Справка о работе по договору подряда образец

Физическое лицо, с которым были заключены несколько договоров подряда с июля 2006 г. по декабрь 2014 г., направило запрос о предоставлении документов и справок (справка 2-НДФЛ, о начисленных и уплаченных взносах, копии договоров подряда). Какие документы, справки, за какой период и в какие сроки мы обязаны предоставить?

Татьяна Орлова, г. Москва

Если ваша компания заключила договор подряда с физическим лицом, то положения трудового законодательства на эти взаимоотношения не распространяются. Дело в том, что нормы ТК РФ действуют только на трудовые отношения, то есть когда оформляется трудовой договор (п. 5 ст. ТК РФ). А значит, в рассматриваемой ситуации требование ст. 62 ТК РФ о предоставлении по запросу работника копий до­кумен­тов, связанных с его работой, не применяются.

В гражданском законодательстве требований, аналогичных установленным ст. 62 ТК РФ, нет. Таким образом, вы не обязаны предоставлять физическому лицу по его запросу копии заключенных с ним договоров подряда.

Справка 2-НДФЛ

При выплате дохода по договору подряда физическому лицу (не являющемуся ИП) организация признается налоговым агентом по НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Налоговые агенты обязаны выдавать физическим лицам по их запросам справки по форме 2-НДФЛ о полученных ими доходах (п. 3 ст. 230 НК РФ). Налоговый кодекс не содержит каких-либо ограничений по налоговым периодам, за которые могут быть запрошены такие справки. Чтобы выяснить, за какие периоды могут быть предоставлены справки, нужно обратиться к нормам, регулирующим сроки их хранения. Ведь организация может выдать только те до­кумен­ты, которые у нее должны быть в наличии на момент получения запроса.

В соответствии с требованиями подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ организация должна в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других до­кумен­тов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе до­кумен­тов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. Но эта норма применяется только для целей контроля за уплатой налогов и сборов (ст. 2 НК РФ). Для иных целей сроки хранения до­кумен­тов установлены в Перечне типовых управленческих архивных до­кумен­тов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуп­равления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Согласно этому до­кумен­ту сведения о доходах физических лиц должны храниться пять лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (ст. 396 Перечня). Поскольку в отношении физических лиц, с которыми заключен до­говор подряда, лицевые счета не ведутся и зарплата не начисляется (им выплачивается вознаграждение по договору), срок хранения сведений об их доходах составляет 75 лет. А значит, организация должна предоставить по запросу физического лица копии справок 2-НДФЛ за все запрашиваемые им периоды.

Срок, в течение которого должны быть предоставлены справки, Налоговым кодексом не установлен. Отметим, что за непредставление запрошенной справки по форме 2-НДФЛ на должностных лиц организации может быть наложен административный штраф в размере от 1000 до 3000 руб. (ст. 5.39 КоАП РФ).

Сведения о страховых взносах

В отношении выплат по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, начисляются страховые взносы (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»). В соответствии со ст. 14 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Закон № 27-ФЗ) застрахованное лицо имеет право получить бесплатно у страхователя копию сведений о себе, представленных страхователем в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета. Этому праву соответствует обязанность страхователя бесплатно передавать каждому застрахованному лицу, работающему у него по трудовому договору или заключившему до­говор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы, копию сведений, представленных в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета (ст. 15 Закона № 27-ФЗ). При этом п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ установлено, что данные сведения передаются застрахованному лицу одновременно с подачей этих сведений в ПФР, а также в день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера с ним. В последнем случае страхователь должен получить письменное подтверждение от застрахованного лица, что ему такие сведения были переданы.

Из совокупности положений п. 4 ст. 11, ст. 14,15 Закона № 27-ФЗ следует, что организация обязана предоставлять сведения о начисленных и уплаченных взносах только лицам, которые на момент обращения за такими сведениями работают у нее на основании трудового или гражданско-правового договора. Следовательно, вы не обязаны предоставлять запрошенные физлицом справки о начисленных и уплаченных взносах.

Скачать бланк в формате doc:
spravka_s_mesta_raboty.doc [33 Kb] (cкачиваний: 4093)

Скачать бланк в формате pdf:
spravka_s_mesta_raboty.pdf [50,56 Kb] (cкачиваний: 1390)

СПРАВКА

Настоящая справка дана гр. что он(а) действительно работает в должности .

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Человек с которым заключен договор подряда просит выдать справку подтверждающую, что он у нас работает, можем ли мы выдать такой документ?

Ответ

Обязанность работодателя выдавать работнику справки и копии документов, касающихся работы, предусмотрена ст. 62 ТК РФ.

На граждан, осуществляющих деятельность по гражданско-правовому договору, положения Трудового кодекса РФ не распространяются, гражданско-правовые отношения регулируются Гражданским кодексом РФ. Следовательно, организация не обязана выдавать справки о работе лицу, с которым заключен гражданско-правовой договор, за исключением справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога (ст. 230 НК РФ).

Что касается справки о факте выполнения работ (услуг) по гражданско-правовому договору, этот факт гражданин может подтвердить самостоятельно, предъявив соответствующий договор.

Вместе с тем, закон не запрещает организации выдавать лицу, с которым заключен гражданско-правовой договор, справку о периоде выполнения работ по этому договору. (В период с _____________ по ________________________ выполнил такие-то работы по договору подряда от ____ № _________)

При выдаче данной справки организации не нужно ссылаться на какие-либо нормы права, так как порядок выдачи справки в такой ситуации в законодательстве не урегулирован (за исключением справки, предусмотренной ст. 230 НК РФ).

По общему правилу, справка составляется на бланке организации, подписывается руководителем, и при указании требуемых сведений нужно ссылаться на документы, имеющиеся в организации.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Какие документы о работе сотрудник может запросить у работодателя

Сотрудник может обратиться к работодателю с просьбой предоставить ему документы, связанные с его трудовой деятельностью. Поскольку перечень запрашиваемых документов является открытым, то это может быть любой документ, который так или иначе связан с работой данного сотрудника. Это следует из положений статьи 62 Трудового кодекса РФ. В письме от 20 декабря 2012 г. № ПГ/9518-6-1 специалисты Роструда дают аналогичные разъяснения.

Так, сотрудник может попросить выдать ему:

 справку с места работы о зарплате, в том числе по форме 2 НДФЛ, о периоде работы у данного работодателя, о времени отпуска, о трудовом стаже и т. п.;

 копию приказа о приеме на работу, переводе, об увольнении и т. п.;

 копию трудовой книжки;

 копию иного документа, в котором содержатся его персональные данные, например копию личной карточки;

 выписку из документа: трудовой книжки, приказа, локального акта и т. п.

Свою просьбу о предоставлении документов или их копий сотрудник должен оформить заявлением в произвольной форме.

Это следует из положений статьи 62 и абзаца 3 статьи 89 Трудового кодекса РФ.

Запрашиваемые документы могут понадобиться сотруднику для предъявления их в банк, пенсионный фонд, организацию, где он работает по совместительству, в посольство, суд, а также иные ведомства.

Вопрос из практики: обязан ли работодатель выдавать справки с места работы исполнителю по гражданско-правовому договору

В общем случае не обязан, за исключением справок 2-НДФЛ.

Организация в зависимости от характера предстоящей работы может заключить с человеком как трудовой, так и гражданско-правовой договор на выполнение отдельных работ или оказание услуг.

По заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней выдать копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ). Однако это требование закреплено в Трудовом кодексе РФ и распространяется только на работников, с которыми заключены трудовые договоры (ст. 9 ТК РФ).

Деятельность в рамках гражданско-правового договора регулирует гражданское законодательство (ст. 11, ч. 2 ст. 15 ТК РФ). Поскольку при заключении гражданско-правового договора трудовые отношения между сторонами не возникают, то и обязанность выдавать какие-либо документы исполнителю по такому договору у работодателя в общем случае не возникает. Исключение предусмотрено в отношении:

 самого договора и актов выполненных работ или оказанных услуг, так как это двухсторонние документы;

 справок 2-НФДЛ. Организация как налоговый агент обязана выдавать такие справки и физлицам, которые работают по гражданско-правовым договорам (п. 3 ст. 230 НК РФ).

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

С уважением и пожеланием комфортной работы, Алла Хрипушина,