Служебная записка на списание товара образец

Суть вопроса

Фактическое наличие материальных ценностей предприятия должно всегда соответствовать данным бухгалтерского учета. Исключений в этом правиле не предусмотрено. Следовательно, бухгалтеры учреждения обязаны систематически контролировать количественные и качественные характеристики имущества.

При выявлении непригодного имущественного объекта ответственный работник обязан сообщить руководству. Для этого составляется специальный документ-обращение: служебная записка на списание материальных ценностей, образец которой мы составили для бюджетной организации. Затем руководитель принимает решение о снятии объекта с бухгалтерского учета и его ликвидации.

Отметим, что организация самостоятельно определяет порядок, как списываются ТМЦ, который закрепляет в учетной политике либо в отдельном локальном распоряжении. Сам факт снятия объекта с учета оформляется специальными документами. Подробнее в статье «Образец акта списания материальных ценностей».

Какой бланк использовать

Чиновники не предусмотрели унифицированной формы для служебной записки на списание материалов (образец) и иных объектов товарно-материальных ценностей. Следовательно, госучреждение вправе разработать свой бланк, который будет соответствовать индивидуальным характеристикам деятельности экономического субъекта.

Допустимо разработать сразу несколько форм, каждую для определенной группы ТМЦ. Например, отдельный бланк, чтобы списывать медикаменты, учебные пособия, продукты питания и прочее.

Чтобы получилась правильная служебная записка на списание ТМЦ (образец ниже), она должна содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование ТМЦ.
2. Количество и единица измерения.
3. Стоимость по данным бухгалтерского учета (балансовая стоимость).
4. Инвентарный номер (при наличии) либо иной идентификационный код, присвоенный объекту.

Бумагу составляет работник, ответственный за хранение имущественных объектов. Подготовленный документ следует направить руководителю либо начальнику структурного подразделения.

Актуальные образцы

Как мы отметили выше, учреждение может предусмотреть сразу несколько форм документов в зависимости от группы списываемого имущества. Рассмотрим на конкретных примерах, как составляется такая документация.

Служебная записка на списание товара, если учреждение занимается реализацией товара, произведенной продукции:

Непригодную спецодежду списывайте в аналогичном порядке. Подготовьте соответствующее распоряжение: «Образец приказа на списание спецодежды 2019 года». Основанием для составления приказа будет являться служебная записка на списание спецодежды.

Основные средства, которые невозможно отремонтировать, либо восстановление которых экономически необоснованно, списывайте на основании документа: служебная записка на списание основных средств, образец ниже.

Служебная записка на списание представляет собой внутренний или внешний документ, какой – либо компании. Каким он будет, напрямую зависит от его функций и человека, который его получит. Подобная бумага чаще всего адресуется вышестоящему начальству от подчинённых.

В этой статьи мы рассмотрим правильное оформление служебной записки на списание материальных ценностей, основных средств и т.д.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Для чего необходим документ?

Документ является инструментом взаимодействия начальства и подчиненных, а так же структурных подразделений организации между собой. Дело в том, что устные прошения или пожелания относительно списания чего – либо, могут быть попросту не услышаны, а потому не удовлетворены.

Но если их официально задокументировать, а потом произвести регистрацию, то документ будет выглядеть более значимым и получит определённую юридическую силу. Подобная бумага может составляться любым сотрудником фирмы.

Какие сведения нужно отразить?

Стоит отметить, что такая служебная записка должна содержать чётко сформулированную причину написания. Однако излагать суть не стоит сухим и официальным тоном. Лучше всего использовать вольное повествование с большим количеством конкретики.

Содержание документа можно разделить на две части:

1. Преамбулу, в которой кратко излагается, что именно побудило составителя написать бумагу и отправить конкретному адресату.
2. Вторую часть, являющуюся основной. Она намного объёмнее первой и содержит чётко обозначенную просьбу или предложение. В этом фрагменте документа можно изложить анализ ситуации, сделать выводы или подвести итоги.

Грамотное заполнение

Как уже упоминалось выше, на каждом предприятии существуют свои правила составления служебок, связанных с системой списания товара и материальных ценностей. Согласно общим требованиям, такая бумага должна содержать:

• реквизиты, такие как дата, номер и наименование, раскрывающее тематику документа;
• наименование адресата. Обычно его роль играет директор или заместитель директора, занимающийся обеспечением компании материальными ценностями;
• просьбу о списании обозначенных вещей;
• информацию о списываемых предметах, которые были израсходованы или превратились в непригодные;
• основания для списания. В этом пункте нужно чётко обозначить, какой документацией подтверждаются действия, которые являются доказательством необходимости списания.

Ещё документ должен содержать информацию о лице, несущем материальную ответственность, период расход, список приложений, информацию об авторе документа, отметки, подтверждающие согласование.

Правила составления

Подобный документ должен быть составлен по общим правилам, прописанным выше, и должен содержать:

1. Наименование адресата.
2. Имя, фамилию, отчество и должность человека, составлявшего бумагу.
3. Прошение о списании определённых материалов.
4. Таблицу, в которой необходимо обозначить номер, наименование списываемых объектов, их количество, общая балансовая стоимость, присвоенный инвентарный номер.
5. Далее, перечисляются основания для проведения подобной процедуры, например, поломка, или неисправность аппаратуры.
6. Последним шагом, нужно поставить дату составления и подпись составителя.

Если записка на списание материалов будет составлена с нарушением, то скорей всего её не примут к рассмотрению.

Более детально, как написать служебную записку по правилам и образцу, читайте тут.

Какие материалы можно ликвидировать и как это правильно написать?

Спецодежда

Подобная бумага несколько отличается от других служебных записок. Дело в том, что у спецодежды существует определённый срок службы, установленный предприятием производителем. Для того чтобы произвести списание спецодежы пришедшей в негодность раньше срока, в служебной записке придётся указать довольно серьёзные основания.

Дело в том, что злоумышленники посредством подобных бумаг могут реализовать множество коррупционных схем. Другими словами списать нормальную спецодежду, после чего продать её налево.

Как написать записку на списание материальных ценностей? При оформление подобного документа не стоит забывать, что процедура списания товарно – материальных ценностей имеет некоторые особенности. Они обусловлены тем, что учёт ТМЦ производиться ещё на этапе составления проектно – сметной документации.

В ней так же чётко обозначаются нормы их расхода. В тексте самой служебной записки нужно чётко представить сложившуюся ситуацию, максимально подробно описать причины и происшествия, послужившие поводом для написания бумаги.

Подобный документ должен преследовать цель уведомить определённое руководяще лицо о том, что существует проблема, которую можно решить путём списания ТМЦ. Лучше всего указать возможные последствия, наступающие, если руководитель проигнорирует прошение автора записки.

Брак со склада

В составлении такой бумаги нет ничего особенного. Как правило, адресатом в такой ситуации является складское начальство, которое обязательно потребует веские основания, прежде чем начать процедуру списания.

В документе нужно указать наименование бракованной продукции, её количество, балансовую стоимость и номер, который был присвоен при поступлении на склад. В качестве основания на списание лучше упомянуть что – нибудь серьёзное, например, ярко выраженные внешние дефекты, поломку или неустранимую неисправность (а про служебную записку о неисправности, на приобретение или замену компьютера и как ее составить по образцу, читайте тут).

Стоит упомянуть, что подобным образом частенько проворачивают коррупционные схемы, поэтому писать такую записку стоит очень внимательно, чтобы не быть заподозренным в чём – то подобном. Если подозрение избежать не выйдет, то доверие начальства будет сильно подорвано.

Дебиторская задолженность

Информация, отражаемая при составлении подобного документа, значительно отличается от той, что упоминается в бумагах, описанных выше. Дело в том, что подобная процедура списания может быть произведена только в трёх случаях:

1. Ликвидация должника, производимая в добровольном порядке при ликвидации юридического лица.
2. Банкротство должника. Подобный случай практически идентичен первому, то есть должник фактически перестаёт существовать, как юридическое лицо, а имущества, принадлежащего ему, недостаточно, чтобы погасить долг.
3. Истечение срока давности по исковому заявлению. Так происходит, если отрезок времени, прошедший с момента нарушения должником обязательств, становиться больше того, что установлен законом.

Основные средства

Подобный документ необходим только в том случае, если списываемый объект подвергся значительному износу или устарела его материально – техническая база. В служебке на списание основных средств нужно отразить:

• полное имя и должность получателя;
• наименование бумаги;
• дата, регистрационный номер;
• предмет списания;
• описание ситуации;
• подпись составителя.

Необходимо придерживаться подобных общих правил, чтобы бумагу приняли на рассмотрение.

Пример

Отдел продаж, директору материально – технического отдела Тимохину Ю.С.

Служебная записка No 21-45/104.

От 13 декабря 2017 года.

О списании несправного персонального компьютера.

Начиная с 11.05.2014 года, компьютер работника отдела продаж Труфанова С.Т. регулярно давал сбои во время рабочего процесса. Проведённая диагностика показала, что компьютер не пригоден к дальнейшей эксплуатации. В связи с этим прошу списать конкретный ПК в связи с неработоспособностью.

Начальник отдела продаж Михайлов С.В.

Если отнестись к составлению такой бумаги внимательно, то в будущем можно избежать массы проблем, и при этом заслужить расположение начальства. Человеку, который никогда в жизни не составлял ничего подобного, лучше всего писать документ по образцу. Нарушение общих правил составления не влечёт за собой ничего хорошего.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

Отдельного внимания заслуживает служебная записка на списание основных средств, задолженности, материальных средств. Такой документ для налоговой инспекции станет основанием считать произведенное списание как ремонт или как модернизацию (реконструкцию).

Служебная записка на списание

Пример служебной записки на списание

Служебная записка на списание основных средств

Довожу до Вашего сведения, что в ходе инвентаризации основных средств в отделе кадров установлено, что системный блок компьютера (инв. № 59-К) не исправен. А именно: сгорел блок питания, что повлекло неисправность остальных составляющих. Замена блока питания не возможна по причине отсутствия аналогичного товара на рынке.

На основании изложенного прошу списать системный блок компьютера инв. № 59-К, а также организовать приобретение нового системного блока в срок до 05.10.2022 г. На указанный период до ремонта сотрудник отдела кадров работает на личном компьютере.

25.09.2022 г. Ипатов Ипатов К.В.

Пример служебной записки на списание задолженности

Служебная записка на списание задолженности

Докладываю, что 18.11.2023 г. в соответствии со служебной запиской главного бухгалтера о взыскании дебиторской задолженности, юридическим отделом осуществлена проверка документов для обращения в суд. Данная задолженность ООО “Авангард” по договору поставки от 11.05.2018 года признается нереальной к взысканию в связи с истечением срока исковой давности. Меры, предпринятые для взыскания задолженности ООО “Авангард” в течение срока исковой давности, оцениваются как достаточные.

В связи с изложенным прошу рассмотреть вопрос о списании данной задолженности в налоговом и бухгалтерском учете.

Начальник юридического отдела Цыпкина ЦыпкинаВ.Д.

Для чего используется служебная записка на списание

Любые основные средства компании, ее материальные ресурсы учитываются бухгалтерией. И могут проверяться налоговой инспекцией. Поэтому служебная записка на списание станет основанием для бухгалтерии отразить соответствующую операцию.

Есть разница с списании основных средств, материальных ресурсов как ремонт оборудования. Или как модернизация (реконструкция). Последняя увеличивает стоимость основного средства. Затраты на ремонт, списание и приобретение нового оборудования организация спишет в размере фактических затрат. А модернизация списывается посредством начисления амортизации. Именно служебная записка на списание основных средств поможет бухгалтеру оформить все правильно.

Как составить документ о списании

Если, к примеру, служебная записка на сотрудника составляется всегда на имя руководителя организации, то документ о списании может готовить работник и своему непосредственному начальнику. Однако такому начальнику все равно придется готовить документа на имя руководителя. Потому что списание основных средств производится в соответствии с его резолюцией.

Составляется документ достаточно просто. Мы разместили 2 примера. Оформление служебной записки тоже не составит труда. Вопросы могут возникнуть об обосновании. Здесь на помощь придут нормы законодательства РФ. Сотрудник в свободной форме излагает, что случилось, с чем связано списание. И просит совершить соответствующее действие – списать, организовать, заменить, отремонтировать.

Служебная записка о списании вносится в журнал регистрации служебных записок и с резолюцией начальника принимается к исполнению.