Правила ведения журнала регистрации приказов

Кадровая документация требует ответственного подхода. Требуется строгое соблюдение законодательства, повышенная концентрация при решении таких задач, как регистрация, анализ и сбор документации с приказами. По своей сути, любые кадровые документы становятся основой всего делопроизводства.

Обязательность ведения и электронная форма журнала регистрации приказов по основной деятельности

Регистрационные журнальные записи для распорядительной документации хранятся с разными сроками. Об этом сказали ещё в приказе Минкультуры РФ №558 от 2010 года, изданного в конце августа.

Это и говорит о том, что вести такие журналы руководство предприятий обязано.

При этом законодательство не даёт чётких указаний по поводу того, обязательно ли для этого вести документацию только в бумажном виде. Это касается и оформления с другими условиями. В которые входят пришивание и удостоверение печатью, регистрация.

Потому оформление в электронной форме допустимо.

Журналы регистрации приказов по основной деятельности: какие виды существуют?

Отделы кадров применяют следующие разновидности документации:

1. Бумаги, где описывается наложение, поощрение дисциплинарных взысканий.
2. Текст с описанием командировок персонала.
3. Составление при предоставлении отпусков.
4. По расчёту персонала, переводе и приёме.

Как должна вестись документация?

Организация делопроизводства проходит через такие этапы:

• Сначала руководство организует документооборот. Надо сделать так, чтобы подготовленная документация внутри предприятие двигалась по коротким путям без задержек.
• Полное документальное оформление ведения хозяйства, распоряжения им.
• Обеспечение условий, необходимых для продолжительного хранения документации.

Правила заполнения документов

1. Внимание требуется уделять даже при подготовке коллективного договора с описанием политики по кадрам. Порядок делопроизводства содержится в нём. В локальных актах компаний регистрационные журналы – важное приложение. Отдельная журнальная запись регистрирует каждое распоряжение. И у каждого из них имеется свой срок хранения. 75 лет – максимум срока хранения для распорядительной документации по делам личного состава. После этого решают, как и что заполнять.
2. Титул начинается с полного наименования организации. Пишется заглавными буквами. На предприятиях журналы ведут в каждом подразделении. Важно не забывать и о дате, когда документ был создан.
3. Распоряжение не выпускается без порядковых номеров. Они стоят в первых графах. Персональным данным посвящается второй столбец. Здесь пишут о должности лица, которое отвечает за оформление бумаг. Если речь идёт о личном составе, то ответственным будет кадровый работник. Директор назначает его, выпуская соответствующий приказ.
4. При издании приказам присваиваются номера. Эта цифра стоит в графе номер три. Литера ЛС ставится на бумагах, которые связаны с личным составом. ОД – такое обозначение имеют распоряжения по основной деятельности. О – это распорядительные документы по отпускам. Даты, в которые составлены приказы, пишутся в четвёртом столбце.
5. Пятую строчку рекомендуют посвящать персональным данным. Здесь ставится отдел сотрудника, на которого составлялся приказ, должность. Распоряжение составляется с содержанием, которое описывается в графе номер шесть.
6. Ответственное лицо ставит подпись в графе семь. Всё хранится в папке с номером. Этот самый номер можно найти в строчке восемь. Акт передачи документов составляется, если на предприятии меняются лица, решающие вопросы.

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности:

Журнал регистрации приказов ОАО Промтехмаш.

Приказы и особенности их согласования

Лучше, если в самой инструкции делопроизводства есть ряд указаний на то, в каком порядке приказы согласуются. Проставление виз становится обязательным требованием при оформлении распоряжений.

Начальники в отделах и заместители руководителя – вот кто визирует проекты приказов по основной деятельности. Эта задача касается следующих лиц:

1. При необходимости привлекаются все заинтересованные лица.
2. Главные бухгалтера нужны, если решаются финансовые вопросы.
3. В последнюю очередь визируют бумаги отделы по делопроизводству. Они проверяют, соответствует ли результат основным требованиям.
4. Службы по юридическим вопросам.
5. Выполняющие поручение люди. Ещё при подготовке проекта возникает необходимость в рациональной системе исполнения, имеющей реалистичный срок. Тогда изменения в дальнейшем не понадобятся.
6. За это отвечает и тот, кто готовит приказ.

Предпочтительным считается вариант, когда виза оформляется на отдельном листе. Не всегда надо повторно собирать визы, если приходится вносить в приказы изменения.

Самостоятельное ведение бухгалтерии индивидуальным предпринимателем без привлечения специалиста-бухгалтера – больше информации в этой публикации.

Более подробно об ответственных лицах

Руководитель или директор дают свои распоряжения, только после этого к делу приступают руководители подразделений. Создание комиссий становится необходимостью при решении целых комплексов задач, руководители дают для этого отдельный приказ.

Такие комиссии составляются из специалистов с разным профилем. Но без классификации существование распоряжений невозможно, поскольку они делятся на основные и оперативные. И каждая группа документов требует своей процедуры регистрации.

Знакомиться с журналом регистрации можно только в присутствии лица, отвечающего за ведение. Проверка документов – обязанность руководителей. Иначе невозможно будет оценить работу кадрового отдела, проверить принимаемые решения.

Хранение журнала и основные сроки

Сроки хранения регистрационных бумаг – 75 лет.

Один вид журнала, где обязательно отображается информация:

• По продолжительным командировкам.
• По ситуации, когда сотрудник меняет фамилию.
• По отпускам
• О поощрениях.
• На счёт повышения квалификации.
• Если сотрудник увольняется.
• Если профессии совмещаются.
• Об оплате труда
• О дежурствах.
• Для приёмов на работу, переводов с одного места на другое.

Есть ещё один вид регистрационных журналов, они хранятся пять лет. Распоряжения в них отражаются в случае:

1. Непродолжительных командировок.
2. Дежурств.
3. Учебных, ежегодных отпусков
4. Дисциплинарных взысканий.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности – бланк содержится тут.

Сроки хранения журнала регистрации приказов.

Как регистрировать приказы задним числом?

Задними числами приказы не вносятся в журнальных записях.

Решения бывают такие:

• Когда дальнейшая регистрация по приказам отсутствует, можно ставить даты задним числом.
• Регистрация по текущему числу допустима с составлением объяснительной записки на имя директора. Этот вариант считается более удачным. Пояснительная записка послужит объяснением того, почему и как сложилась такая ситуация. Использовать для обозначения номера документа можно дробь, другие индексы.

Буква алфавита в индексе не влияет на юридическое значение. Зато при использовании таких решений работа кадровика становится проще. Хорошо, если указанные даты совпадают с реальным временем, когда произошло то или иное событие. Тогда и проверяющие ответственные лица не будут проявлять к ситуации активного интереса.

Искусственное исправление ошибок тоже требует повышенного внимания. Главное – заменять документы, не пересекающиеся с другими.

Самому работодателю интересно, чтобы хронология события была правильной.

Регистрация и её необходимость в разных случаях

С какой целью регистрируют бумаги? Причины и объяснения следующие:

• Для безопасности всех бумаг
• Создание систем для организации поиска, облегчение самого процесса.
• Учёт документов, исполнение их содержания.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности – образец скачать вы можете по следующей ссылке.

Что на счёт регистрационных форм?

Документы проходят регистрацию в следующих видах:

1. Карточки. Сначала в них записывается вся необходимая информация, а потом они помещаются в картотеке.
2. Журнальные регистрационные записи.

Виды хранения имеют свои преимущества.

Карточки нужны для распоряжений, требующие реализации, контроля. Их легко передавать в структурные подразделения, размножать. Кроме того, они без проблем поддаются систематизации по разным признакам, в нескольких последовательностях.

О том, как составить доверенность на право подписи документов и для чего необходим этот доверительный документ, вы можете прочесть в нашей новой юридической статье.

Чего не должно быть в журналах?

Важно помнить, что документация носит и исполнительный характер. По этой причине оформляют документ без следующих ошибок:

1. Штриховка. И иные корректировки в информационном содержании документа.
2. Когда нет страницы, либо её раздела.
3. Записей откорректированных.
4. Зачёркиваний.
5. Подчисток. Исправлений.

Для заполнения используем сплошной текст. Пробелы отсутствуют. Вносимые данные требуют только сплошной нумерации.

Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров. К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”.

Ведение журнала регистрации

Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Например:

• “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
• “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
• “КМ” – приказы по командировкам работников.
• “К” – кадровые.
• “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

Требования к оформлению журнала

• Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
• Номер приказа и его дата издания.
• Вид приказа (Перемещение, Увольнение, прием сотрудников и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
• ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
• Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.
• Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.

Ведение журнала в электронном виде

В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде. Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически. Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив. Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel.

Образцы журналов

Журнал регистрации приказов по личному составу образец скачать Word.

Скачать бланк журнала регистрации издаваемых приказов по личному составу, Word.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности Excel.

Оптимизированная система документооборота – один из важнейших факторов, необходимый для обеспечения качественного кадрового учета предприятия. В статье расскажем про учет приказов в организации: обязательно ли регистрировать приказы, в какой форме необходимо составлять Журнал учета, а также разберем основные ошибки и ответим на распространенные вопросы по теме.

Для чего нужен журнал приказов

Количество внутренних приказов, издаваемых крупной компанией, как правило, является очень высоким. Ежедневно специалисты кадрового учета издают приказы распорядительного и информационного характера, а также касающиеся основной деятельности и личного состава предприятия. Ввиду этого, организация качественного и упорядоченного документооборота зачастую является непростой задаче. На помощь кадровикам приходят «регистраторы», обобщающие и структурирующие информацию документацию. Один из таких регистрационных документов является Журнал учета приказов. Читайте также статью: → «Журнал регистрации приказов (скачать образец)».

Основная задача Журнала – оптимизировать информацию о приказах для максимального удобства работы с документами. Данная цель обеспечивается особым способом заполнения Журнала:

• информация в Журнал вносится в хронологическом порядке;
• Журнал ранжирует приказы по видам (информационные, распорядительные) и сферам деятельности компании (основная деятельность, личный состав).

Таким образом, при наличии Журнала, процесс поиска необходимого приказа займет совсем немного времени.

Обязательно ли вести Журнал

Действующее законодательство не содержит прямых норм относительно обязательного порядка ведения Журнала. Однако при объемном документообороте Журнал является «жизненной» необходимостью. Ведь с его помощью кадровик может оптимально систематизировать документы с целью удобства их использования в дальнейшей работе.

Еще одно преимущество ведения Журнала – дополнительное подтверждение факта издания документа датой регистрации. При возникновении спорных вопросов, когда дата вступления приказа в силу не соответствует дате подписания документа, дата регистрации приказа в Журнале является дополнительным подтверждением правомерности распоряжений, описанных в приказе.

Законодательная база для учета документации

Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале. Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке. При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.

№ п/п	Нормативный акт	Описание
1	Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10	Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения.
2	Приказ Федерального архивного агентства №68 от 27.11.2000	Приказ утверждает действующую Инструкцию, описывающую порядок нумерации и индексации приказов и прочих документов предприятия. Согласно документу, приказы должны регистрироваться по правилам сквозной нумерации.
3	ГОСТ Р 6.30-2003	Документ содержит общие стандарты оформления документов (в том числе приказов), а также приводит систему унифицированной организации документооборота.

★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Организация учета приказов

Журнал учета приказов организации ведется в соответствии правилам, утвержденным внутренними нормативными актами (например, Порядок ведения внутреннего документооборота), а также согласно положениями и инструкциям, приведенных в законодательных документах. Читайте также статью: → «Журнал регистрации приказов по основной деятельности (скачать образец)».

Как нумеровать приказы в журнале

Прежде чем внести данные о приказе в Журнал, документу следует присвоить индивидуальный номер. Для удобства работы с документами и в соответствии с действующими инструкциями применяется следующая система нумерации и индексации приказов:

1. Все приказы следует группировать по основным видам (основная деятельность, личный состав, административная и хозяйственная деятельность).
2. Исходя из вида приказа, к номеру документа присваивается индекс (ОС – основная деятельность, ЛС – личных состав, АХД – административно-хозяйственная деятельность).
3. Документы номеруются в цифровом выражении по правилам сквозной нумерации.

Предприятия с большим штатом и крупным массивом документов, как правило, разрабатывают дополнительные правила кодировки и индексации. К примеру, приказы по личному составу дополнительно разбиваются на приказы по приему на работу (ПрР), увольнение (Ув), переводу на другую должность (Пер) и пр.

Для дополнительной оптимизации документооборота некоторые предприятия нумерую приказы в соответствии с датой регистрации (дата приказа по основной деятельности – 14.07.17, приказ пронумерован 140717 – ОД).

Несмотря на то, что в данном случае нарушается принцип сквозной нумерации, данный механизм присвоения номеров не противоречит действующему законодательству и может быть использован в случае, если порядок закреплен во внутренних нормативных документах компании.

Пример №1. ООО «Бланк» имеет небольшой штат сотрудников и использует общую систему нумерации и индексации приказов:

• сквозная нумерация в соответствии с хронологией издания приказов;
• индексация по видам документов (ОД, ЛС, АХД).

Во 2-м полугодии 2017 «Бланком» изданы следующие приказы:

1. 07.17 согласно приказу в штат ООО «Бланк» принят экономист. Приказ пронумерован 14-ЛС.
2. 07.17 издан приказ об открытии новой торговой точки (№15-ОД).
3. 07.17 по приказу №16-АХД назначены сотрудники, ответственные за подключение торговой точки к городской теплосети.

Пример №2. АО «ГлавСтрой» имеет большой штат сотрудников и использует специальную систему нумерации и индексации приказов:

• номер приказа присваивается в соответствии с датой подписания документа;
• приказы по личному составу индексируются специальным способом (приему на работу – ПрР, увольнение – Ув, переводу на другую должность – Пер).

В июле 2017 АО «ГлавСтрой» изданы следующие приказы:

• 07.17 принят на работу технолог производственного цеха (приказ №130717-ПрР);
• 07.17 уволен по собственному желанию главный экономист планового отдела (приказ №140717-Ув);
• 07.17 сотрудник отдела продаж переведен на должность начальника отдела (приказ №150717-Пер).

Как оформить Журнал учета приказов

В общем порядке Журнал учета приказов составляется сроком на один год, то есть в него вносится информация о приказах, подписанных и вступивших в силу в течение календарного года. В случае, если речь идет о крупной компании с объемным документооборотом, то таким организациям целесообразно начинать вести новый Журнал каждое полугодие или ежеквартально.

Новый Журнал следует оформить титульным листом, с указанием:

• наименования предприятия;
• названия документа;
• даты начала и окончания ведения Журнала;
• ФИО и должность лица, ответственного за ведение Журнала.

По окончанию срока, указанного на титульном листе, документ следует прошить в соответствии с общими требованиями, а именно указать количество листов, скрепить печатью.

Порядок внесения данных в Журнал приказов

Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать и использовать форму Журнала. Однако, как правило, документ заполняется в виде таблицы и содержит следующие данные:

1. Порядковый номер. Так как Журнал предполагает хронологическое внесение информации и сквозную нумерацию, все приказы, отраженные в Журнале, должны иметь свой порядковый номер.
2. Дата документа. В графу вносят дату подписания приказа руководителя и вступления документа в силу. Именно эта дата является критерием для ведения хронологической записи.
3. Номер документа. Приказы нумеруются согласно порядку, утвержденному в организации. В Журнал вносится полный номер приказа (в том числе индекс).
4. Описание документа. В графе приводится краткое содержание приказа (О создании службы финансового мониторинга, О направлении в командировку, О выдаче спецодежды).
5. Ответственный за исполнение. В тексте приказа содержится информация о лице, на которого возложена обязанность по исполнению распоряжения. Данные об ответственном (ФИО, должность) следует перенести в Журнал.
6. Ознакомленные лица. В графе необходимо отразить данные о лицах, которых нужно ознакомить с приказом (например, все сотрудники, сотрудники того или иного отдела, лица, занимающие определенные должности, конкретные сотрудники – по ФИО).

Образец журнала учета приказов

В августе 2017 ООО «Глобус» изданы следующие приказы:

• 08.17 – о создании новой линейки продукции;
• 08.17 – о внесении изменений в штатное расписание;
• 08.17 – об организационных работах, связанных с переездом в новый офис.

Приказы пронумерованы в соответствии с внутренним порядком. Журнал приказов оформлен следующим образом:

№ п/п	Дата документа	Номер документа	Содержание документа	Ответственные за исполнение	К ознакомлению
48	03.08.17	84-ОД	О выпуске новой линейки продукции	Начальник производственного отдела Лубяной Н.С.	Сотрудники производственного отдела и департамента продаж
49	12.08.17	85-ЛС	О внесении изменений в штатное расписание	Начальник департамента кадрового учета Кукушкина Г.Д.	Все сотрудники
50	22.08.17	86-АХД	Об организационных работах, связанных с переездом в новый офис.	Начальник хозяйственного отдела Поленов В.Д.	Сотрудники хозяйственного отдела

Ответственные лица за исполнение

В случае использования Журнала приказов, руководством организации назначается лицо, ответственное за его ведение, оформление, хранение и сшив. В общем порядке таким лицом выступает сотрудник отдела кадров. Если Журнал ведется на небольшой фирме, то ответственным сотрудником может выступать бухгалтер.

Лицо, ответственное за ведение документа, следует указать во внутреннем нормативном документе (в Порядке кадрового учета). Целесообразно указывать не ФИО конкретного сотрудника, а должность, ведь в таком случае при увольнении работника его обязанности перейдут к преемнику.

Распространенные ошибки при оформлении журнала приказов

Ниже мы рассмотрим ТОП-3 распространенных ошибок, допускаемых при ведении Журнала приказов.

Ошибка №1. Порядок ведения Журнала приказов не закреплен внутренними нормативными документами.

Как описано выше, решение об использовании Журнала с целью оптимизации документооборота, принимается конкретной компанией отдельно в зависимости от ситуации и необходимости. В случае, если предприятие приняло решение о необходимости ведения Журнала регистрации приказов, то порядок внесения информации в Журнал должен быть обязательно закреплен во внутреннем акте (Например, в Порядке кадрового учета). Читайте также статью: → «Форма ИНВ-23: Журнал учета контроля за выполнением приказов по инвентаризации».

Ошибка №2. ИП ведет Журнал в обязательном порядке.

Обязательства по ведению Журнала приказов отсутствуют для всех компаний и предпринимателей, независимости от организационно-правовой структуры, сферы деятельности, количества сотрудников, т.п. Таким образом, необходимость ведения Журнала для ИП остается на усмотрение предпринимателя.

Ошибка №3. Отсутствует лицо, ответственное за ведение Журнала.

Во внутреннем документе, регламентирующем общие правила заполнения и оформления Журнала, должно быть закреплено лицо, ответственное за ведение документа. Таким лицом, как правило, выступает представитель кадровой службы, но по усмотрению руководства, ответственность может возлагаться и на других сотрудников. За ответственным сотрудником закрепляются обязательства по оформлению, заполнению, хранению и сшиву Журнала.

Рубрика “Вопрос – ответ”

Вопрос №1. Можно ли вести Журнал в электронном виде?

Форма ведения Журнала, как и порядок его заполнения, законодательством не закреплены. Поэтому на усмотрение организации журнал можно вести в электронном виде. Форма электронного файла и механизм внесения в него информации разрабатывается и утверждается компанией индивидуально. Как правило, электронная форма Журнала используется в крупных компаниях и тех организациях, в которых внедрен электронный документооборот. Данная форма значительно уменьшает затраты времени при заполнении Журнала и последующей работе с документами.

Вопрос №2. Можно ли в Порядке ведения кадрового учета указывать ФИО сотрудника, ответственного за ведение Журнала?

Указание ФИО конкретного сотрудника в качестве лица, ответственного за ведение Журнала, не противоречит действующему законодательству. При этом такой способ назначения ответственного является не самым рациональным. Ведь при увольнении работника или переводе его на иную должность организации потребуется вносить изменения в Порядок. В данном случае целесообразно указывать конкретную должность, за которой закрепляется ответственность (например, старший специалист отдела кадрового учета).

Вопрос №3. Можно ли регистрировать приказы не в хронологическом порядке подписания, а по дате вступления в силу?

Применение данного способа не запрещено. В таком случае в Журнал следует добавить графу «Дата вступления документа в силу» и по этой дате применять хронологический порядок. Однако практика показывает, что такой механизм регистрации является не самым удобным и в значительной степени затрудняет поиск и последующую работу с документам.

“>