Уведомление работника по почте об увольнении

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа, разработана совместно с ЗАО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Сотрудник прислал заявление об увольнении по почте, а также указал в заявлении, куда отправить его трудовую книжку. Следовательно, в день увольнения он не явился. Приказ, карточка Т-2 и журнал по трудовым книжкам остались без подписи сотрудника. Трудовую книжку, справку СЗВ-стаж выслали по почте по указанному адресу.
Какие записи следует сделать в приказе и карточке Т-2, с которыми сотрудник должен быть ознакомлен под подпись?

В соответствии со ст. 80 ТК РФ работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен ТК РФ или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении. По соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении.
Как следует из ст. 80 ТК РФ, чтобы уволиться по собственному желанию, работник должен подать работодателю письменное заявление об этом. Трудовое законодательство не регламентирует порядок подачи работником заявления об увольнении по собственному желанию и не требует, чтобы данное действие непременно выполнялось им лично, поэтому работник вправе подать его, например, через родственников или путем пересылки по почте, а также отправив телеграмму*(1).
При наличии заявления об увольнении по собственному желанию работодатель обязан расторгнуть трудовой договор с работником по основанию, предусмотренному п. 3 части первой ст. 77 ТК РФ. Отсутствие работника на работе не является препятствием для расторжения трудового договора по инициативе работника.
Общий порядок оформления прекращения трудового договора закреплен в ст. 84.1 ТК РФ.
В частности, в соответствии с частью первой ст. 84.1 ТК РФ прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя*(2). Согласно части второй ст. 84.1 ТК РФ с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под подпись. В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под подпись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись (например, "Приказ не может быть доведен до сведения работника ввиду его отсутствия на рабочем месте в день расторжения трудового договора").
По правилу, установленному частью четвертой ст. 84.1 ТК РФ, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку *(3) и произвести расчет. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо попросить работника дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (часть шестая ст. 84.1 ТК РФ).
Пересылать трудовую книжку почтой по указанному работником адресу можно только с согласия работника (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, далее – Правила). Направление трудовой книжки бывшему работнику без его согласия является нарушением трудового законодательства (смотрите, например, решение Тамбовского областного суда от 19.10.2011 по делу N 7-186). Поскольку в рассматриваемой ситуации работодатель согласие работника на пересылку трудовой книжки получил вместе с заявлением об увольнении, направлять уведомление работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой или просить работника дать согласие на отправление трудовой книжки по почте не нужно. Как подтверждает судебная практика, пересылка трудовой книжки по указанному работником адресу непосредственно в день увольнения без направления уведомления является правильным вариантом действий работодателя, который в день увольнения уже располагал письменным заявлением работника, содержащим просьбу об отправке трудовой книжки почтой (определение Тверского областного суда от 28.08.2014 N 33-3160, определение Красноярского краевого суда от 11.02.2013 N 33-1403, определение Псковского областного суда от 10.07.2012 N 33-1098).
Законодательство не регламентирует порядок заполнения книги учета движения трудовых книжек в ситуации, когда в день прекращения трудового договора сотрудник отсутствует на работе. Полагаем, если трудовая книжка была отправлена по почте (с согласия работника), в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них следует сделать отметку "Отправлена по почте" с указанием даты отправки письма и реквизитов почтового отправления. Специалисты в области трудового права в юридической литературе высказывают аналогичную точку зрения (158 вопросов и ответов по трудовому праву (Б.А. Чижов, "Экономико-правовой бюллетень", N 10, октябрь 2014 г.); От воли сторон не зависит. Прекращаем трудовой договор в связи со смертью работника (М. Лапина, "Кадровик.ру", N 9, сентябрь 2013 г.)).
Относительно заверения работником записей об увольнении в личной карточке *(4) отметим, что в случае отсутствия сотрудника в день прекращения трудового договора само по себе отсутствие подписей работника в личной карточке (как и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них) не будет являться нарушением порядка его увольнения при условии соблюдения работодателем требований части шестой ст. 84.1 ТК РФ (кассационное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 29.11.2011 N 33-5261/2011). Тем не менее в личной карточке работника, так же как и на приказе, может быть сделана соответствующая отметка, например, "Работник не может быть ознакомлен с записями в личной карточке ввиду его отсутствия на рабочем месте в день расторжения трудового договора" (смотрите, например, вопрос-ответ Роструда, размещенный на информационном портале "Онлайнинспекция.РФ").
Также в соответствии со ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан произвести с работником расчет (ст.ст. 84.1, 140 ТК РФ). Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. В то же время, если в соответствии с частью третьей ст. 136 ТК РФ работодатель перечисляет заработную плату работника на банковскую карту, с нашей точки зрения, причитающиеся суммы должны быть перечислены на счет работника в день оформления прекращения трудовых отношений, поскольку при таком способе выплаты заработной платы объективные препятствия для проведения расчетов в этот день отсутствуют. Это мнение можно встретить и в правоприменительной практике (апелляционное определение Свердловского областного суда от 24.07.2012 N 33-8226/2012, решение Вяземского районного суда Хабаровского края от 14.10.2014 N 12-55/2014).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Раченкова Юлия

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

————————————————————————-
*(1) Смотрите, например, письмо Роструда от 05.09.2006 N 1551-6, определение Санкт-Петербургского городского суда от 28.04.2011 N 5855, определение Московского городского суда от 04.07.2012 N 11-11079, вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2 с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ"). Специалисты Роструда и суды допускают возможность подачи заявления об увольнении в том числе путем направления его по электронной почте (смотрите, например, вопрос-ответ с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ", определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 03.03.2015 N 33-886/2015
*(2) Смотрите, например, пример оформления приказа об увольнении по собственному желанию ("Кадровик.ру", N 5, май 2012 г.).
*(3) О внесении записи в трудовую книжку смотрите материал: Энциклопедия решений. Запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию.
*(4) Смотрите пример оформления записи об увольнении по собственному желанию в личной карточке работника N Т-2 (Нюансы увольнения по собственному желанию (И. Подлесных, "Кадровик.ру", N 5, май 2012 г.)).

Составление уведомления об увольнении работника происходит в тех случаях, когда увольнение является инициативой работодателя. Документ относится к обязательной части процедуры увольнения, вне зависимости от того, какие именно обстоятельства стали поводом для ее проведения: сокращение штата сотрудников, ликвидация организации, нарушения трудовой дисциплины со стороны работника и т.д.

Порядок проведения увольнения

1. Процесс увольнения запускается с момента принятия решения работодателем.
2. После этого составляется оповещение, которое передается увольняемому сотруднику под роспись. Данный автограф будет свидетельствовать о том, что информация доведена до сведения работника.
3. Затем на предприятии издается специальный приказ, на основании которого кадровик готовит документы на увольнение, вносит соответствующие записи в личное дело и трудовую книжку сотрудника, а бухгалтерия производит с ним окончательные расчеты.

Тонкости проведения увольнения в зависимости от причины

Как уже отмечалось выше, существуют разные поводы для увольнения. Каждый из них имеет свои особенности, которые необходимо отразить в уведомлении. Например:

• если увольнение происходит по причине сокращения штата, то в извещении работнику нужно предложить имеющиеся в наличии свободные вакансии для его перевода на другую должность;
• если поводом к увольнению послужила ликвидация фирмы, то в уведомлении надо дать ссылку на протокол собрания учредителей, вынесших данное решение;
• если увольнение наступает в связи с несоответствием занимаемой должности, то в бланке извещения следует сослаться на закон, который позволяет проведение увольнения на этом основании и т.д.

Срок отправки работнику уведомления об увольнении

О том, что работник подлежит увольнению, работодатель обязан сообщить ему заранее: от трех дней до двух месяцев до самого события.

Точный период зависит от того, по какой именно причине происходит увольнение. При окончании действия срочного трудового договора уведомление можно передать работнику за три дня, при ликвидации предприятия необходимо минимум 60 дней (считается, что такой срок является достаточным для того, чтобы человек определился с дальнейшими планами или нашел новую работу). Более подробно о сроках предварительного извещения увольняемых сотрудников можно узнать из ТК РФ.

Как отправить уведомление

Информацию об увольнении можно довести до сведения работника любым удобным способом: вручив оповещение лично в руки или же отправив по почте заказным письмом с уведомлением у вручении. Разница здесь заключается только в сроках: скорость почтовых отправлений оставляет желать лучшего.

Если работник не получил уведомление об увольнении

В случае, если сотрудник предприятия не получил уведомления об увольнении, он вправе оспорить увольнение в установленном законом порядке.

С соответствующим заявлением можно обратиться как в трудовую инспекцию, так и в суд.

Оспорить увольнение можно и тогда, когда работодатель не удосужился взять с подчиненного подпись об ознакомлении с уведомлением, даже если сотрудник получил и прочитал его.

Следует отметить, что в большинстве случаев подобных нарушений суд встает на сторону работника (но только если дело не касается ликвидации фирмы – здесь все несколько сложнее).

Что делать, если сотрудник отказывается подписывать уведомление

Если извещение о надвигающемся увольнении передано работнику лично в руки, но при этом он отказался его подписать, необходимо составить об этом специальный акт. Данный документ в случае судебных разбирательств послужит доказательством со стороны работодателя в том, что все необходимые этапы увольнения были выполнены им надлежащим образом.

Точно также считается, что работодатель оповестил работника об увольнении в случае отправки уведомления по почте, даже если письмо вернется с пометкой «не получено» Единственное условие: об отказе адресата получать послание почтовый работник также должен написать акт.

Кто составляет уведомление

Непосредственно написанием уведомления может заниматься любой специалист компании, обладающий необходимыми навыками, а также знанием Трудового и Гражданского кодекса РФ. Обычно это юрисконсульт, кадровик или секретарь предприятия, в небольших компаниях это может быть сам директор.

Образец уведомления об увольнении работника

Унифицированного образца уведомления об увольнении законодателями не разработано, так что представители предприятий и организаций могут писать его в произвольной форме или же по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы. При этом в уведомлении надо указывать некоторые обязательные сведения:

• дату и место составления документа,
• наименование организации,
• персональные сведения о работнике: его должность, ФИО,
• причину увольнения,
• дату, в которую оно произойдет.

Вся остальная информация зависит от обстоятельств, послуживших поводом к этому событию.

Как оформить уведомление

Уведомление можно написать на фирменном бланке или простом чистом листе формата А4, от руки или в печатном виде – в деле определения законности документа это роли не играет. Важное условие заключается лишь в том, чтобы документ был заверен руководителем компании или лицом, уполномоченным на подписание подобного рода бумаг. Печатью удостоверять уведомление также не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица не обязаны применять в своей деятельности печати и штампы, а ИП и ранее были освобождены от этого требования.

Бланк лучше всего оформлять в двух экземплярах, один из которых передается работнику, второй остается у работодателя, при этом они должны быть абсолютно идентичны.

Как, сколько и для чего хранить уведомление

После завершения процедуры увольнения, уведомление следует подшить к личному делу работника, которое должно храниться в архиве предприятия период, установленный законом или внутренними локальными актами компании. Эта мера позволит обезопасить работодателя от возможных будущих необоснованных претензий со стороны уволенного. После того, как срок хранения личного дела истечет, его можно утилизировать совместно с другими утратившими актуальность документами.

Трудовой договор с сотрудником может быть расторгнут по инициативе работодателя в случаях ликвидации компании (прекращения деятельности предпринимателем), сокращения штата работников, несоответствия сотрудника занимаемой должности, нарушения работником трудовой дисциплины и в других случаях, предусмотренных ст. 81 ТК РФ, а также в случае непрохождения сотрудником испытательного срока (п. 4 ст. 77 ТК РФ).

Во многих случаях работодателю необходимо предварительно направить сотруднику уведомление о предстоящем увольнении (ст. 71, ст. 180 ТК РФ).

Также работодателю нужно уведомить работника о предстоящем увольнении в случае истечения срока заключенного с ним трудового договора (п. 2 ст. 77, ч. 1 ст. 79 ТК РФ).

Подробнее об уведомлении работника об окончании срочного трудового договора читайте в консультации «Уведомление о прекращении срочного трудового договора (образец)».

Подробнее об уведомлении работника об увольнении в связи с ликвидацией компании читайте в консультации «Уведомление работника о ликвидации организации» (Уведомление работника о ликвидации организации).

Уведомление об увольнении по сокращению штата (образец)

Уведомление о прекращении срочного трудового договора (образец)

О предстоящем увольнении в связи с сокращением штата работников организации сотрудник должен быть предупрежден работодателем под роспись не менее чем за два месяца до увольнения (ч. 2 ст. 180 ТК РФ).

Бланк уведомления об увольнении законодательством РФ не установлен, поэтому уведомление работника о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата производится по форме, разработанной компанией самостоятельно. Во избежание споров с бывшим сотрудником в дальнейшем в уведомлении делается отметка о том, что сотрудник с уведомлением ознакомлен и его экземпляр получил на руки.

В связи с сокращением штата уведомление об увольнении работника (образец) можно скачать по ссылке

Подробнее о процедуре увольнения при сокращении штата читайте в статье.

Уведомление об увольнении за прогул

Трудовой договор с работником может быть расторгнут работодателем в случае однократного грубого нарушения сотрудником своих трудовых обязанностей, в частности работник может быть уволен за прогул (подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ).

Перед увольнением работника за прогул, работодателю необходимо выяснить причины отсутствия сотрудника на рабочем месте, уточнить, произошел ли дисциплинарный проступок по вине работника или по независящим от него обстоятельствам. Для этого работнику направляется уведомление о необходимости представить письменное объяснение о причинах своего отсутствия на работе (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).

Законодательством РФ не предусмотрен бланк данного уведомления, поэтому компании разрабатывают его самостоятельно.

Уведомление о представлении объяснений отсутствия на рабочем месте (образец) можно скачать по ссылке.

Подробнее о процедуре увольнения за прогул читайте в статье.

При увольнении работника за прогул издается приказ о расторжении с ним трудового договора. В случае отсутствия сотрудника на работе в день его увольнения, работодатель направляет бывшему работнику на его домашний адрес уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте.

Бланк данного уведомления также не предусмотрен законодательством РФ и разрабатывается организацией самостоятельно.

Уведомление об увольнении за прогул и о необходимости явиться за трудовой книжкой (образец) можно скачать по ссылке

Уведомление руководителя об увольнении

В обществах с ограниченной ответственностью руководитель назначается на должность, а также освобождается от нее общим собранием участников данного общества (ст. 40 Закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 23.04.2018)).

В частности, трудовой договор с руководителем может быть расторгнут в случае смены собственника имущества организации (п. 4 ст. 81 ТК РФ), в случае принятия руководителем необоснованного решения, вследствие которого нанесен ущерб имуществу организации, либо оно использовалось неправомерно (п. 9 ст. 81 ТК РФ), в случае однократного грубого нарушении руководителем своих трудовых обязанностей (п. 10 ст. 81 ТК РФ), а также в других случаях, предусмотренных нормами действующего законодательства РФ.

Бланк уведомления руководителя об его увольнении не предусмотрен законодательством и разрабатывается организацией самостоятельно.

Скачать образец уведомления руководителя об увольнении можно здесь

Уведомление об увольнении иностранного гражданина

Нормы ТК РФ распространяются и на трудовые отношения с иностранными работниками (ст. 327.1 ТК РФ). Поэтому в случае прекращения трудового договора с иностранцем, по рассмотренным в данной консультации основаниям, уведомление работника об увольнении работодателем направляется в те же сроки и в той же форме, что и гражданину РФ.

Помимо этого, при увольнении иностранного сотрудника работодателю необходимо уведомить МВД по месту работы иностранца о прекращении с ним трудового договора в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты расторжения договора (п. 8 ст. 13 Закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ ).

Начиная с 20 апреля 2018 года уведомлять МВД о расторжении трудового договора с иностранцем нужно по новой форме, утвержденной Приложением № 14 к приказу МВД России от 10.01.2018 N 11.

Форму уведомления об увольнении иностранного гражданина 2019 скачать можно по ссылке.

Скачать образец уведомления о расторжении трудового договора с иностранцем можно по этой ссылке