Типовая должностная инструкция администратора

Вы здесь

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия] [должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию] [число, месяц, год]

Должностная инструкция
администратора [наименование организации, предприятия]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37, и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.

1. Общие положения

1.1. На должность администратора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.2. Администратор назначается на должность и освобождается от должности приказом [наименование должности] в соответствии с действующим законодательством РФ.

1.3. Администратор непосредственно подчиняется [вписать нужное].

1.4. Администратор должен знать:

– постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы организации;

– структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;

– правила и методы организации обслуживания посетителей;

– виды оказываемых услуг;

– основы экономики, организации труда и управления;

– основы маркетинга и организации рекламы;

– планировку и порядок оформления помещений и витрин;

– основы эстетики и социальной психологии;

– законодательство о труде;

– правила внутреннего трудового распорядка;

– правила и нормы охраны труда.

2. Должностные обязанности

2.1. Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

2.2. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

2.3. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.

2.4. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

2.5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.

2.6. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.

2.7. Обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.

2.8. Контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

2.9. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

2.10. Обеспечивает исполнение работниками указаний руководства предприятия, учреждения, организации.

3. Права

Администратор имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.4. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.6. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.7. [Указать иные права работника].

4. Ответственность

Администратор несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

4.2. За причинение материального ущерба работодателю – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа]

Содержание

Должностная инструкция администратора регламентирует трудовые взаимоотношения. Она содержит функциональные обязанности, права, виды ответственности работника, порядок подчинения, занятия, освобождения его от должности, требования к опыту, образованию.

Документ создает руководитель подразделения. Утверждает генеральный директор организации.

Предоставленную ниже типовую форму можно использовать при подготовке должностной инструкции администратора торгового зала, фитнес клуба, магазина, гостиницы, салона красоты, ресторана (кафе) и т.п.

Ряд положений инструкции может отличаться в зависимости от специализации учреждения.

Образец типовой должностной инструкции администратора

І. Общие положения

1. Администратор принадлежит к категории «специалисты».

2. В период отсутствия администратора его права, функциональные обязанности, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по учреждению.

3. Назначение или освобождение от должности администратора осуществляется приказом генерального директора.

4. На должность администратора назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего специального и опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.

5. Администратор непосредственно подчиняется управляющему магазином / гостиницей / салоном красоты / рестораном / фитнес клубом.

6. Администратор руководствуется в своей деятельности:

• Уставом учреждения;
• законодательными актами РФ;
• правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами учреждения;
• приказами, распоряжениями руководства;
• данной должностной инструкцией.

7. Администратор должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы, другие нормативные акты государственных органов по вопросам деятельности учреждения;
• правила и способы организации обслуживания посетителей учреждения;
• организационно-штатную структуру, полномочия персонала учреждения, должностные обязанности, условия работы;
• виды оказываемых услуг;
• основы права, маркетинга;
• правила составления отчетности;
• нормы делового общения, этикета.

ІІ. Должностные обязанности администратора

Администратор выполняет следующие должностные обязанности:

1. Предотвращает, ликвидирует конфликтные ситуации, принимает претензии, замечания о некачественном обслуживании клиентов.

2. Консультирует клиентов по вопросам предоставления услуг / отпуска товаров, специальных акций, условий бонусных программ.

3. Налаживает работу по результативному обслуживанию клиентов, созданию для них комфортных условий.

4. Способствует порядку, чистоте в помещениях учреждения, следит за работой уборщиков.

5. Информирует сотрудников о прибытии посетителей, вносит информацию в базу клиентов.

6. Сообщает руководителю учреждения о выявленных недостатках в обслуживании клиентов, принимает меры к их устранению.

7. Контролирует работников учреждения в части производственной, трудовой дисциплины, норм охраны труда, правил техники безопасности, требований производственной санитарии, гигиены.

8. Выполняет служебные поручения непосредственного начальника.

9. Контролирует сохранность товарно-материальных ценностей.

10. Контролирует соблюдение норм оформления помещений учреждения.

11. Следит за размещением, состоянием, заменой рекламных материалов организации.

12. Контролирует исполнение персоналом распоряжений руководства учреждения.

13. Подготавливает материально-техническое обеспечение для проведения переговоров с партнерами, ключевыми клиентами.

14. Подготавливает отчетные документы в установленном порядке.

15. Принимает телефонные звонки, обрабатывает обращения клиентов, контрагентов, государственных органов.

ІІІ. Права

Администратор имеет право:

1. Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции.

2. Представлять интересы учреждения в установленном порядке.

3. Не выполнять свои должностные обязанности при возникновении опасности для жизни или здоровья.

4. Сообщать непосредственному начальнику о выявленных недостатках в работе учреждения. Выдвигать предложения по их устранению.

5. Подписывать документы в рамках своей компетенции.

6. Направлять в адрес руководства предложения по улучшению своей работы и деятельности учреждения.

7. Вступать в коммуникацию с персоналом структурных подразделений организации по рабочим вопросам.

8. Получать необходимые сведения для выполнения своих функциональных обязанностей.

9. Выдвигать в адрес руководства предложения, которые относятся к деятельности учреждения.

10. Требовать от руководства формирования нормальных условий для исполнения своих служебных обязанностей, сохранности документов, материальных ценностей.

ІV. Ответственность

Администратор несет ответственность за:

1. Ненадлежащее исполнение своих функциональных обязанностей.

2. Направление руководству, клиентам заведомо недостоверной информации.

3. Качество ведения отчетной документации.

4. Неправомерное обращение с личными данными, разглашение конфиденциальных сведений, коммерческой тайны.

5. Нарушение норм этикета, делового общения.

6. Нарушение положений руководящих документов учреждения.

7. Последствия самостоятельных действий, своих решений.

8. Нанесение ущерба организации, ее сотрудникам, государству, контрагентам.

9. Несанкционированное представление интересов учреждения.

10. Нарушение требований трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, норм противопожарной защиты, техники безопасности.

Администратор магазина

Администратор магазина налаживает и управляет работой торгового заведения, оформляет помещения. Специалист следит за расположением товаров, наличием и верностью содержания ценников. В его задачи входит соблюдение правил торговли, консультирование посетителей.

Специфические обязанности администратора магазина:

1. Контроль своевременного пополнения ассортимента товаров, применения технологического, торгового оборудования.

2. Принятие мер к ускорению обслуживания посетителей.

3. Участие в приеме, учете товарно-материальных ценностей.

Администратор гостиницы

Администратор гостиницы встречает, регистрирует, размещает посетителей заведения. В его обязанности входит обеспечение своевременной доставки багажа клиента в номер, информирование о правилах учреждения, услугах.

Специфические обязанности администратора гостиницы:

1. Выдача ключей клиентам.

2. Передача корреспонденции, адресованной клиентам.

3. Обеспечение исправного функционирования, своевременного ремонта оборудования.

4. Контроль за исполнением дисциплины со стороны клиентов.

Администратор салона

Администратор салона красоты записывает, принимает клиентов учреждения. В его задачи входит обеспечение комфортного пребывания, обслуживания посетителей, консультирование об услугах, акциях заведения.

Специфические обязанности администратора салона красоты:

1. Отпуск продукции, представленной в учреждении.

2. Налаживание организационного, технического обеспечения деятельности персонала заведения.

3. Планирование графика посещения специалистов учреждения.

Администратор ресторана (кафе)

Администратор ресторана (кафе) управляет работой заведения. Он подбирает персонал, обучат его, встречает, провожает посетителей, налаживает трудовые процессы, разрешает вопросы, рассматривает предложения, замечания посетителей.

Специфические обязанности администратора ресторана (кафе):

1. Ведение коммуникации с деловыми партнерами, контрагентами, государственными органами.

2. Составление планов деятельности заведения.

3. Ведение закупок товаров, услуг.

4. Контроль финансовых, текущих отчетных документов.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Проректор по учебной и

«____» _____________ 2011 г

Проректор по учебной и

ТИПОВАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

1 Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет квалификационные требования, функциональные обязанности, права и ответственность администратора образовательной программы среднего профессионального образования (далее – администратор ОП СПО).

1.2. На должность администратора ОП СПО назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и педагогический или административный опыт работы в образовательном учреждении не менее трех лет.

1.3. Администратор ОП СПО назначается на должность и освобождается от должности приказом ректора ДВФУ по представлению директора филиала.

1.4. Администратор ОП СПО в филиале подчиняется директору колледжа филиала или (в случае отсутствия в филиале такого структурного подразделения) непосредственно директору филиала.

1.5. На время длительного отсутствия администратора ОП СПО его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом ректора ДВФУ. Назначенное лицо несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на администратора ОП СПО обязанностей.

1.6. Должностные лица, находящиеся в непосредственном подчинении администратора ОП СПО: педагогические работники и сотрудники структурных подразделений, непосредственно связанные с осуществлением образовательного процесса по программам среднего профессионального образования.

1.7. В своей деятельности администратор ОП СПО руководствуется: Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными и федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента и Правительства Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом ДВФУ, приказами и распоряжениями ДВФУ, правилами внутреннего распорядка ДВФУ, решениями Ученого Совета ДВФУ, «Руководством по качеству ДВФУ», процедурами Системы менеджмента качества ДВФУ (далее – СМК), правилами и инструкциями по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности, планами работы учебно-методического управления филиала, положением об учебно-методическом управлении филиала, положением об Ученом совете филиала, а также настоящей должностной инструкцией.

1.8. Основной задачей администратор ОП СПО является обеспечение условий реализации программ СПО в филиалах федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Дальневосточный федеральный университет».

Администратор ОП СПО выполняет следующие функции:

2.1. Планирование организации учебного процесса в филиале по программам среднего профессионального образования;

2.2. Обеспечение цельности, стабильности учебного процесса, его оперативное регулирование;

2.3. Координация и контроль деятельности находящихся в его подчинении педагогических и иных работников.

В соответствии с возложенными на него функциями администратор ОП СПО выполняет следующие обязанности:

3.1. Организует учебный процесс по основным профессиональным образовательным программам среднего профессионального образования и отвечает за его реализацию;

3.2. Участвует в разработке учебных планов, контролирует разработку рабочих учебных программ и программ дисциплин в соответствии с требованиями федеральных государственных стандартов;

3.3. Составляет график учебного процесса и на его основе – расписание учебных занятий, промежуточной и итоговой аттестации студентов;

3.4. Планирует и распределяет учебную нагрузку преподавателей программ среднего профессионального образования;

3.5. Осуществляет контроль за проведением учебных занятий, лабораторных и практических работ, экзаменов, консультаций, курсового и дипломного проектирования;

3.6. Фиксирует отклонения в выполнении учебной нагрузки с целью урегулирования расписания занятий, недопущения расхождения с ФГОС;

3.7. Ведёт ежемесячный учёт выполненных часов педагогической нагрузки;

3.8. Контролирует качество, достоверность и полноту ведения учебно-учетной документации: журналов учебных занятий, экзаменационных ведомостей, зачётных книжек студентов и др.;

3.9. Проводит мониторинг успеваемости и посещаемости студентами учебных занятий, анализирует и представляет руководству филиала сведения о причинах академической задолженности студентов;

3.10. Контролирует качество и результативность выполнения планов работы и функциональных обязанностей преподавателями и сотрудниками СПО, соблюдение ими Устава ДВФУ, Правил внутреннего трудового распорядка, регламентов и инструкций;

3.11. Проводит работу по обеспечению и сохранности бланков документов государственного образца об уровне образования и (или) квалификации, а также формами и бланками учебно-учетной документации;

3.12. Консультирует студентов по вопросам организации учебного процесса;

3.13. Контролирует организацию учебных и производственных практик студентов;

3.14. Участвует в комплектовании учебных групп;

3.15. Ведёт нормативное сопровождение движения контингента студентов (готовит проекты приказов о переводе с курса на курс, о предоставлении академических отпусков, о переводе на индивидуальный график обучения, о направлении на практику, на отчисление студентов, на допуск к итоговой государственной аттестации и др.);

3.16. Участвует в работе стипендиальной комиссии, готовит проекты приказов о назначении студентам государственной академической и социальной стипендии;

3.17. Ведёт учёт студентов, относящихся к категории детей-сирот, лиц из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, контролирует вопросы выплат им материального обеспечения;

3.18. Заполняет академические справки студентов;

3.19. Контролирует вопросы участия студентов среднего профессионального образования в Едином государственном экзамене;

3.20. Ведёт весь документооборот по программам среднего профессионального образования, своевременно готовит полную и достоверную отчётность по направлениям своей профессиональной деятельности и представляет её в вышестоящие организации.

3.21. Участвует в организации профориентационной работы и приёме на программы среднего профессионального образования;

3.22. Ведёт установленную номенклатуру дел;

3.23. Участвует в подготовке документов и материалов к проведению процедур лицензирования и аккредитации программ среднего профессионального образования;

3.24. Обеспечивает соответствие своих действий общепризнанным принципам морали, этики и делового поведения.

3.25. Профессионально совершенствуется сам и отвечает за профессиональную подготовку подчиненных сотрудников с целью улучшения качества методического обеспечения основных профессиональных образовательных программ среднего профессионального образования и непосредственного процесса преподавания.

Администратор ОП СПО для выполнения возложенных на него функциональных обязанностей имеет право:

4.1. Требовать от преподавателей программ среднего профессионального образования выполнения своих функциональных обязанностей, от студентов – соблюдения правил внутреннего распорядка;

4.2. Получать от преподавателей и структурных подразделений, участвующих в реализации программ среднего профессионального образования, сведения, документы и материалы, необходимые для решения вопросов, входящих в компетенцию администратора, передавать им соответствующую информацию;

4.3. Вносить в установленном порядке предложения о назначении, перемещении и увольнении сотрудников, находящихся в его подчинении, наложении дисциплинарных взысканий на лиц, допустивших должностной проступок, а также о поощрении сотрудников за успешное и добросовестное исполнение должностных обязанностей;

4.4. Вносить руководству предложения по улучшению организации учебного процесса;

4.5. Участвовать в обсуждении и принятии решений по вопросам функционирования программ среднего профессионального образования, оценке результативности деятельности преподавателей и сотрудников;

4.6. Самостоятельно корректировать расписание занятий в связи с производственной необходимостью;

4.7. Требовать в установленном порядке от преподавателей соблюдения расписания учебных занятий, режима учебного процесса, качественного ведения журналов учебных занятий;

4.8. Вносить предложения по распределению педагогической нагрузки преподавателей;

4.9. Повышать свою квалификацию в образовательных учреждениях дополнительного образования и высших учебных заведениях, стажировки.

Администратор ОП СПО несёт ответственность:

5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных трудовым законодательством РФ;

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;

5.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством РФ;

5.4. За несанкционированное разглашение сведений, носящих конфиденциальный характер, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством РФ – в пределах, определенных законодательством РФ;

5.5. За невыполнение приказов, распоряжений и поручений проректора по учебной и воспитательной работе, ректора ДВФУ – в пределах, определенных законодательством РФ;

5.6. За невыполнение СМК, несоблюдение трудовой дисциплины, правил охраны труда и техники безопасности – в пределах, определенных законодательством РФ.

6 Функциональные связи

Администратор ОП СПО в процессе своей деятельности взаимодействует:

6.1. По вопросам планирования и организации учебного процесса по программам СПО:

– с отделом развития СПО Департамента довузовского образования и организации набора студентов;

– с администрацией филиала;

– с преподавателями программ СПО.

6.2. По вопросам назначения студентам стипендий, социальной защите студентов, вопросам оплаты за обучение студентов, обучающихся на компенсационной основе:

– с отделом развития СПО Департамента довузовского образования и организации набора студентов;

– с Договорным департаментом;

– с Департаментом молодежной политики;

– Департаментом бухгалтерского учета и финансового контроля;

– с Правовым департаментом;

– с отделами социальной защиты населения муниципальных образований.

6.3. По вопросам посещаемости, успеваемости студентов:

– с родителями студентов.

Порядок передачи информации определяется общими правилами делопроизводства, принятыми в ДВФУ.