обращение, оно необходимо, если письмо направляется в адрес партнеров, другой стороны договора, контрагентам;

Вводная часть, содержащая пояснение, по какой причине компании требуется предоставить запрашиваемые сведения;

Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить;

Выражение благодарности за предоставление информации и надежды на дальнейшее плодотворное и взаимовыгодное сотрудничество;

Подпись ответственного лица — руководителя компании, с расшифровкой.

В некоторых случаях, например при обращении в государственные органы, из образца письма запроса о предоставлении информации можно исключить пункты 2 и 5 – обращение и выражение благодарности.

Образец письма-запроса в поликлинику о подлинности листка нетрудоспособности

Как оформить письмо о предоставлении информации

Оформление такого письма, как и оформление всех документов, составляющих деловую переписку компании, производится по однотипному образцу, установленному ГОСТ Р 7.0.97-2016.

. Согласно этому регламенту, письмо о предоставлении информации должно содержать следующие основные реквизиты:

• полное и краткое название компании в соответствии с тем, которое упоминается в уставных документах;
• коды и регистрационные номера компании по ОКПО, ОГРН, КПП, ее идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
• справочная информация о предприятии: ее почтовый и электронный адрес, банковские реквизиты, номера контактных телефонов;
• дата и место составления письма-запроса;
• исходящий регистрационный номер, присваиваемый в соответствии с действующей в компании номенклатурой дел;
• информация об адресате: наименование предприятия, должность, фамилия и инициалы руководителя, почтовый адрес с указанием почтового индекса;
• краткий заголовок письма-запроса;
• текстовое содержание;
• подпись руководителя предприятия и ее расшифровка;
• информация о исполнителе документа с указанием его контактного телефона;
• отметка о том, что письмо исполнено, ответ на него получен и оно может быть подшито в дело;
• идентификатор электронного варианта документа, место его хранения.

Как правило, для составления писем-запросов используются официальные бланки предприятий. Некоторые из обязательных реквизитов на таких бланках уже отпечатаны типографским способом и их заполнение не требуется.

Но, кроме обязательных реквизитов, при написании официального запроса о предоставлении информации, образец должен быть оформлен по установленным правилам. Так размер верхнего и нижнего поля должен быть равен не менее 20 мм, правого поля — не менее 10 мм, а левого — не менее 30 мм.

Стоит отдельно остановится на стилистике написания письма о предоставлении информации. Кроме общих требований к использованию общепринятых «канцелярских» оборотов и штампов, сухому, лаконичному и последовательному изложению сути проблемы, к содержанию письма-запроса предъявляются особые требования. Они, в основном, касаются обоснования необходимости предоставления запрашиваемых сведений.

Наличие ссылок на организационно-правовые документы, договоры, правовые акты и нормы закона в обосновании – необходимое условие при составлении официального запроса о предоставлении информации. Образец такого письма-запроса компания может разработать самостоятельно, особенно, если подобные письма составляют значительную часть той деловой переписки, которая ведется на предприятии. Но, кроме ссылок, обоснование должно содержать логичное объяснение необходимости запроса сведений, то есть, хорошим тоном будет еще и указать цель, с которой информация запрашивается.

Обычный срок исполнения писем, в том числе, писем о предоставлении информации, составляет один месяц. Если запрашиваемые сведения необходимы срочно, не будет нарушением высказать просьбу о предоставлении ответа, по возможности, в самые краткие сроки. В некоторых случаях можно написать, например: «Настоятельно просим Вас дат ответ в течение пяти дней».

При составлении таких писем следует с уважением относиться к рабочему времени адресата и излагать запрос кратко и четко. Вы можете использовать образец письма-запроса. Но использование образца информационного письма о предоставлении информации не исключает необходимости вежливого обращения. Не забывайте использовать приветствие и стандартную фразу «С уважением» в конце своего сообщения.

Образец письма запроса о предоставлении информации

Письмо о предоставлении информации содержит соответствующую просьбу, а в некоторых случаях, указание. С просьбой о предоставлении недостающих сведений компания может обратиться к деловым партнерам, контрагентам, сторонним предприятиям. Часто адресатом запроса являются государственные органы и профильные структуры. Чтобы написать письмо правильно, придерживайтесь установленной структуры и правил ГОСТ-2016.

Запрос — документ, направляющийся к уполномоченному или ответственному лицу с требованием или просьбой предоставить определенные информационные материалы. В нем содержится суть вопроса и список документов, которые получатель должен или имеет возможность предоставить. Обычно к тексту прилагается обоснование необходимости в получении информации или подтверждение законности своих требований с перечислением нормативно-правовых или законодательных актов.

Запрос пишется с соблюдением такой структуры:

1. Реквизиты обеих сторон.
2. Дата и номер документа.
3. Заголовок.
4. Уважительное обращение.
5. Цель направления запроса.
6. Суть просьбы или требования.
7. Высказывание предположения об успешном сотрудничестве.
8. Благодарность за прочтение.
9. Подпись и инициалы отправителя.

Список типовых бланков:

• Агентский договор, агентское соглашение 51
• Брачный договор 4
• Договор аренды жилого помещения, квартиры 72
• Договор аренды нежилого помещения, здания 100
• Договор аренды земельного участка 36
• Договор аренды имущества, оборудования 48
• Договор аренды транспортного средства 14
• Прочие договоры аренды 25
• Банковский договор, депозитный договор 79
• Договор безвозмездного пользования, ссуды 36
• Договор дарения имущества, недвижимости, денег 90
• Договор доверительного управления, траста 38
• Договор займа, расписка о займе 66
• Кредитный договор, залоговый договор 78
• Договор купли-продажи, договор контрактации 309
• Договор лизинга, финансовой аренды 37
• Лицензионный договор, авторские права 37
• Договор мены, обмена, бартера 75
• Договор об оказании услуг, аутстаффингу 270
• Договор перевозки, транспортной экспедиции 62
• Договор бытового, арендного, строительного подряда 162
• Договор пожизненного содержания 66
• Договор поручения, договор комиссии 72
• Договор поставки товаров, продукции 127
• Договор проката, бытового проката 23
• Договор на создание и выполнение НТП 18
• Договор страхования имущества, здоровья, ответственности 56
• Договор товарищества, совместной деятельности 35
• Трудовой договор, трудовой контракт 160
• Договор уступки права требования 15
• Договор франчайзинга, концессии 7
• Договор хранения, документы на хранение 61
• Договор энерго и электроснабжения 15
• Проведение конкурсов, торгов 17

Ресурс призван помогать в составлении договоров и любых других документов. Стараемся размещать только актуальные шаблоны и бланки. Если сайт оказал вам помощь, отблагодарите его: поделитесь ссылкой с любой интернет аудиторией. При возникновении вопросов, а также предложений, просьба пользоваться обратной связью.